Вопрос оформления трудовых книжек, особенно их копий или восстановления утраченных документов, часто вызывает затруднения у кадровых специалистов и работников. Одной из самых обсуждаемых тем является формулировка «работает по настоящее время». В данной статье мы подробно разберем, допустима ли такая запись, как она должна выглядеть и какие правила регулируют этот процесс.
Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?
Копия трудовой книжки может потребоваться в нескольких случаях:
- При оформлении документов в государственные органы или архивы.
- При восстановлении оригинала трудовой книжки, если он был утерян или испорчен.
- Для предоставления в сторонние организации в качестве подтверждения стажа.
Важно понимать, что копия — это дубликат или заверенная копия основного документа, и она должна максимально точно отражать сведения, содержащиеся в оригинале или подтвержденные архивными справками.
Допустима ли запись «Работает по настоящее время»?
С точки зрения кадрового делопроизводства
Согласно правилам ведения трудовых книжек, в основной трудовой книжке не делают запись о том, что сотрудник «работает по настоящее время». Трудовая книжка — это хронологический реестр событий. Факт того, что последняя запись является приемом на работу, а записи об увольнении нет, автоматически означает, что сотрудник продолжает трудиться в данной организации.
Когда такая формулировка используется?
Запись «Работает по настоящее время» или «Продолжает работать по настоящий момент» может появиться в следующих документах:
- В архивных справках: Если организация была ликвидирована, а сотрудник продолжает работать в преемнике или ином месте, архив может выдать справку, подтверждающую стаж с определенной даты по текущий момент.
- В выписках из трудовой книжки: При подготовке выписки для предоставления в пенсионный фонд или банк, чтобы подтвердить текущий статус занятости.
- В копиях для внутреннего пользования: В некоторых случаях при создании копии-дубликата для личного архива работника.
Особенности оформления при ликвидации организации
Как было отмечено в некоторых источниках, ситуации осложняются, когда организация, в которой работал сотрудник, ликвидирована. В этом случае:
Если в трудовой книжке была ошибка (например, неверно указана должность), а организация уже не существует, исправления вносятся на основании документов из государственного архива. В таком случае в копию или оригинал вносится запись, подтверждающая верные данные, и может быть указано, что на дату выдачи справки сотрудник занимает определенную должность.
Как правильно оформить подтверждение стажа (рекомендации)
Если вам необходимо подтвердить, что человек работает в компании до сих пор, вместо записи в самой книжке рекомендуется использовать следующие инструменты:
Справка с места работы
Это самый юридически грамотный способ. В справке указывается:
- ФИО сотрудника;
- Дата приема на работу;
- Занимаемая должность;
- Фраза: «Работает в [Название организации] по настоящее время».
Заверенная копия трудовой книжки
Работодатель делает ксерокопию всех страниц трудовой книжки, включая последнюю страницу с записью о приеме. Каждая страница заверяется печатью организации и подписью ответственного лица. Отсутствие записи об увольнении является законным доказательством продолжения трудовой деятельности.
Резюме
В оригинале трудовой книжки запись «работает по настоящее время» не ставится. Это противоречит правилам ведения документации.
В копиях, выписках или архивных справках такая формулировка допустима и часто используется для того, чтобы однозначно подтвердить текущий статус трудоустройства работника.
Если вы столкнулись с необходимостью подтверждения стажа в ликвидированной организации, первым делом обращайтесь в государственный архив за официальной справкой, которая станет законным основанием для внесения корректировок в вашу трудовую историю.