Запись в трудовой книжке – это официальное подтверждение трудовых отношений работника с организацией․ Для руководителей (генерального директора, директора) существуют некоторые нюансы, связанные с порядком их избрания/назначения, возможностью многократного продления полномочий и особенностями оформления при приеме на работу, переводе и увольнении․ Ниже представлен пошаговый гид, основанный на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях из источников ГАРАНТ․РУ, Моё дело и других․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 68, 70) – общие правила ведения трудовых книжек;
- Федеральный закон «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» – порядок избрания/назначения директора;
- Постановление Минтруда РФ от № 69 «О ве трудовых книжек» – образцы заполнения граф;
- Разъяснения ГАРАНТ․РУ (2024‑06‑13) о том, что переизбрание не влечет прекращения старых трудовых отношений, если увольнение не оформлено надлежащим образом;
- Материалы портала «Моё дело» (вопрос 152) о необходимости письменного трудового договора с гендиректором с даты государственной регистрации ООО․
Общие правила заполнения трудовой книжки
- Запись делается только один раз при каждом событии (прием, перевод, увольнение)․
- Графы заполняются последовательно:
- Графa 1 – порядковый номер записи;
- Графa 2 – дата события (число, месяц, год);
- Графa 3 – сведения о работе (наименование организации, структурное подразделение, должность);
- Графa 4 – основание для внесения записи (приказ, протокол, решение собрания и т․д․)․
- Все записи делаются черными чернилами, без исправлений․ При необходимости исправления – зачеркивание ошибочной записи, подпись и дата исправления․
- Заверка записи подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации (если имеется)․
Особенности оформления трудовой книжки директора (гендиректора)
Директор может находиться в одном из следующих статусов:
- Наемный работник – трудовой договор заключен с организацией, запись ведется по общим правилам;
- Учредитель‑участник, одновременно исполняющий обязанности директора – трудовой договор может отсутствовать, но запись о приеме на работу делается на основании решения учредителя (собрания участников) или приказа самого директора о вступлении в должность;
- Исполняющий обязанности по решению совета директоров – основание – протокол заседания совета․
Согласно разъяснениям ГАРАНТ․РУ (2024‑06‑13), переизбрание на должность не означает прекращения старых трудовых отношений и начала новых, если ранее не было оформлено надлежащее увольнение․ Поэтому при многократном продлении полномочий запись об увольнении и новом приеме не вносится․
Запись при приеме на работу директора
Когда директор – наемный работник
Пример записи:
ООО «Альфа» Директор Приказ № 45 от о приеме на работу
Графa 3 содержит полное наименование организации, структурное подразделение (если есть) и должность «Директор»․ Графa 4 – основание: номер и дата приказа о приеме на работу (можно также указать протокол общего собрания участников, если решение принималось ими)․
Когда директор – учредитель‑участник
Основание – решение учредителя (собрания участников) о том, что он приступает к исполнению обязанностей директора․ Пример:
ООО «Бета» Директор Решение единственного участника от о назначении себя директором
Если учредителей несколько, указывается протокол общего собрания участников (дата, номер протокола)․
Запись при продлении полномочий (переизбрании) директора
Согласно практике и разъяснениям ГАРАНТ;РУ, при переизбрании без предварительного увольнения запись в трудовой книжке не делается․ Трудовые отношения считаются непрерывными․
Если же перед переизбранием было оформлено увольнение (например, по соглашению сторон), то последовательно вносятся две записи:
- Запись об увольнении (основание – приказ об увольнении или соглашение);
- Запись о новом приеме на работу (основание – новый приказ или протокол собрания)․
Пример записи об увольнении:
ООО «Гамма» Директор Приказ № 12 от об увольнении по соглашению сторон
И последующая запись о приеме:
ООО «Гамма» Директор Приказ № 13 от о приеме на работу
Запись при переводе на должность директора
Если сотрудник переводится с другой позиции на должность директора, оформляется запись о переводе․ Основание – приказ о переводе․
ООО «Дельта» Директор (переведен с должности главного бухгалтера) Приказ № 22 от о переводе на должность директора
Запись при увольнении директора
При увольнении запись делается в соответствии со ст․ 84 ТК РФ․ Основание – приказ об увольнении (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т․д․)․
ООО «Эпсилон» Директор Приказ № 57 от об увольнении по собственному желанию
Образцы записей (таблица)
| № | Дата | Сведения о работе | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | ООО «Альфа» – Директор | Приказ № 45 от о приеме на работу | |
| 2 | ООО «Бета» – Директор | Решение единственного участника от о назначении себя директором | |
| 3 | ООО «Гамма» – Директор | Приказ № 12 от об увольнении по соглашению сторон | |
| 4 | ООО «Гамма» – Директор | Приказ № 13 от о приеме на работу | |
| 5 | ООО «Дельта» – Директор (переведен с гл․ бухгалтера) | Приказ № 22 от о переводе на должность директора | |
| 6 | ООО «Эпсилон» – Директор | Приказ № 57 от об увольнении по собственному желанию |
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Внесение записи об увольнении и новом приеме при каждом переизбрании без предварительного оформления увольнения․
Как избежать: Следовать разъяснениям ГАРАНТ․РУ – если трудовой договор не расторгнут, запись не делается․ - Ошибка: Указание в графе 4 только слова «приказ» без номера и даты․
Как избежать: В основании обязательно указывать номер и дата документа (приказ, протокол, решение)․ - Ошибка: Отсутствие подписи уполномоченного лица и печати организации․
Как избежать: После заполнения записи сразу же получить подпись кадровика (или руководителя) и поставить печать․ - Ошибка: Использование корректирующей жидкости или замазки при исправлении․
Как избежать: Исправлять только путем зачеркивания ошибочной записи, подписи и даты исправления․
Правильное ведение трудовой книжки директора требует знания не только общих правил заполнения, но и специфики отношений между учредителем и организацией, порядка избрания/назначения руководителя и последствий многократного продления полномочий․ Основные принципы:
- Запись делается только при реальном изменении трудовых отношений (прием, перевод, увольнение)․
- Основание должно быть документально подтверждено (приказ, протокол собрания, решение учредителя)․
- При переизбрании без предварительного увольнения запись в трудовой книжке не вносится․
- Все записи должны быть четкими, без исправлений, заверены подписью и печатью․
Следуя этим рекомендациям, вы избежите штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечите корректное документирование трудовой деятельности директора вашей организации․