Прием сотрудника на должность, которую временно занимает работник, находящийся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком (так называемая «декретная ставка»), — это стандартная кадровая процедура. Однако она имеет важные юридические нюансы, которые необходимо отразить в трудовой книжке временного сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись, какие формулировки использовать и на что опираться в 2026 году.

Особенности срочного трудового договора на «декретную ставку»

Прежде чем делать запись в трудовой книжке, важно понимать основание приема. Согласно Трудовому кодексу РФ, с временным работником заключается срочный трудовой договор. Ключевая особенность такого договора заключается в том, что дата его окончания не всегда фиксирована календарным числом.

Договор действует до момента выхода основного работника из отпуска. Это может быть:

• Окончание отпуска по беременности и родам.
• Окончание отпуска по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет.
• Прерывание отпуска основным работником по его собственному желанию.

Именно эта неопределенность даты должна быть четко отражена в документации, включая трудовую книжку.

Как правильно сформулировать запись о приеме на работу

В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются строгими в части формулировок. При приеме на работу на время отсутствия основного сотрудника в графе 3 («Сведения о приеме на работу…») раздела «Сведения о работе» вносится запись о приеме.

Важно: В самой записи о приеме указывать причину срочности (например, «на время декретного отпуска») не обязательно, но крайне желательно для избежания путаницы в будущем. Однако юридически значимым является приказ, где эта причина прописана четко.

Образец правильной записи о приеме:

Запись вносится на основании приказа о приеме на работу. Структура записи следующая:

1. Графа 1: Порядковый номер записи.
2. Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
3. Графа 3: Принят(а) в [Название отдела] на должность [Название должности] на время отсутствия основного работника.
4. Графа 4: Номер и дата приказа о приеме на работу.

Пример формулировки в графе 3:
«Принята в отдел продаж на должность менеджера по продажам на период отсутствия основного работника Ивановой А.С., находящейся в отпуске по уходу за ребенком».

Нужно ли указывать конкретную дату окончания?

Самый частый вопрос кадровиков: что писать, если мы не знаем, когда именно выйдет основной сотрудник? В трудовой книжке временного работника не нужно пытатся угадать дату окончания договора или писать «до 3 лет ребенку».

Запись о приеме остается статичной. Основанием для прекращения трудовых отношений станет выход основного работника. В этот момент в трудовую книжку временщика вносится запись об увольнении.

Нюансы формулировок в 2026 году:

• Если основной работник выходит раньше срока, договор с временным сотрудником прекращается в день, предшествующий выходу основного сотрудника.
• Если основной работник продлевает отпуск, срочный договор с временщиком также продлевается автоматически (или заключается дополнительное соглашение), и запись об увольнении не вносится до фактического выхода основного сотрудника.

Запись об увольнении временного работника

Когда основной сотрудник сообщает о желании выйти на работу, работодатель обязан уведомить временного работника о прекращении трудового договора (обычно за 3 дня, хотя для срочных договоров на время выполнения обязанностей отсутствующего работника это требование может варьироваться в зависимости от условий договора, но практика требует заблаговременного предупреждения).

Порядок записи об увольнении:

1. Графа 1: Номер записи.
2. Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
3. Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Графа 4: Номер и дата приказа об увольнении.

Важно: С 2023 года (и актуально в 2026 году) подпись работника в трудовой книжке при увольнении не требуется, если трудовая книжка ведется в электронном виде или если работник подтверждает получение документа иным способом, установленным законом. Однако бумажные трудовые все еще в ходу, и там подпись владельца книжки в графе «Подпись работника» ставится.

Частые ошибки при оформлении

Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и Пенсионным фондом, избегайте следующих ошибок:

• Ошибка: Запись «Принят на 1 год» или с конкретной датой окончания, когда основной работник может не выйти в этот срок.
  Правильно: Указывать событие («на время отсутствия основного работника»), а не дату.
• Ошибка: Оформление бессрочного договора вместо срочного.
  Правильно: Обязательно указывать в приказе и договоре, что работа является временной (ст. 59 ТК РФ).
• Ошибка: Отсутствие ссылки на статью ТК в приказе об увольнении.
  Правильно: Четко указывать п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Электронные трудовые книжки

В 2026 году большинство работодателей перешло на электронные трудовые книжки (ЭТК). Принцип внесения записей остается тем же, меняется только формат передачи данных. Сведения о приеме на работу на время отсутствия основного сотрудника и об увольнении в связи с истечением срока договора передаются в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).

В отчете ЕФС-1 (или актуальной форме отчетности на 2026 год) в графе причины приема/увольнения выбираются соответствующие коды, указывающие на замещение временно отсутствующего работника.

Запись в трудовой книжке на время отпуска основного работника — это стандартная процедура, требующая внимательности к деталям. Главное правило: в документах (договоре, приказе) должна быть четкая формулировка о том, что сотрудник принят на время отсутствия основного работника. Это защищает работодателя от рисков признания договора бессрочным и дает право законно уволить сотрудника в день выхода «декретницы».

Помните, что правильное оформление — залог спокойствия как для работодателя, так и для временного сотрудника, который должен понимать условия своего трудоустройства с первого дня.