С 2024 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник вправе в любой момент перейти с бумажного варианта на электронный, а работодатель обязан оформить соответствующую запись в бумажной трудовой книжке, закрыв её. Данная статья подробно описывает, какие нормативные акты регулируют процесс, в каких случаях запись обязательна, как правильно её оформить и какие документы необходимо подготовить.

Правовая база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит обязательный переход к ЭТК и определяет порядок ведения электронных записей.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66 – регламентирует порядок оформления и выдачи трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 2н от «Об утверждении формы записи о переходе на электронную трудовую книжку» – содержит образец записи.
• Методические рекомендации «Электронные трудовые книжки: обязанности работодателя» (КонсультантПлюс, 2026).

Когда требуется запись в бумажной трудовой книжке?

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Работодатель принимает заявление и оформляет переход в системе Госуслуги (или в специализированном портале ЭТК).
3. После успешного внесения данных в ЭТК работодатель обязан:
   • выдать работнику справку о переходе;
   • закрыть бумажную трудовую книжку записью «Выдана в электронном виде»;
   • выдать работнику копию закрывающей записи (при необходимости).

Кому и в какие сроки необходимо сделать запись?

Запись в бумажной трудовой книжке делается в течение 5 рабочих дней со дня подтверждения перехода в системе ЭТК. Ответственность за несоблюдение сроков несёт работодатель (штрафы за нарушение требований ТК РФ).

Как правильно оформить запись

Содержание записи

Запись должна включать следующие сведения (в соответствии с Приказом Минтруда № 2н):

• Дата закрытия записи (дата перехода).
• Ссылка на заявление работника о переходе (номер и дата заявления).
• Фраза «Трудовая книжка выдана в электронном виде».
• Подпись и печать работодателя.
• Ссылка на приказ (номер и дата) о переходе, если такой приказ издавался.

Образец записи

Запись о выдаче трудовой книжки в электронном виде
В соответствии с заявлением сотрудника Иванова И.И. от г. о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и приказом № 45/2026 от г. о переводе записей в электронный реестр, трудовая книжка № 123456 выдана в электронном виде.

Подпись ___________________ (директор)
Печать организации
 

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Получить заявление от работника (бумажное или электронное). В заявлении указываются ФИО, табельный номер, дата заявления.
2. Подготовить приказ (если в организации принято оформлять приказ о переходе). Приказ фиксирует дату перехода и номер заявления.
3. Внести данные в систему ЭТК через портал Госуслуги или специализированную программу.
4. Получить подтверждение о успешном переносе записей (электронный акт).
5. Сделать запись в бумажной трудовой книжке согласно образцу выше.
6. Подписать и поставить печать в записи.
7. Выдать работнику справку о переходе и закрытую трудовую книжку (если работник просит).
8. Сохранить копию записи в личном деле сотрудника.

Что делать, если работник отказывается от бумажной формы?

Согласно ст. 5 п. 2 Закона 439‑ФЗ, работник имеет право в любой момент перейти на электронную форму. Если он отказывается от получения бумажной книжки, работодатель:

• Оформляет запись о закрытии книжки (как описано выше).
• Выдаёт работнику только справку о переходе и копию закрывающей записи (по запросу).
• Сохраняет оригинал закрывающей записи в личном деле.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Да. По закону книжка должна быть закрыта записью «Выдана в электронном виде» и храниться в личном деле сотрудника. Работник может потребовать её вернуть, но запись остаётся в архиве.

Какой документ подтверждает факт перехода?

Электронный акт из системы ЭТК (скачивается в личном кабинете работодателя) и справка, выдаваемая работнику.

Можно ли оформить запись без приказа?

Если в организации нет приказа, достаточно заявления работника и подписи руководителя в записи. Приказ рекомендуется, но не обязателен, если заявление подписано обеими сторонами.

Что делать, если запись была сделана с ошибкой?

Необходимо оформить корректирующую запись в той же книжке, указав «Исправление записи от …», подписать её и поставить печать. Ошибку также следует исправить в системе ЭТК.

Как проверить, что запись внесена корректно?

Проверка осуществляется в системе ЭТК: в разделе «История записей» должна быть указана дата перехода, ФИО сотрудника и ссылка на закрывающую запись в бумажной книжке.

Пример полного пакета документов при переходе

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадрового учета, но требует от работодателя строгого соблюдения процедуры закрытия бумажного варианта. Правильная запись в трудовой книжке – ключевой элемент, который защищает интересы как работника, так и организации от возможных проверок контролирующих органов.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете оформить переход без ошибок, избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового документооборота.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на нормативных актах, действующих в 2026 году.