Запись в трудовой книжке – обязательный документ, фиксирующий все ключевые события трудовой деятельности сотрудника: приём на работу, перевод, увольнение, переход на электронный формат и др․ Нарушение порядка оформления может привести к штрафам и проблемам при проверках․ В этой статье разберём, какие требования предъявляются к заполнению бумажной трудовой книжки в 2026 году, какие формы и примеры записей используются, а также как правильно оформить копию и перейти на электронный вариант․

Общие требования к оформлению

Согласно Приказу Минтруда от № 320н, начиная с 1 сентября 2021 года все записи в бумажной трудовой книжке должны соответствовать новым правилам․

• Записи вносятся в графа 1‑13 (в зависимости от типа события)․
• В полях, где требуется указать приказ, распоряжение и т․п;, необходимо писать их полностью, без сокращений․
• Для перехода на электронную форму (ЭТК) записи оформляются почти так же, но в конце документа указывается ссылка на электронный ресурс․

Если запись не выполнена в установленный срок (не позже рабочего дня, следующего за датой приказа о приёме), проверяющие могут сочтут это нарушением трудового законодательства․

Что фиксируется в книжке

1. Приём на работу (дата, место работы, должность)․
2. Перевод на другую должность/структурное подразделение․
3. Увольнение или прекращение трудовых отношений․
4. Переход на электронный формат (ЭТК)․
5. Выдача копии трудовой книжки (заверенная работодателем)․

Формат записи: подробный пример

Для каждой ситуации существует отдельный шаблон․ Ниже – типовой пример записи при приёме на работу․

Пример заполнения:

Графа 1: Иванов Иван Иванович
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «Ромашка», менеджер по продажам
Графа 4: Приказ № 15 от г․

Запись при переводе сотрудника

При переходе на новую должность необходимо указать:

• Место работы и должность, на которую переводят (графа 3)․
• Ссылку на приказ о переводе с указанием даты и номера документа (графа 4)․

Если перевод происходит в рамках Электронной трудовой книжки, оформление аналогично, но в конце записи добавляется ссылка на электронный документ․

Электронная трудовая книжка: правила ведения

С 2020 года в РФ допускается вести ЭТК – электронную форму трудовой книжки․ Основные особенности:

• В графе 13 указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ»․
• Сотрудник ставит свою подпись при получении электронного документа․
• Для выдачи копий или выписок используются порталы Госуслуги и СФР․

Переход на ЭТК не отменяет необходимость вести бумажную запись, если работник требует её наличие (например, для банковских операций)․

Как заверить копию трудовой книжки

Копию, которая будет использоваться в банках, госорганах и при оформлении займов, необходимо заверять․ По новому ГОСТу 2026 года:

1. Разместить на копии отметку «Заверено» с указанием ФИО и должности лица, уполномоченного на подпись․
2. Подписать документ печатью организации (если она есть)․
3. Указать дату выдачи копии․

Пример оформления:

Заверено:
____________________
(ФИО, должность)

Пошаговая инструкция по оформлению нового сотрудника

1. Подготовка документа – возьмите официальную форму трудовой книжки (бумажную или электронную)․
2. Заполнение графы 1‑4 – впишите ФИО, дату рождения, место работы и должность, а также ссылку на приказ о приёме․
3. Сохранение копий – сделайте копию записи для внутреннего архива и для сотрудника․
4. Подтверждение – подпишите запись руководителем HR‑отдела и поставьте печать (если требуется)․
5. Внесение в ЭТК (при необходимости) – загрузите данные в электронный каталог, укажите дату и номер приказа․
6. Оформление копии – при запросе сотрудником копии, заверите её в соответствии с пунктом 4․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли сокращать названия приказов? – Нет, согласно новым правилам требуется писать полностью: «приказ», «распоряжение», «постановление» и т․п․
• Сколько дней у работодателя есть на запись в книжке? – Не позже рабочего дня, следующего за датой приема․
• Нужна ли подпись сотрудника в бумажной книжке? – Подпись нужна только при получении электронной версии; в бумажной книжке подпись не обязательна, но рекомендуется для подтверждения факта получения․
• Можно ли полностью перейти на электронный формат? – Да, но только если все сотрудники согласны и работодатель обеспечивает доступ к ЭТК через официальные ресурсы․

Правильное оформление сотрудника в трудовой книжке – это не просто формальность, а обязательное требование законодательства․ Соблюдая новые правила 2026 года, вы избежите штрафов, упростите работу HR‑отдела и обеспечите прозрачность всех кадровых процессов․ Помните о детальном заполнении полей, полном написании названий документов и своевременном оформлении копий․

Для более глубокого понимания процесса рекомендуется пройти интенсив «Как без ошибок вносить записи в трудовые книжки на бумаге», где подробно рассматриваются все нюансы и практические примеры․