Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, а значит и будущие пенсионные права. Оформление записи об увольнении по сокращению штата должно соответствовать требованиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда РФ от № 320н (действует с ). Ниже – пошаговая инструкция, образец записи, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 81, 178, 179 (основания увольнения по сокращению).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н от ).
- Приказ работодателя об увольнении по сокращению (должен быть оформлен в соответствии с ТК РФ).
Кто является инициатором записи?
Инициатором является работодатель. После подписания приказа об увольнении кадровик вносит запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Пошаговая инструкция
- Подготовка приказа.
– Убедитесь, что в приказе указаны: дата, номер приказа, основание увольнения (п. 2 ст. 81 ТК РФ – «сокращение штата»), дата увольнения, размер выходного пособия (если предусмотрено).
– Приказ подписывается уполномоченным лицом (директор, глава отдела кадров). - Уведомление работника.
– Работнику должно быть направлено письменное уведомление за 2 месяца (или за иной срок, установленный коллективным договором).
– В уведомлении указывается дата увольнения и ссылка на основание (сокращение штата). - Подготовка трудовой книжки.
– Проверьте, что в книжке нет ошибок, пропусков или неразрешённых исправлений. Любые исправления допускаются только через зачеркивание и подпись работника. - Внесение записи.
В разделе «Сведения о работе» (стр. 2‑3) заполняются 4 графы:
| Графа 1 – Порядковый номер записи | 1, 2, 3 … (следующий за последней записью) |
| Графа 2 – Дата увольнения | ДД.ММ.ГГГГ (например, ) |
| Графа 3 – Основание увольнения | Уволен(а) по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) |
| Графа 4 – Дата начала работы (если требуется) | Указывается в графе «Дата приема на работу», а в графе «Дата увольнения» – только дата увольнения. |
Пример записи (полностью, без сокращений):
– Уволен(а) по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ).
Важно: каждое слово пишется полностью, без аббревиатур, без сокращений («Уволен по сокращению штата», а не «Уволен по сокращ. штата»).
Подпись и отметка работника
Согласно новому Порядку (с ) подпись работника под записью не требуется. Однако в случае, если работник желает подписать запись, это допускается, но не является обязательным.
Типичные ошибки и как их избежать
- Сокращения и аббревиатуры. Запрещено писать «Уволен по сокращ. штата». Пишем полностью.
- Неправильный порядок граф. Порядковый номер ставится в первую графу, дата увольнения – во вторую.
- Зачеркивания и исправления. Любые исправления допускаются только через зачеркивание и подпись работника. Лучше сразу писать правильно.
- Отсутствие приказа. Запись в книжку без оформленного приказа считается ошибкой и может быть оспорена в суде.
- Неправильное основание. Нужно указывать точную формулировку «по сокращению штата» (п. 2 ст. 81 ТК РФ).
Что делать, если запись уже сделана неверно?
- Сделайте зачеркивание ошибочного текста черной линией.
- Подпишите зачеркивание (подпись работника) и укажите причину исправления.
- Впишите правильный вариант рядом, соблюдая правила оформления.
- Сохраните копию исправления в личном деле работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли работнику подписывать запись об увольнении?
С подпись работника не требуется. При желании работник может подписать запись, но это не является обязательным условием;
Какой срок уведомления о сокращении обязателен?
Согласно ст. 81 ТК РФ – за 2 месяца до предполагаемой даты увольнения (если иное не предусмотрено коллективным договором).
Можно ли оформить увольнение по сокращению без выхода на пенсию?
Увольнение по сокращению не влияет на право на пенсию. Стаж, указанный в трудовой книжке, сохраняется, а выплата выходного пособия (не менее двух средних месячных заработков) предусмотрена законом.
Как оформить запись, если работник имеет несколько записей в одной книжке?
Продолжайте нумерацию последовательно (5, 6, 7 …). Каждая запись должна быть отдельной строкой, без объединения нескольких увольнений в одну запись.
Что делать, если у работника электронная трудовая книжка?
Для электронных трудовых книжек (ЕТК) запись вносится автоматически системой после подписания приказа. Формулировка записи в системе должна соответствовать образцу, указанному выше.
Образец приказа об увольнении по сокращению (для справки)
Приказ № 12/2026
от г.
О сокращении штата и увольнении работников
В соответствии со ст. 81 ТК РФ, в связи с сокращением штата организации,
приказываю:
- Уволить Иванова Ивана Ивановича, должность – инженер‑конструктор, с г. по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ).
- Выплатить выходное пособие в размере 2 (двух) средних месячных заработков.
- Сделать запись в трудовую книжку согласно образцу, приведённому в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н).
Генеральный директор ____________________ (Иванов П. П.)
Оформление записи об увольнении по сокращению – простая, но требующая внимательности процедура. Соблюдая порядок заполнения, точную формулировку и новые правила (приказ № 320н), вы гарантируете законность записи и защиту прав как работника, так и работодателя.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Дата публикации: