Вопрос о том, какие именно виды поощрений и наград должны быть отражены в трудовой книжке, часто возникает у кадровиков, руководителей и самих сотрудников. Ответ на него не так прост, как может показаться: в трудовой книжке фиксируются только определённые виды поощрений, а другие — нет. Ниже разберём, какие именно сведения обязаны быть внесены, какие можно пропустить, и как правильно оформлять записи.
Правовые основы
Вопрос о записи поощрений в трудовую книжку регулируется несколькими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 и параграф 2.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (ПВТР), утверждённый приказом Минтруда РФ.
- Устав организации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносится информация о награждении за трудовые заслуги, но только в определённых случаях. ПВТР уточняет, какие именно сведения считаются обязательными.
Какие виды поощрений и наград записываются?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Государственных наградах и почетных званиях, присвоенных работнику. Это могут быть ордена, медали, грамоты, а также государственные почетные звания (например, «Заслуженный работник»).
- Награждениях, предусмотренных уставом организации (например, «Лучший сотрудник года»), если они закреплены в уставе или коллективном договоре.
- Премиях, признанных в системе оплаты труда в качестве единовременного вознаграждения за конкретный результат (например, «Премия за достижение плана»). Однако регулярные выплаты, которые входят в систему оплаты труда (премии, надбавки), в трудовую книжку не вносятся.
- Почетных грамоте и благодарностях, если они оформлены официально и закреплены в уставе или коллективном договоре.
Важно отметить, что в трудовую книжку не записываются:
- Регулярные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (премии, надбавки, бонусы).
- Награды, не закреплённые в уставе, коллективном договоре или ПВТР.
- Внутренние благодарственные письма, если они не оформлены в виде официального документа.
Как оформляется запись в трудовую книжку?
Запись о награждении оформляется в разделе «Сведения о награждении» (графа 3). В ней указываются:
- Полное наименование награды (например, «Государственная медаль «За заслуги»»).
- Дата присвоения.
- Номер приказа, на основании которого была присвоена награда (если применимо).
- Краткое описание причины награждения (например, «За выдающиеся результаты в работе по проекту X»).
- Подпись руководителя и печать организации.
Пример записи:
№ 1 Дата присвоения: Награда: Государственная медаль «За заслуги» в 3-й степени Приказ: № 123 от Причина: За выдающиеся результаты в работе по проекту «Развитие платформы Y».
Практические рекомендации для кадровиков
- Проверяйте наличие официального документа (приказ, решение, устав) перед внесением записи.
- Не вносите в трудовую книжку регулярные выплаты, даже если они считаются поощрением.
- Если сотрудник получил благодарственное письмо, но оно не оформлено официально, лучше оформить отдельный документ с указанием даты и причины.
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих награду, в личном деле сотрудника.
- При наличии электронных трудовых книжек убедитесь, что система автоматически сохраняет все необходимые поля.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если сотрудник получил награду, но в уставе её нет?
Если награда не закреплена в уставе, коллективном договоре или ПВТР, то запись в трудовую книжку не обязательна. Однако можно оформить отдельный документ с описанием награды и хранить его в личном деле сотрудника.
Можно ли вносить в трудовую книжку благодарственное письмо?
Благодарственное письмо может быть записано в трудовую книжку, если оно оформлено официально и подтверждено приказом или решением руководства. В противном случае лучше сохранить письмо в личном деле.
Какие сведения о премиях не вносятся в трудовую книжку?
Регулярные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (премии, надбавки, бонусы), в трудовую книжку не вносятся. Вносятся только единовременные награды, признанные в системе оплаты труда.
Не все виды поощрений и наград фиксируются в трудовой книжке. В неё вносятся только официальные, закреплённые в уставе, коллективном договоре, ПВТР или государственными органами. Регулярные выплаты, даже если они считаются поощрением, в трудовую книжку не записываются. Кадровикам важно соблюдать порядок оформления и хранить подтверждающие документы, чтобы избежать ошибок и недоразумений в будущем.
Таким образом, ответ на вопрос «Все ли виды поощрений записываются в трудовую книжку работника?» — нет. Записываются только те, которые официально признаны и закреплены в нормативных документах.