Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. С 2020 года в России действует механизм электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ который полностью заменил бумажный формат для новых работников и стал основным для всех остальных. На дворе май 2026 года‚ и система уже отлажена‚ однако вопросы о том‚ как сделать запись в электронной трудовой книжке‚ остаются актуальными как для работодателей‚ так и для сотрудников.
Электронная трудовая книжка, это сведения о трудовой деятельности физлица‚ которые формируются в единой базе Социального фонда России (СФР‚ ранее ПФР) на основании отчетов‚ представленных работодателем. В отличие от бумажного аналога‚ здесь нет чернил и печатей‚ но есть строгие требования к форматам данных и срокам передачи.
Кто и когда вносит записи?
Важно понимать: сам работник не вносит записи в свою электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет. Это исключительная обязанность работодателя (или уполномоченного лица‚ например‚ кадровой службы).
Процесс формирования записи выглядит следующим образом:
- Происходит кадровое событие (прием‚ перевод‚ увольнение).
- Работодатель формирует отчет СЗВ-ТД (или использует интеграцию с бухгалтерскими программами).
- Отчет отправляется в Социальный фонд России.
- После успешной проверки данных СФР вносит запись в электронную базу.
С 2021 года выдача бумажных трудовых при первом выходе на работу прекращена. Все сведения о трудовой деятельности теперь ведутся исключительно в электронном виде.
Пошаговая инструкция: как сделать запись работодателю
Чтобы запись появилась в ЭТК сотрудника‚ работодатель должен выполнить ряд действий. Ошибки на этом этапе могут привести к тому‚ что стаж работника не будет учтен правильно.
Шаг 1. Подготовка данных
Кадровик должен иметь точные данные о событии:
- Дата приказа.
- Номер и дата самого приказа.
- Должность‚ подразделение‚ вид работы (основная или совместительство).
- Код выполняемой функции (согласно справочнику ОКЗ).
Шаг 2. Формирование отчета СЗВ-ТД
Запись вносится путем подачи формы СЗВ-ТД. Это можно сделать двумя способами:
- Через специализированное ПО: Многие бухгалтерские программы (1С‚ Контур и др.) имеют встроенные модули для формирования и отправки отчета.
- Через личный кабинет страхователя на портале СФР: Подходит для небольших организаций‚ где можно ввести данные вручную или загрузить файл.
Шаг 3. Соблюдение сроков
Это критически важный момент. Сроки подачи отчета зависят от типа события:
- Прием‚ перевод‚ увольнение: отчет подается не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Подача заявлений о выборе формы трудовой (в переходный период) или выдача сведений: в месячном отчете (до 15 числа следующего месяца)‚ однако с 2026 года основной массив данных передается оперативно.
Как работнику проверить правильность записи?
С появлением электронных трудовых книжек каждый россиянин может в любой момент проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд и корректны ли они. Это можно сделать:
- Через портал «Госуслуги» (заказ выписки из ЭТК).
- В личном кабинете гражданина на сайте СФР.
- Обратившись в МФЦ или клиентскую службу СФР.
Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже. Даже если организация ликвидируется‚ данные остаются в государственной базе.
Частые ошибки и как их избежать
Несмотря на то‚ что новый порядок записей облегчает работу кадровиков‚ ошибки все еще случаются. Вот на что нужно обратить особое внимание:
Несоответствие кодов
Неверное указание кода выполняемой функции или кода мероприятия (прием‚ увольнение) приведет к возврату отчета фондом. Необходимо сверяться с актуальными справочниками.
Опоздание с подачей
За нарушение сроков подачи СЗВ-ТД (особенно при приеме и увольнении) предусмотрены штрафы. Помните правило «следующего рабочего дня».
Технические ошибки в ФИО и СНИЛС
Любая опечатка в СНИЛС сотрудника сделает запись «висячей» — она не привяжется к его лицевому счету. Перепроверка данных перед отправкой обязательна.
Нужно ли вести бумажный дубликат?
С 2020 года привычные многим бумажные документы для большинства работников перестали вестись. Однако‚ если сотрудник ранее написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан:
- Вносить записи одновременно и в бумажную‚ и в электронную версию.
- Предоставлять работнику выписку из электронной трудовой по запросу.
Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета движения трудовых книжек? Нет‚ книга учета ведется только для бумажных бланков. Для ЭТК такой документ не требуется‚ так как учет ведет сам Социальный фонд в цифровой базе.
Электронная трудовая книжка — это удобный и надежный инструмент‚ который работает в России уже несколько лет. Для работодателя главное — наладить процесс оперативной передачи данных через отчет СЗВ-ТД и следить за сроками. Для работника — периодически проверять свой цифровой профиль‚ чтобы быть уверенным в сохранности своего стажа. Цифровизация упростила процессы‚ но требовательность к точности данных только возросла.