С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс регулируется статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 1724. Одним из ключевых вопросов, возникающих у работодателей и сотрудников, является: обязательна ли запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат? Ответ — да, обязательна.

Зачем нужна запись о переходе на электронную трудовую книжку?

Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК выполняет несколько важных функций:

• Юридическое подтверждение — она фиксирует добровольный выбор работника в пользу электронного хранения данных о трудовой деятельности.
• Прозрачность для новых работодателей, если сотрудник меняет работу, новый работодатель может увидеть в бумажной книжке, что сведения о его трудовой деятельности ведутся в электронном виде, и не будет требовать повторной выдачи бумажной книжки.
• Соответствие закону — отсутствие записи может быть расценено контролирующими органами (например, Государственной инспекцией труда) как нарушение порядка ведения трудовых книжек;
• Защита прав работника — запись подтверждает, что работодатель выполнил свои обязанности по информированию и оформлению перехода.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке?

Запись вносится только на основании письменного заявления работника. Ниже, пошаговая инструкция с образцом записи, актуальной на 2026 год.

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник подаёт в кадровую службу письменное заявление о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать:

• ФИО работника;
• дату подачи заявления;
• четкую формулировку: «Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в графу 3 трудовой книжки («Сведения о работе») в течение 5 рабочих дней с даты получения заявления. Формат записи строго регламентирован:

Графа 1 (номер записи): порядковый номер (например, 123)
Графа 2 (дата): дата выдачи трудовой книжки работнику на руки (не обязательно совпадает с датой подачи заявления!)
Графа 3 (содержание записи): «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 4 (основание): «Заявление № ___ от «___» __________ 20___ г.» — указывается номер и дата заявления работника.

Шаг 3: Заверение записи

Запись обязательно должна быть заверена:

• подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или главный бухгалтер);
• печатью работодателя (если организация использует печать).

Важно! Без подписи и печати запись считается недействительной и может быть оспорена в суде или при проверке.

Шаг 4: Выдача трудовой книжки работнику

После внесения записи трудовая книжка выдаётся работнику на руки под роспись. Это обязательное условие — работник должен получить бумажную книжку, даже если он перешёл на электронный формат. Она остаётся его личным документом, содержащим историю трудовой деятельности до перехода на ЭТК.

Можно ли внести запись за предыдущего работодателя?

Да, новый работодатель может внести запись о переходе на ЭТК, если предыдущий этого не сделал. Это подтверждено разъяснениями Роструда. Например:

• Работник устроился в новую компанию в январе 2025 года, но ранее (в 2023 году) подал заявление на ЭТК у предыдущего работодателя, который не внес запись в трудовую книжку.
• Новый работодатель, узнав об этом, может внести запись на основании копии заявления, поданного ранее, и выдать трудовую книжку с правильной записью.

В этом случае в графе 4 указывается: «Заявление № ___ от «___» __________ 20___ г., представлено работником».

Могут ли даты в записи и при выдаче книжки отличаться?

Да, могут. Дата в графе 2 (дата выдачи книжки) не обязана совпадать с датой подачи заявления или датой внесения записи. Например:

• Заявление подано 5 апреля 2025 года.
• Запись внесена 7 апреля 2025 года.
• Книжка выдана работнику 10 апреля 2025 года — именно эта дата и указывается в графе 2.

Главное — соблюсти срок внесения записи (не позднее 5 рабочих дней с даты получения заявления).

Что будет, если запись не внесена?

Отсутствие записи может повлечь следующие последствия:

• Штрафы для работодателя — по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства — до 50 000 рублей для юридического лица, до 5 000 рублей для ИП и должностных лиц.
• Споры с работником — при увольнении работник может потребовать внести запись, а при обращении в суд — требовать компенсации морального вреда.
• Проблемы при трудоустройстве — новый работодатель может отказать в приёме, если не сможет подтвердить, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

Важно помнить!

1. Переход на ЭТК — добровольный. Работник имеет право выбрать любой формат — бумажный, электронный или оба одновременно.
2. Бумажная книжка не аннулируется. Она остаётся у работника как архив его трудового стажа до перехода на ЭТК.
3. Заявление — основание. Без письменного заявления работника запись вносить нельзя.
4. Запись — обязательна. Даже если работник подал заявление, но книжка не была выдана с записью — это нарушение.
5. ЭТК не отменяет бумажную. Она дополняет её. Все сведения, внесённые до перехода, остаются в бумажной книжке.

Пример корректной записи в трудовой книжке:

Подпись: _______________ /И.О. Фамилия/
Печать: [печать организации]

Запись в трудовой книжке о переходе на электронную форму ведения сведений — не просто формальность, а юридически значимое действие, обязательное для работодателя. Её отсутствие может привести к серьёзным последствиям как для компании, так и для работника. Правильно оформленная запись, это гарантия соблюдения трудового законодательства, защита прав сотрудника и минимизация рисков при проверках.

Работодателям рекомендуется:

• Внедрить внутренний регламент по работе с ЭТК;
• Обучить кадровых сотрудников правилам внесения записей;
• Вести журнал учёта заявлений о переходе на ЭТК;
• Не откладывать внесение записи — соблюдать 5-дневный срок.

Электронная трудовая книжка — это будущее. Но бумажная книжка с правильной записью — это надёжный мост между прошлым и настоящим. Не упускайте его!