В 2026 году вопрос о том, можно ли делать запись в трудовой книжке о выплате премий, остаётся актуальным. Правильное оформление документа помогает избежать ошибок, которые могут отразиться на размере пенсии и юридическом статусе сотрудника. В статье собраны ключевые положения Минтруда, нормативные акты и практические рекомендации.
Как классифицируются премии
Премии, входящие в систему оплаты труда
Это регулярные выплаты, которые предусмотрены:
- коллективным договором;
- внутренними нормативными актами (положениями о премировании, уставом организации);
- правилами внутреннего трудового распорядка.
Такие выплаты считаются частью заработной платы и выплачиваются сотрудникам на постоянной основе. По мнению Минтруда, записывать их в трудовую книжку не требуется.
Премии как поощрения за особые заслуги
К ним относятся:
- награждения за выдающиеся результаты работы;
- поощрения, предоставляемые в рамках специальных программ (например, «Лучший сотрудник года»);
- однократные выплаты, связанные с достижением конкретных целей.
Эти выплаты оформляются как наградные и должны быть отражены в трудовой книжке в соответствующей графе.
Что требует Минтруд от записей в трудовой книжке
Согласно официальным разъяснениям, в трудовые книжки вносятся только сведения о:
- награждениях за особые заслуги;
- выплатах, предусмотренных коллективным договором, уставом или внутренними документами, но только если они классифицируются как поощрения;
- других официальных событиях, зафиксированных в трудовой деятельности сотрудника.
Записи о премиях, которые входят в состав заработной платы и выплачиваются регулярно, не вносятся.
Как правильно оформить запись о премии
Если премия считается наградой, её оформление выглядит так:
- Графа 1 – порядковый номер записи (нарастающая нумерация);
- Графа 2 – дата выдачи премии;
- Графа 3 – тип премии (например, «поощрение за достижение KPI»);
- Графа 4 – основание (коллективный договор, приказ организации и т.д.);
- Графа 5 – размер выплаты (если требуется указать).
Важно: запись может быть сделана только действующим работодателем. Если сотрудник уволился, в его книжке больше нельзя вносить изменения.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка №1 – попытка занести в книжку каждую выплату из заработной платы. Решение: фиксировать только разовые поощрительные выплаты.
- Ошибка №2 – использование сокращений или неполных формулировок. Решение: писать полностью: «Премия за выполнение плана продаж за 2024 год».
- Ошибка №3 – запись в книжку после увольнения сотрудника. Решение: все изменения вносятся только до даты увольнения.
Практические рекомендации для HR‑отдела
- Проверьте, к какому типу относится премия: регулярная часть заработной платы или одноразовое поощрение.
- Составьте внутренний регламент, где чётко прописаны критерии и порядок оформления записей в трудовой книжке.
- Обучите менеджеров и бухгалтерию требованиям Минтруда, чтобы избежать двойного учёта.
- Регулярно аудируйте уже заполненные страницы трудовой книжки на предмет ошибок.
- При необходимости внесите поправки до окончания трудовых отношений сотрудника.
Что изменилось в 2024‑2026 годах
С 2024 года запрещено вести новые бумажные трудовые книжки. Все новые сотрудники оформляются в электронных форматах. Однако для уже существующих бумажных записей правила остаются прежними:
- Записи о премиях, входящих в заработную плату, не вносятся;
- Записи о премиях‑поощрениях должны быть оформлены в соответствии с установленными формами.
Правильное понимание разницы между премиями, входящими в систему оплаты труда, и наградными выплатами позволяет:
- сохранить юридическую корректность трудовой документа;
- избежать проблем с расчётом пенсии;
- обеспечить прозрачность работы кадрового отдела.
Запомните: в трудовую книжку вносятся только записи о поощрениях и награждениях, а не о регулярных премиальных выплатах, которые являются частью заработной платы.