Запись в трудовой книжке об увольнении – один из самых важных документальных актов, который фиксирует основание и дату прекращения трудового договора. Ошибки в формулировке могут привести к спорным ситуациям при расчёте компенсаций, пособий и при проверках трудовой инспекции. В статье подробно разберём, какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ, как оформлять запись, какие типичные ошибки допускают и как их избежать.

Правовая основа

Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об основании и причине прекращения трудового договора. Эта запись должна:

• соответствовать точным формулировкам ТК РФ;
• ссылаться на конкретную статью, часть статьи или пункт;
• быть выполнена в строгом порядке, установленном внутренними нормативными актами организации.

Особое внимание уделяется записям об увольнении по собственному желанию – это самая частая ошибка, связанная с формулировкой основания.

Какие статьи ТК РФ регулируют увольнение

Для большинства случаев увольнения используются статьи:

1. 77 ТК РФ – об основаниях увольнения (часть первая).
2. 81 ТК РФ – увольнение по соглашению сторон.
3. 84 ТК РФ – увольнение по инициативе работодателя.
4. 81.2 ТК РФ – увольнение по состоянию здоровья.

При оформлении записи необходимо указывать точный пункт части первой статьи 77, если он применим, либо ссылаться на соответствующий пункт трудового договора.

Как правильно оформлять запись в книжке

Ниже приводится пошаговый алгоритм заполнения полей:

Структура записи

В трудовой книжке обычно вводятся следующие графы:

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графа 2 – дата увольнения (последний рабочий день).
• Графа 3 – основание увольнения (текстовое обозначение).
• Графа 4 – ссылка на соответствующий пункт ТК РФ (или пункт трудового договора).
• Графа 5 – подпись руководителя и дата приказа.

Пример оформления

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию
Графа 4: ст. 81 ТК РФ, ч. 1, п. 5
Графа 5: Приказ № 156 от 

Важно использовать формулировку «Увольнение по собственному желанию» только в случае, когда работник действительно подаёт заявление и работодатель принимает его.

Ссылка на приказ

В графе 5 указывается номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении, а также ссылка на соответствующий пункт ТК РФ, если он предусмотрен. Это необходимо для подтверждения законности действия.

Типичные ошибки и как их избежать

На практике часто встречаются следующие неточности:

• Неправильная формулировка основания – вместо «Увольнение по собственному желанию» иногда пишут «Увольнение по соглашению сторон» или «Увольнение по инициативе работодателя».
• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ – запись без указания конкретного пункта считается недействительной.
• Неправильная дата увольнения – дата должна соответствовать последнему рабочему дню, указанному в приказе.
• Отсутствие подписи руководителя – без подписи приказ не считается официальным.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

1. Проверять каждый пункт записи против шаблона, утверждённого в компании.
2. Сохранять копию приказа в личном деле сотрудника.
3. При необходимости использовать готовые образцы (см. раздел «Образцы записей» ниже).

Образцы и шаблоны

Для удобства работы существуют готовые образцы, которые можно адаптировать под конкретный случай. Ниже перечислены основные источники:

• Система Кадры – более 100 готовых образцов записей в трудовой книжку (приём, перевод, увольнение, награждение).
• Контур.Бухгалтерия – примеры приказов об увольнении и рекомендации по заполнению полей.
• Моё дело. Руководитель – бесплатные формы с подсказками и автозаполнением.

Пример готового шаблона (в виде таблицы) можно увидеть в приложении к настоящей статье.

Таблица‑шаблон

Пошаговый алгоритм заполнения

Подготовьте приказ о прекращении трудового договора. Убедитесь, что в нём указана причина увольнения и подпись руководителя.

Определите дату увольнения – она должна совпадать с датой, указанной в приказе, и не может быть позже последнего рабочего дня.

Выберите формулировку основания. Для увольнения по собственному желанию используйте «Увольнение по собственному желанию». Для остальных случаев – точный пункт статьи ТК РФ.

Укажите ссылку на ТК РФ. Пример: «ст. 81 ТК РФ, ч. 1, п. 5».

Заполните графы в трудовой книжке согласно таблице‑шаблону.

Подпишите запись руководителя и укажите дату записи.

Ознакомьте сотрудника с записью, получив подпись в личной карточке (форма N Т‑2).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить запись без указания статьи ТК РФ? – Нет, согласно ст. 84.1 ТК РФ запись должна ссылаться на конкретный пункт.
2. Как правильно оформить увольнение по соглашению сторон? – Указываем «Увольнение по соглашению сторон», ссылаемся на ст. 81 ТК РФ, ч. 1, п. 1 (или другой соответствующий пункт).
3. Что делать, если в приказе нет ссылки на ТК РФ? – Добавляем её вручную, опираясь на текст приказа и applicable статью;
4. Нужно ли хранить копию приказа в деле сотрудника? – Да, копия приказа должна быть сохранена в личном деле для возможных проверок.

Запись в трудовой книжке об увольнении – это не просто формальность, а важный документальный акт, который влияет на расчёт всех выплат и защищает обе стороны от юридических споров. Соблюдая требования ТК РФ, используя точные формулировки и правильно оформляя ссылки на статьи, вы обеспечите прозрачность процесса и избежите ошибок, которые могут обернуться дополнительными затратами времени и ресурсов.

Для ускорения работы с документами рекомендуется пользоваться готовыми образцами, проверять их на соответствие текущему законодательству и консультироваться с кадровыми специалистами.