В процессе увольнения работника, когда прекращается действие трудового договора по истечении установленного срока, в трудовую книжку вносится специальная запись. Эта запись фиксирует основание прекращения отношений и служит подтверждением факта увольнения. Ниже подробно разбираем, как правильно оформить такую запись, какие требования предъявляет законодательство и какие нюансы следует учитывать.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 81, ст. 84) и Правилам, утверждаемым Министерством труда и социальной защиты, при прекращении трудового договора по истечении срока его действия работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку запись о прекращении трудовых отношений;
- Указать основание увольнения – истечение срока действия договора;
- Сделать это в установленные сроки (не позднее дня увольнения).
Важно помнить, что запись в трудовой книжке должна быть подписана работодателем и работником, а также заверена печатью организации (если она имеется).
Сроки и порядок уведомления работника
Работодатель обязан предупредить сотрудника о предстоящем увольнении за три календарных дня до истечения срока действия договора. Уведомление может быть произведено:
- Устно;
- Письменно;
- В виде уведомления, направляемого заказным письмом с уведомлением.
Если срок выдачи трудовой книжки ещё не истек, работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по требованию работника.
Как оформить запись в трудовой книжке
В графе 3 – Сведения о работе в соответствующей строке вносится запись в следующем виде:
Уволен в связи с истечением срока действия трудового договора.
Пример оформления:
- Дата увольнения: ;
- Основание увольнения: Истечение срока действия трудового договора;
- Подпись работодателя: _______________________;
- Подпись работника: _______________________;
- Печать организации: (при наличии).
Если в книжке уже была сделана запись о увольнении, но она оказалась ошибочной, её необходимо исправить в соответствии с пунктом 56 Инструкции по ведению трудовой деятельности.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи работника. Запись считается недействительной без подписи сотрудника.
- Неправильная формулировка основания. Нужно использовать точные слова «истечение срока действия трудового договора».
- Отсутствие даты увольнения. Дата должна быть указана явно.
- Неправильный срок уведомления. Уведомление должно быть дано минимум за три дня до окончания срока.
Как исправить ошибку в записи
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её можно поправить следующим образом:
- Сделать отметку о том, что предыдущая запись считается недействительной (см. пункт 56 Инструкции);
- Внести новую запись с правильными данными;
- Получить подписи обеих сторон и печать.
Исправление допускается только в том случае, если ошибка была выявлена до истечения установленного срока для предоставления трудовой книжки.
Примеры оформления
Ниже приведены типовые образцы записи, которые можно использовать в качестве шаблона.
Пример 1 – стандартный вариант
Запись в трудовой книжке
Дата увольнения:
Основание увольнения: Истечение срока действия трудового договора
Подпись работодателя: _______________________
Подпись работника: _______________________
Печать: (при наличии)
Пример 2 – с указанием периода работы
Раздел Сведения о работе
Наименование организации: ООО «Пример»
Должность: Менеджер по продажам
Период работы: –
Причина увольнения: Истечение срока действия трудового договора (5‑летний срок)
Подпись работодателя: _______________________
Подпись работника: _______________________
Печать: (при наличии)
Что не требуется вносить в трудовую книжку
Согласно разъяснениям Министерства труда, при истечении пятилетнего срока действия контракта не требуется вносить запись о продлении или заключении нового трудового договора. Такие сведения фиксируются только в отдельном документе (договор нового периода) и не отражаются в книжке.
Краткие рекомендации работодателю
- За три дня до окончания срока действия договора отправьте работнику официальное уведомление об увольнении.
- Подготовьте форму записи в трудовой книжке, включив дату увольнения, основание и подписи.
- Убедитесь, что запись подписана работником и заверена печатью организации.
- При необходимости исправьте ошибки в соответствии с установленными правилами.
- Не откладывайте оформление более чем на неделю – закон предписывает завершить процедуру в течение этого срока.
Запись в трудовой книжке при истечении срока действия трудового договора – обязательный элемент процесса увольнения. Правильное оформление гарантирует юридическую корректность действий работодателя и защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдайте установленные сроки, формулировки и подписи, а при возникновении вопросов обращайтесь к специалистам по кадровому праву.
Автор статьи: HR‑эксперт, 2025 год.