Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При уходе в отпуск по беременности и родам (декрет) необходимо внести соответствующую запись, чтобы сохранить непрерывность трудового стажа и обеспечить правильное начисление пособий. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, этапы оформления, типичные ошибки и способы их исправления.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 255 – право женщины на отпуск по беременности и родам.
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения записей.
- ФЗ-255 «О compulsory медицинском страховании» – определяет порядок выплаты пособий по беременности и родам.
Согласно этим документам, запись о декрете делается в разделе «Сведения о работе» (графа 3 трудовой книжки) и сопровождается ссылкой на приказ (распоряжение) работодателя.
Кто и когда делает запись?
- Ответственное лицо – специалист отдела кадров (или уполномоченное лицо), ведущее трудовые книжки.
- Запись вносится не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам.
- Если работница уходит в декрет сразу после приема на работу, запись делается одновременно с записью о приеме.
Пошаговая инструкция оформления записи
- Подготовка приказа – издаётся приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам (форма Т-6 или аналогичная). В приказе указываются:
- ФИО работницы;
- Должность, структурное подразделение;
- Дата начала и окончания отпуска (обычно 140 календарных дней: 70 до родов и 70 после);
- Основание – ст. 255 ТК РФ;
- Номер и дата приказа.
- Внесение записи в трудовую книжку:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи (после последней существующей).
- В графе 2 – дата начала отпуска (формат ДД.ММ.ГГГГ, например, ).
- В графе 3 – формулировка: «Отпуск по беременности и родам в соответствии с приказом № [номер] от [дата]».
- В графе 4 – ссылка на документ: «Приказ № [номер] от [дата]».
- Подпись и печать:
- Запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров.
- Ставится печать организации (или печать кадровой службы, если она есть).
- Если печать отсутствует, достаточно подписи и указания ФИО ответственного.
Пример записи в трудовой книжке
Отпуск по беременности и родам в соответствии с приказом № 125 от Приказ № 125 от
Примечание: если в организации используется электронная трудовая книжка (ЭТК), запись формируется в системе и направляется в СФР через ЕФС-1. При этом порядок заполнения граф остаётся тем же.
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку
- При наличии согласия работника на ведение ЭТК, запись о декрете делается в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России».
- Работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее пяти рабочих дней после издания приказа (форма ЕФС-1, подраздел 1.1).
- Если работница отказывается от ЭТК, ведётся бумажная трудовая книжка, и запись оформляется по вышеописанной бумажной инструкции.
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Ошибки в трудовой книжке исправляются согласно пункту 31 Приказа Минтруда № 320н:
- Неправильную запись аккуратно перечёркивают одной тонкой линией (не замазывая текст).
- Слева от перечёркнутого текста пишут слова «Недействительно».
- Справа – правильную запись с теми же реквизитами (дата, формулировка, ссылка на приказ).
- Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Пример исправления:
Недействительно Отпуск по беременности и родам в соответствии с приказом № 125 от Исправлено: Отпуск по беременности и родам в соответствии с приказом № 125 от
Если ошибка касается даты или номера приказа, достаточно исправить только неверный элемент, оставив остальную часть записи unchanged.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли сделать запись о декрете без приказа?
- Нет. Запись должна основываться на документе,issued by employer (приказ, распоряжение). Без такого документа запись считается незаконной.
- Нужно ли указывать продолжительность отпуска в трудовой книжке?
- Формально нет – достаточно указать факт отпуска и ссылку на приказ. Продолжительность фиксируется в самом приказе и в расчётных листках для начисления пособий.
- Что делать, если работница уходит в отпуск по уходу за ребёнком после декрета?
- После окончания отпуска по беременности и родам делается запись о выходе на работу (или о переводе на другую должность, если таковой имеется). Затем, при оформлении отпуска по уходу за ребёнком, вносится отдельная запись аналогичным образом (ссылка на приказ об отпуске по уходу).
- Может ли специалист кадров подписать свою собственную трудовую книжку при оформлении декрета?
- Да, если он является работником организации и оформляет отпуск по беременности и родам. Подпись ставится ответственным лицом (может быть тем же специалистом, но заверение производится другим уполномоченным сотрудником или руководителем, чтобы избежать конфликта интересов). На практике часто подпись ставит руководитель отдела кадров или директор по персоналу.
Правильное внесение записи о декрете в трудовую книжку гарантирует сохранность трудового стажа, своевременное начисление государственных пособий и защиту прав работницы. Главное – соблюдать сроки, опираться на действующий приказ и оформлять запись в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. При обнаружении ошибок следует оперативно их исправлять, следуя установленной процедуре корректировки.
Соблюдая эти рекомендации, кадровая служба обеспечит прозрачность и законопослушность ведения трудовых книжек, а сотрудницы получат полную подтверждённую информацию о своём декретном отпуске.