Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда требуется запись в трудовую книжку?
3. Пошаговая инструкция
4. Необходимые документы
5. Как правильно оформить запись
6. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и право на социальные гарантии. Запись о приёме на работу по срочному трудовому договору фиксирует:

• дата начала трудовых отношений;
• наименование организации‑работодателя;
• должность (или должностные обязанности);
• срок действия срочного договора.

Отсутствие или неправильное оформление записи может привести к проблемам при расчёте пенсии, выплате отпускных и при последующем трудоустройстве.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие запись в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, ст. 67, ст. 68.
• Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 84н «Об обязательном использовании новых бланков трудовых книжек».
• Доклад Роструда (2025) о продлении срочного договора: общий срок не превышает пяти лет, если сохраняются основания его заключения.
• Постановление Правительства РФ от № 2159 «Об электронных трудовых книжках».

Когда требуется запись в трудовую книжку?

Запись обязательна в следующих случаях:

1. При приёме на работу по срочному трудовому договору (в т.ч. при продлении договора).
2. При переводе работника на другую должность в рамках того же договора.
3. При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) – запись переносится в электронный реестр.

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки и согласился вести её в электронном виде, запись делается в системе «Электронная трудовая книжка».

Пошаговая инструкция

Ниже представлена подробная последовательность действий, которую должен выполнить работодатель.

Шаг 1. Уведомление работника о способе ведения трудовой книжки

• Согласно ТК РФ, работодатель обязан в течение трех дней с момента приёма на работу уведомить сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
• Если работник отказывается от бумажного варианта, оформляется согласие в письменной форме.

Шаг 2. Подготовка и подписание срочного трудового договора

• Договор должен содержать:
  • наименование работодателя;
  • полные ФИО работника;
  • должность (или перечень должностных обязанностей);
  • срок действия договора (не более пяти лет суммарно);
  • основание заключения (например, замещение в отпуске, проектные работы и т.п.).
• Подписывается обеими сторонами и хранится в отделе кадров.

Шаг 3. Оформление записи в трудовой книжке

1. Открыть страницу «Приём на работу» (страница 1‑й части трудовой книжки).
2. Заполнить поля согласно образцу (см. раздел «Как правильно оформить запись»).
3. Подписать запись от имени работодателя (руководитель организации или уполномоченный сотрудник).
4. Поставить печать организации.
5. Работник ставит подпись в графе «Работник».

Шаг 4. Вручение трудовой книжки работнику

• Трудовая книжка передаётся работнику под распиской (пример формулировки: «Получено трудовую книжку, запись проверена»).
• Если используется ЭТК, работнику предоставляется доступ к личному кабинету в системе «Электронная трудовая книжка».

Шаг 5. Ведение реестра и уведомление в ФСС

• Внести сведения о приёме в реестр персонала (если в организации есть такой документ).
• Сообщить в Фонд социального страхования (ФСС) о начале трудовых отношений через систему «ЭПСН» в течение 5 дней.

Необходимые документы

Как правильно оформить запись

Запись в бумажной трудовой книжке делается в следующем виде (пример):

Приём на работу
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Должность: инженер‑технолог
Срок действия договора: с по 
Основание: замещение временно отсутствующего сотрудника
Подпись (руководитель) ____________ /Иванов И.И./
Печать
Подпись (работник) ____________ /Петров П.П./

Ключевые моменты:

• Дата – дата фактического начала работы (не дата подписания договора).
• Наименование организации – полное официальное название, ИНН, ОКПО.
• Должность – указывается точное название должности или перечень обязанностей, если договор подразумевает гибкую роль.
• Срок действия договора – указывается в формате «с … по …». Если договор продлевается, в новой записи указываются новые даты.
• Основание – кратко (до 100 знаков) указывается причина заключения срочного договора (замещение, проект, сезонные работы и т.п.).
• Подписи и печать обязательны.

Для Электронной трудовой книжки запись вносится автоматически после загрузки данных в систему «ЭТК» через портал работодателя. Работодатель заполняет онлайн‑форму, прикладывает скан договора, и система генерирует запись, которую работник видит в личном кабинете.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если работник согласен на такой способ. Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Мгновенный доступ к записям через интернет.
• Автоматическое уведомление в ФСС и Пенсионный фонд.

Процедура внесения записи в ЭТК:

1. Получить согласие работника (электронная форма «Согласие на ведение ЭТК»).
2. В личном кабинете работодателя в системе «ЭТК» выбрать пункт «Добавить запись – Приём на работу».
3. Заполнить поля, аналогичные бумажному образцу.
4. Прикрепить скан‑копию срочного договора.
5. Подтвердить запись электронной подписью руководителя.
6. Система автоматически отправит уведомление работнику.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить запись в трудовой книжке, если сотрудник отказался от бумажного варианта?

Да. В этом случае запись вносится в электронную трудовую книжку (ЭТК) после получения письменного согласия работника.

Сколько раз можно продлевать один и тот же срочный договор?

Продление допускается, если сохраняются основания договора и суммарный срок всех подряд заключённых срочных договоров не превышает пяти лет.

Нужно ли делать отдельную запись при каждом продлении договора?

Да. При продлении в трудовую книжку вносятся новые даты начала и окончания, а также указывается основание продления.

Можно ли оформить запись в трудовой книжке без подписания договора?

Нет. Трудовой договор является основанием для записи. Без подписанного договора запись считается ошибочной и может быть оспорена.

Какие штрафы предусмотрены за неправильное оформление записи?

В соответствии со ст. 75 ТК РФ, за нарушение правил ведения трудовых книжек работодателю может быть назначен штраф от 5 000 до 30 000 рублей.

Оформление записи о приёме на работу по срочному договору – важный элемент трудового процесса. Правильное заполнение, соблюдение сроков и использование актуальных форм (бумажных или электронных) позволяют избежать юридических рисков и обеспечить сотруднику надёжную фиксацию трудового стажа.

Следуйте приведённой выше пошаговой инструкции, проверяйте соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов, а также используйте возможности электронных систем – тогда процесс будет быстрым, прозрачным и безошибочным.

Помните: точность и своевременность – ключ к безупречному ведению трудовых книжек.