Запись в трудовой книжке – один из самых важных кадровых документов, который фиксирует все трудовые отношения руководителя организации. Для генерального директора такие записи требуют особого подхода, поскольку они связаны с его назначением, совместительством, продлением полномочий и увольнением. Ниже собраны все ключевые сведения, примеры оформления и рекомендации, основанные на актуальной нормативной базе и практике 2024‑2026 годов.
Какие виды записей вносятся в трудовую книжку генерального директора?
В зависимости от обстоятельств в графе 4 (или в соответствующей колонке электронного документа) вносятся следующие сведения:
- Назначение на должность – основной факт, фиксируемый при первом приёме.
- Избрание (постановка на выборный пост) – если директор избирается участниками общества.
- Совместительство – запись о совмещении нескольких должностей.
- Перевод – переход на другую должность или структурное подразделение.
- Увольнение – по собственному желанию, по инициативе работодателя или по иным причинам.
- Продление полномочий – при многократном продлении срока полномочий.
1.1 Примеры заполнения графа 4
Ниже – типичные формулировки, которые можно использовать в бумажной или электронной форме:
- Назначение: «Назначен Генеральным директором ООО «Пример» с ».
- Избрание: «Избран Генеральным директором на общем собрании участников ».
- Совместительство: «Совмещает должность Генерального директора и руководителя отдела продаж».
- Перевод: «Переведен с должности Генерального директора на должность Президента совета директоров».
- Увольнение: «Уволен по собственному желанию с ».
- Продление полномочий: «Продление полномочий Генерального директора на 3 года (с по )».
Кто вправе вносить записи в трудовую книжку директора?
Согласно практике и рекомендациям Московской Ассоциации Предпринимателей, запись о увольнении вносит сам генеральный директор в день увольнения. Остальные записи (назначение, перевод, продление) обычно оформляются:
- внутренним документом организации (приказ, решение собрания участников);
- вручную в бумажной книжке руководителем (при наличии подписи и печати);
- в электронной форме через HR‑систему (если используется электронный трудовой договор).
2.1 Приём по совместительству
Если директор берёт на себя несколько ролей, в трудовую книжку вносят отдельную запись о каждом из них. При этом:
- Указывается дата начала совмещения.
- Указывается основной трудозанятый статус (постоянный/временный).
- В графе 4 фиксируется ссылка на соответствующий приказ.
Как оформить запись о назначении/избрании?
В соответствии с Новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек (2022), в графе 3 делается отметка о назначении на должность, а в графе 4 – дата и номер приказа/решения.
Типичный пример оформления:
Графа 3: «Назначен Генеральным директором ООО «Пример»». Графа 4: «, Приказ № 12 от ».
Если назначение происходит через решение собрания участников, в графе 4 указывается:
- «Решение собрания участников от № 5».
- Или «Приказ руководителя от № 3».
3.1 Особенности для учредителей‑директоров
Для генерального директора‑учредителя (основного учредителя ООО) рекомендуется:
- Подать заявление на отпуск без сохранения зарплаты (если требуется).
- Подать заявление об увольнении (если планируется уход).
- Сразу после этого подписать приказ о вступлении в должность.
- Взять с собой бумажную трудовую книжку и все необходимые печати.
Записи при продлении полномочий
Если срок полномочий директора продлевается, в трудовую книжку вносится запись о продлении, но не требуется вносить отдельные записи об увольнении и новом приёме, если они не происходят.
Пример записи:
«Продление полномочий Генерального директора на 2 года с по . Приказ № 45 от ».
Как оформить запись об увольнении
По мнению экспертов КонсультантПлюс, запись об увольнении должна быть сделана в тот же день**, когда происходит увольнение. При этом:
- В графе 4 указывается дата увольнения и основание (по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.).
- Указывается номер приказа об увольнении.
- Сам руководитель подписывает запись в своей книжке.
Пример:
Графа 4: «Уволен по собственному желанию с , Приказ № 78 от ».
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка документа – оформить приказ, решение собрания или другой нормативный акт, который подтверждает факт (назначение, перевод, увольнение).
- Проверка формы – убедиться, что в приказе указаны дата, номер, основание и подпись уполномоченного лица.
- Внесение записи – вручную или через электронную систему в соответствующую графу трудовой книжки.
- Подпись и печать – поставить подпись директора и, при необходимости, печать организации.
- Хранение – сохранить оригинал в личном деле директора и, при наличии электронного документа, загрузить его в HR‑систему.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Кто уполномочен вносить запись об увольнении в трудовую книжку директора?
Ответ: Сам генеральный директор в день увольнения. - Вопрос: Можно ли одновременно вносить несколько записей (назначение, перевод, продление) в одну запись?
Ответ: Да, если они относятся к одному событию (например, перевод на новую должность с уточнением даты и основания). - Вопрос: Как оформить запись, если директор одновременно является учредителем и директором?
Ответ: В графе 3 указывается «Назначен Генеральным директором», а в графе 4 – дата и номер решения участников/приказа.
Запись в трудовой книжке генерального директора – это не просто формальность, а важный юридический документ, который фиксирует все этапы его профессиональной деятельности. Правильное оформление позволяет:
- Подтвердить законность действий работодателя и руководителя.
- Избежать споров при проверках трудовой инспекции.
- Сохранить полную информацию о карьерном росте и изменениях в статусе директора.
Следуя приведённым рекомендациям и используя примеры заполнения, вы сможете без ошибок оформить все необходимые записи и поддерживать актуальную документацию в соответствии с требованиями 2024‑2026 годов.
Обновлено: 18:03:37