Запись в трудовой книжке об увольнении – один из самых ответственных документальных актов. Ошибки в оформлении могут привести к спорам о стаже‚ возмещении компенсаций и даже к отказу в выплатах. Ниже – пошаговое руководство‚ юридические ссылки и готовый образец заполнения‚ актуален для 2026‑2027 годов.

На какие статьи ТК РФ опираться

• Статья 77 ТК РФ – основание увольнения по собственному желанию.
• Статья 81 ТК РФ – увольнение по причинам‚ не зависящим от воли работника.
• Статья 278 ТК РФ – увольнение по сокращению‚ сократу позиции и т.п.
• Статья 378 ТК РФ – увольнение в ходе пробного периода.

В зависимости от причины увольнения в графе «Основание увольнения» указывается соответствующая статья ТК РФ и/или дата подписи приказа/распоряжения.

Структура записи в трудовой книжке

Трудовая книжка состоит из нескольких граф. При оформлении увольнения заполняются графы 1‑4 (сведения о работе) и‚ при необходимости‚ графы 5‑6 (сведения о вознаграждении‚ премировании и т.д.).

1. Графа 1 – порядковый номер записи. Ведётся сквозная нумерация всех записей в книжке.
2. Графа 2 – дата увольнения. Указывается полная дата (дд.мм.гггг).
3. Графа 3 – основание увольнения. Текстовое обозначение причины (например‚ «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 ст. 77 ТК РФ»).
4. Графа 4 – реквизиты приказа/распоряжения. Наименование документа‚ дата его подписания‚ номер и серия (если есть).

Если в книжке используется вкладыш (доп. страница)‚ в него вноситься дополнительная информация о расчётах‚ компенсациях и т.п.

Пошаговый алгоритм заполнения

Шаг 1. Подготовка документа

Получите копию приказа об увольнении (или соглашение сторон). В нём должны быть:

• наименование организации;
• ФИО работника;
• дата увольнения;
• причина увольнения;
• подпись руководителя и печать (если требуется);

Шаг 2. Определение причины увольнения

В зависимости от причины выбираете нужную статью ТК РФ и формулировку:

• «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 ст. 77 ТК РФ»;
• «Уволен по сокращению‚ ст. 81 ТК РФ»;
• «Уволен по несоответствию требованиям‚ ст. 81 ТК РФ»;
• «Уволен по соглашению сторон‚ ст. 78 ТК РФ»;
• и др.

Шаг 3. Заполнение полей

Вносятся данные в указанные графы:

1. В графу 1 – номер записи (например‚ 125).
2. В графу 2 – дату увольнения (например‚ ).
3. В графу 3 – основание увольнения (текст из пункта 2).
4. В графу 4 – реквизиты приказа (Наименование‚ №‚ от ‚ подпись).

Шаг 4. Подпись и печать

Запись завершается подписью лица‚ ответственного за ведение трудовой документа (чаще всего – главный бухгалтер или HR‑менеджер) и‚ при необходимости‚ печатью организации.

Готовый образец записи

Графа 1: 125
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 ст. 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 145-р от «Об увольнении И. И. Петрова» 

Если используется вкладыш‚ в нём указываются сведения о расчёте:

• оклад;
• неиспользованный отпуск;
• премиальные выплаты;
• другие выплаты‚ подлежащие возмещению.

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание точного основания; Вместо «Уволен по собственному желанию» необходимо добавить ссылку на статью ТК РФ.
• Ошибка в дате. Дата должна быть полной (дд.мм.гггг)‚ иначе запись может быть оспорена.
• Пропуск нумерации. Номер должен быть сквозным и соответствовать предыдущим записям.
• Отсутствие реквизитов приказа. Без указания номера и даты документа запись считается недействительной.
• Неправильный порядок заполнения. Графы заполняются строго по порядку: 1 → 2 → 3 → 4.

Для контроля качества рекомендуется провести двухфакторную проверку: один сотрудник вводит данные‚ второй – проверяет их.

Электронные трудовые книжки (2026‑2027)

С в организации допускается переход на электронный формат ведения трудовых книжек. При этом:

• Запись в электронную книжку вносится через форму ЕФС‑1 (форма отчёта о трудовой деятельности).
• Все подписи заменяются электронной подписью (ЭЦП) руководителя.
• Нумерация записей сохраняется сквозной‚ но в электронном виде она отображается автоматически.

Если ваша компания уже использует электронный формат‚ в поле «Основание увольнения» указывайте те же сведения‚ что и в бумажной книжке‚ но оформляйте их в системе HR‑Модуля.

Что делать‚ если запись уже внесена ошибочно

1. Составьте акт корректировки‚ подпишите его обеими сторонами.
2. Внесите исправленную запись в соответствующую графу‚ сохранив прежний номер (не меняйте нумерацию).
3. В графе «Примечание» укажите дату и номер акта корректировки.
4. При необходимости – подайте в суд заявление о расторжении трудового договора с требованием изменить запись в книжке.

Краткое резюме

• Определите причину увольнения и соответствующую статью ТК РФ.
• Подготовьте копию приказа/распоряжения.
• Заполните графы 1‑4 согласно порядку: номер → дата → основание → реквизиты приказа.
• Убедитесь в сквозной нумерации и правильности даты.
• Подпишите запись и поставьте печать (при необходимости).
• При переходе на электронный формат используйте форму ЕФС‑1 и ЭЦП.

Соблюдая эти правила‚ вы гарантируете юридическую корректность записи в трудовой книжке и защитите интересы как работодателя‚ так и сотрудника.

Автор статьи: HR‑консультант‚ 2026 год.