Вопрос о том, делается ли запись в трудовой книжке при оформлении отпуска по уходу за ребенком, часто интересует как работников, так и работодателей. Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое нормативными актами, практикой и примерами.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Министерства труда, отпуск по уходу за ребенком (декрет) фиксируется в трудовой книжке только в случае замены работника, который находится в таком отпуске. Если же сотрудник просто находится в декрете и продолжает работать в другом подразделении, запись в книжке не требуется.

• Запись вручную в трудовую книжку вносится только при приёме на работу по срочному трудовому договору на период отпуска по уходу за ребёнком.
• Если договор заключён на временно‑переводе (например, временный перевод на время декретного отпуска), то в книжку не вносится информация о таком переводе.

Нормативные ссылки

В справочных материалах КонсультантПлюс (2025) указаны:

1. Как оформить срочный договор для временного работника, замещающего сотрудника в декрете.
2. Как правильно оформить запись в трудовой книжке для такого работника.
3. Какие документы требуются (справка с места работы, приказ о переводе и т.д.).

Когда требуется запись в книжке?

Запись вносится, если:

• Работник принимается на работу по срочному трудовому договору именно для замены декретницы.
• Договор заключён на период отпуска по уходу за ребёнком (до 3 лет ребёнка).
• Работодатель ведет трудовую книжку (для работников, для которых она обязательна).

Если же речь идёт о временном переводе (например, сотрудник переводится в другой отдел на время декрета), то вручную в трудовую книжку запись не делается. Вместо этого в штатном учёте фиксируется период временного перевода, но в книжке это не отражается.

Как правильно оформить запись?

При оформлении записи в трудовой книжке следует учитывать следующие элементы:

• Форма записи: в книжке указывается дата начала и окончания периода, а также основание (например, «по срочному трудовому договору № 12 от »).
• Данные работника: ФИО, должность, подразделение.
• Основание увольнения/приёма: «приём на работу по срочному договору на период отпуска по уходу за ребёнком».
• Срок действия: указание, что договор расторгается по окончании отпуска (или по достижении ребёнком 3 лет).

Пример оформления (см. SPOK.BY, 2025‑2026 гг.):

Запись в трудовой книжке
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Специалист‑консультант
Подразделение: Отдел кадров
Основание: Срочный трудовой договор № 12 от г. на период отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет (до г.)

Какие документы подтверждают факт отпуска?

Для подтверждения периода отпуска и прав на пособие используются:

• Справка с места работы родителя о неиспользовании отпуска по уходу за ребёнком (образец – 2025‑12‑10).
• Приказ о переводе или срочном договоре, подписанный обеими сторонами.
• Справка в Социальный фонд (СФР) о неполучении ежемесячного пособия, если оно не выплачивалось.
• Образец заявления на отпуск (шаблон – nalog-nalog.ru).

Частые вопросы и ответы

Обязан ли работодатель вносить запись в книжку, если работник уже находится в декрете и продолжает работать?

Нет. Если сотрудник продолжает работать в другом подразделении, а не находится в отпуске, то запись в книжку не требуется. Запись делается только при приёме на работу для замещения декретницы.

Что делать, если запись уже была внесена, но договор расторгнут раньше срока?

В этом случае необходимо оформить приказ об увольнении и обновить запись в книжке, указав дату окончания действия срочного договора.

Можно ли использовать электронный трудовой договор вместо бумажного?

Да, при условии, что электронный документ подписан обеими сторонами и хранится в соответствии с требованиями Трудового кодекса. Однако в трудовой книжке всё равно вносится запись о факте трудоустройства.

Итак, запись в трудовой книжке об отпуске по уходу за ребёнком делается только в случаях:

1. Приём на работу по срочному трудовому договору для замещения сотрудника, находящегося в декрете.
2. Ведение трудовых книжек (не все работники обязаны иметь такую книгу).

При временном переводе или при продолжении работы в том же месте записи в книжку не вносятся. Все необходимые сведения фиксируются в иных документах (приказах, справках, электронных договорах), которые служат подтверждением факта отпуска и прав на пособие.

Помните, что правильное оформление записей в трудовых документах – залог сохранения полного трудового стажа и корректного расчёта всех выплат, связанных с отпуском по уходу за ребёнком.