Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Именно на её основе начисляется пенсия, рассчитываются социальные выплаты и решаются спорные моменты при трудоустройстве․ Однако в процессе ведения этого документа работодатели нередко допускают ошибки: неверно указывают должность, забывают внести запись о приеме или увольнении, либо вносят неточные данные․ В таких случаях сотрудник имеет право подать жалобу, а работодатель, обязан внести корректирующую запись․

В данной статье мы подробно разберем, как делается запись в трудовой книжке по жалобе, какие нормативные акты регулируют этот процесс и как цифровизация трудовых отношений влияет на процедуру исправления ошибок․

Основания для внесения записи по жалобе

Запись по жалобе, это, как правило, исправление ранее внесенной ошибочной записи или внесение пропущенной информации․ Чаще всего инициатива исходит от самого работника, который обнаруживает неточность, но основанием для внесения изменений также может стать:

• Личное заявление (жалоба) работника на имя работодателя;
• Предписание Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) по результатам проверки жалобы сотрудника;
• Решение суда или органа по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС)․

Наиболее частые ошибки, которые требуют исправлений по жалобе:

1. Пропуск записи: например, одна из организаций вообще не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении), а после нее уже внесены записи других компаний․
2. Неверная дата: указание неправильного числа, месяца или года приема/увольнения․
3. Искажение фактов: неправильное наименование должности, которое может повлиять на льготный стаж, или неверная формулировка причины увольнения․

Правила внесения исправлений в бумажную трудовую книжку

Исправление записей в бумажной трудовой книжке строго регламентировано законодательством․ Категорически запрещается зачеркивать, замазывать корректором или подтирать ошибочные данные (за исключением графы «Фамилия» на ьном листе)․ Исправления вносятся следующим образом:

Исправление неверной записи (в разделе «Сведения о работе»)

Если работник обнаружил ошибку и подал жалобу, исправление производится по месту работы, где была допущена ошибка, либо по новому месту работы на основании официального документа от прежнего работодателя․

• В графе 1 ставится порядковый номер записи (следующий по счету);
• В графе 2 указывается дата внесения исправления;
• В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего в этой же графе вносится правильная формулировка;
• В графе 4 указываеться ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого вносится исправление, либо документ, полученный от предыдущего работодателя․

Внесение пропущенной записи

Если организация забыла внести запись о приеме или увольнении, а сотрудник уже работал в других местах, ситуация сложнее․ Пропущенная запись вносится текущим работодателем на основании предоставленных работником документов (справок, выписок из приказов, заверенных копий приказов от предыдущего работодателя)․ Запись оформляется как обычная, но с указанием реальной даты события, а не даты внесения записи․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и жалобы

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа․ С 2023 года заводить бумажные книжки и вкладыши нужно по новым формам, а на всех работающих по трудовым договорам работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1․

Наличие ЭТК значительно упрощает процесс исправления ошибок по жалобе:

• Защита от утраты: цифровой формат позволяет не беспокоиться о возможной утере или порче документа, а также исключает проблему «забытой» записи из-за халатности кадровика — все данные хранятся в базе СФР․
• Исправление неточностей: если работник подал жалобу на неверные данные в ЭТК, работодатель обязан подить корректирующие сведения в СФР․ При этом старая ошибочная запись не удаляется, но помечается как недействительная, а вместо нее появляется правильная․
• Выбор формата: по закону (ст․ 66, 66․1 ТК РФ) работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки — электронная или бумажная․ Если выбрана ЭТК, бумажная перестает вестись, но сохраняет свою силу для подтверждения стажа до момента перехода․

Роль Роструда в разрешении споров

Если работодатель отказывается добровольно исправить ошибку, выявленную сотрудником, последний имеет право обратиться с жалобой в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд)․ По результатам проверки Роструд может выдать работодателю обязательное для исполнения предписание о внесении правильной записи в трудовую книжку (или подачи корректировок в СФР)․

Отказ от исполнения предписания Роструда влечет за собой административную ответственность и штрафы для должностных лиц и организации․

Особенности для отдельных категорий работников

• Совместители: трудовая книжка совместителя ведется по основному месту работы․ По желанию работника в нее могут быть внесены сведения о работе по совместительству․ Если такая запись не была сделана, работник может подать жалобу/заявление, и основной работодатель обязан внести её на основании справки от организации-совместителя․
• Иностранные граждане: при приеме на работу, например, гражданина Республики Узбекистан, у которого нет бумажной трудовой книжки РФ, работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку российского образца или вести на него ЭТК, подавая сведения в СФР на общих основаниях․
• Дистанционные работники: если работник трудится дистанционно, записи в бумажную трудовую могут вноситься по его просьбе (книжка пересылается почтой), но чаще всего на таких сотрудников ведется только ЭТК, что минимизирует риск ошибок и споров․

Трудовая книжка — это документ, где ошибка может стоить работнику части пенсии или стажа․ Если вы обнаружили неточность или отсутствие записи, не бойтесь подавать жалобу работодателю или обращаться в Роструд․

Помните главное:

• В бумажной трудовой книжке ошибки исправляются только через признание записи недействительной, без зачеркиваний․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) делает процесс более прозрачным и безопасным, так как данные хранятся в базе Социального фонда․
• Работодатель обязан реагировать на обоснованные жалобы и своевременно вносить корректировки как на бумаге, так и в электронном формате (ЕФС-1)․

Бережное отношение к своей трудовой истории и своевременное реагирование на ошибки — залог спокойствия при расчете пенсии и поиске новой работы․