Запись в трудовой книжке о приеме на работу — один из самых важных кадровых документов, который формирует официальную историю трудовой деятельности сотрудника. От корректности этой записи зависит будущее человека: его стаж, права на пенсию, возможность трудоустройства в других организациях и даже оформление кредитов. В 2026 году правила внесения записей в трудовую книжку остаются неизменными, регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225 (с последними изменениями).
Основные принципы заполнения
Перед тем как приступить к заполнению, важно помнить несколько ключевых правил:
- Записи вносятся только на основании приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу.
- Все записи делаются чернилами черного цвета, разборчиво, без сокращений, исправлений и помарок.
- Использование печатных машинок или электронных систем допускается, но только если они соответствуют требованиям законодательства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- В графах 1, 2 и 4 указываются только фактические данные, а не копии текста приказа.
- Если сотрудник, женщина, глаголы пишутся в женском роде: «принята», «назначена», «уволена» и т.д.
- На полях трудовой книжки записи делать нельзя — все сведения вносятся строго в отведенные графы.
Структура записи: три обязательные графы
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» и состоит из четырех граф, но три из них обязательны для заполнения:
- Графа 1 — порядковый номер записи: присваивается последовательно, начиная с №1 при первом трудоустройстве. Если сотрудник уже имеет трудовую книжку, номер продолжается по порядку.
- Графа 2 — дата приема на работу: указывается дата, когда сотрудник приступил к исполнению трудовых обязанностей (не дата подписания приказа или договора). Формат: «число.месяц.год» (например, ).
- Графа 3 — сведения о работе: здесь указывается наименование должности и организация, в которую сотрудник принят. Формулировка должна быть точной, без лишних слов.
- Графа 4 — основание для записи: указываются реквизиты приказа (номер и дата), на основании которого внесена запись. Например: «Приказ № 45 от ».
Примеры записей в зависимости от ситуации
Прием на работу по основному месту (новый сотрудник)
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в качестве бухгалтера в ООО «Светлый путь»
Графа 4: Приказ № 45 от
Прием на работу по срочному трудовому договору
Правила те же, что и при приеме на постоянную работу. Указывается срок действия договора только в самом договоре, в трудовой книжке он не фиксируется.
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принята на работу в качестве менеджера по продажам в ООО «ТехноСервис»
Графа 4: Приказ № 12 от
Прием на работу в порядке перевода из другой организации
Если сотрудник приходит из другой компании, в графе 3 обязательно указывается, что он принят в порядке перевода.
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в качестве инженера-технолога в порядке перевода из ООО «Ростех»
Графа 4: Приказ № 88 от
Прием на работу по совместительству
В трудовой книжке не указывается, что работа является совместительством. Достаточно просто записать должность и организацию. Отдельная пометка о совместительстве не требуется.
Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: Принята на работу в качестве юриста в АО «Юридическая группа»
Графа 4: Приказ № 105 от
Прием в бюджетную организацию (школа, больница, муниципалитет)
В бюджетных учреждениях часто используется слово «назначен» вместо «принят».
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Назначена на должность учителя русского языка и литературы в МБОУ «Средняя школа №12»
Графа 4: Приказ № 187/1 от
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Копирование текста приказа в трудовую книжку.
Правильно: Сократить до сути: «Принят на должность…», а не «На основании приказа…». - Ошибка: Указание «по совместительству» в графе 3.
Правильно: Не указывать — это не требуется по закону. - Ошибка: Использование сокращений («ООО», «АО») без полного наименования.
Правильно: Писать полное наименование организации, как в учредительных документах. - Ошибка: Запись на полях или между строками.
Правильно: Все записи — только в графах. При нехватке места, открывается новая страница. - Ошибка: Неправильный род глагола («принят» вместо «принята» для женщины).
Правильно: Согласовывать с полом сотрудника.
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если ошибка обнаружена сразу после внесения записи, ее можно зачеркнуть одной линией, а рядом написать правильную запись с указанием даты исправления и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) с печатью организации.
Если ошибка обнаружена позже, и она может повлиять на права сотрудника (например, на подсчет стажа), необходимо:
- Издать приказ об исправлении ошибки.
- Внести новую запись с пометкой «Исправлена запись №… от…».
- Сообщить сотруднику и заверить исправление печатью организации.
Важно помнить: последствия ошибок
Неправильно оформленная запись в трудовой книжке может привести к:
- Отказу в назначении пенсии из-за неправильного подсчета стажа;
- Проблемам при трудоустройстве в другой организации;
- Штрафам для работодателя со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ);
- Судебным спорам и компенсациям морального вреда сотруднику.
Запись в трудовой книжке при приеме на работу — это не просто формальность. Это юридически значимый документ, который подтверждает начало трудовых отношений и формирует основу для будущих социальных гарантий сотрудника. Кадровый специалист должен подходить к этому с максимальной ответственностью: проверять приказы, сверять даты, соблюдать формулировки и грамматику. Правильно оформленная запись — это залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.
Рекомендуется всегда иметь под рукой актуальный образец записи и регулярно проходить обучение по кадровому делопроизводству. В 2026 году, несмотря на развитие электронных трудовых книжек, бумажные экземпляры остаются в обороте, и их правильное ведение, обязанность каждого работодателя.
Помните: одна ошибка сегодня может стать проблемой через 10 лет — когда человек будет выходить на пенсию.