В российской трудовой практике существует принцип, который гласит: запись в трудовой книжке обязательна независимо от того, согласен ли работник с этим действием или нет. Это правило закреплено в законодательстве и в Порядке ведения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России от 19 05 2021 г. № 320н. Ниже разберём, почему запись обязательна, какие требования к ней предъявляются, как её правильно оформить и какие существуют исключения.
Правовая основа
Основным нормативным актом, регулирующим запись в трудовой книжке, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н). В нём закреплены:
- Обязательность внесения записи о приёме, переводе, увольнении, смене должности и т;д.;
- Требования к реквизитам записи (дата, номер приказа, сведения о работнике);
- Порядок исправления ошибок и внесения дополнительных сведений;
Согласно статье 3 Порядка, запись о приёме на работу должна быть внесена в течение 10 дней с даты начала работы. Это правило действует независимо от того, согласен работник с записью или нет.
Почему запись не зависит от воли сторон?
Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим факт трудоустройства и трудовой стаж. Она используется при:
- Получении пенсионных и социальных выплат;
- Переходе на другую работу;
- Проверке квалификации и опыта.
Отказ работника от записи в трудовой книжке может привести к:
- Невозможности подтвердить трудовой стаж;
- Потерей права на пенсионные и социальные выплаты;
- Трудностям при дальнейшем трудоустройстве.
Поэтому законодательство устанавливает, что запись в трудовой книжке обязательна и не может быть отменена по воли работника. Работодатель обязан внести запись, а работник обязан принять её в качестве подтверждения трудового договора.
Как вносится запись о приёме на работу
Внесение записи осуществляется в соответствии с образцом, принятом в 2026 г.:
- В таблицу «Сведения о работе» в разделе «Приём на работу» пишется дата начала работы.
- В графе «Номер приказа» указывается номер приказа о приёме.
- В графе «Дата приказа» указывается дата выдачи приказа.
- В графе «Сведения о работнике» пишется ФИО, должность, место работы.
- В графе «Печатка» ставится печатка работодателя.
Если запись была внесена ошибочно, то в соответствии с Порядком 320н необходимо:
- Внести исправление в том же месте, где была допущена ошибка;
- В графе «Номер приказа» указать правильный номер;
- В графе «Дата приказа» указать дату исправления.
Важно: зачёркивать запись нельзя. В случае ошибки следует внести исправление, а не удалять запись.
Переход на электронную трудовую книжку
С 2021 г. работники могут отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат. Однако:
- Если работник был трудоустроен до 1 января 2021 г., он обязан получить бумажную трудовую книжку и внести в неё запись о приёме;
- Если работник отказался от перехода на электронный формат, запись в бумажной трудовой книжке остаётся обязательной.
Переход на электронную трудовую книжку осуществляется в два этапа:
- Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку;
- Сразу после этого выдаёт работнику электронный документ, подтверждающий наличие записи.
Таким образом, даже при переходе на электронный формат запись в бумажной трудовой книжке остаётся обязательной.
Записи о совместительстве и иных видах работы
С 2026 г. в трудовой книжке вносятся специальные записи о совместительстве, вахтовом методе работы и других формах трудовой деятельности. Образцы записей:
- Приём на совместительство: дата начала, должность, место работы, графика работы;
- Увольнение совместителя: дата увольнения, причина;
- Перевод на другую постоянную работу: дата, новая должность, место работы.
Все записи оформляются в соответствии с Порядком 320н и требуют печати работодателя.
Печатка и её роль
Печатка работодателя в трудовой книжке подтверждает подлинность записи. При внесении исправления печатка ставится в том же месте, где была допущена ошибка. Если работодатель не ставит печатку, запись считается недействительной.
Ключевые выводы
Запись в трудовой книжке обязательна независимо от воли сторон. Это правило закреплено в Порядке 320н.
Переход на электронную трудовую книжку не отменяет обязательства работодателя внести запись в бумажную (если работник был трудоустроен до 1 января 2021 г.).
Исправление ошибок в записи осуществляется в том же месте, где была допущена ошибка, без зачёркивания.
Печатка работодателя обязательна для подтверждения подлинности записи.
Записи о совместительстве, вахтовом методе работы и других видах трудовой деятельности оформляются по отдельным правилам, но также требуют печати и соблюдения Порядка 320н.
Полезные ссылки и ресурсы
- Приказ Минтруда РФ № 320н (Порядок ведения трудовых книжек)
- Инструкция по переходу на электронную трудовую книжку (Е-Офис 24)
- Трудовой кодекс РФ (статьи о трудовой книжке)
- Образцы записей в трудовой книжке 2026 г.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно вести трудовые книжки, избегая нарушений и обеспечивая правовую защиту как работодателя, так и работника.