Переход от бумажной формы трудовой книжки к электронному формату регулируется законом РФ № 439‑ФЗ от и Приказом Минтруда России № 320н от . При этом важно правильно оформить соответствующую запись в трудовой книжке, чтобы избежать недоразумений с контролирующими органами.
Что именно фиксируется в записи?
Запись не является прикасом об увольнении или изменении условий труда. Она лишь констатирует факт выбора работником формата хранения сведений о своей трудовой деятельности – бумажный или электронный.
В соответствии с п. 3 ст. 2 закона № 439‑ФЗ в бумажной книжке вносится запись о:
- переходе на ведение трудовых сведений в электронном виде;
- подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- выдаче бумажной копии трудовой книжки на руки.
Нормативно‑правовая база
Для полного понимания процедуры рекомендуется ознакомиться с следующими документами:
- Закон РФ № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» от ;
- Приказ Минтруда России № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» от ;
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑150 «О порядке оформления трудовых книжек при переходе на электронный формат»;
- Ст. 66 ТК РФ – требования к оформлению записей в трудовых книжках.
Пошаговая инструкция оформления записи
Подготовка заявления работника
Работник подаёт заявление о переходе на электронный формат. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия текущей бумажной трудовой книжки;
- Дата подачи заявления;
- Подпись работника.
Внесение записи в трудовую книжку
После получения заявления кадровый сотрудник вносит в бумажную книжку следующую запись:
Запись о переходе на электронное ведение трудовых сведений
На основании заявления работника от «__» __________ 2026 г. о переходе на электронный формат ведения трудовых сведений в соответствии с п. 3 ст. 2 Закона РФ № 439‑ФЗ.
Подпись руководителя отдела кадров: ______________________
Выдача бумажной копии
После внесения записи в книжку работодатель обязан выдать бумажную копию трудовой книжки на руки работнику. При этом в книге фиксируется дата выдачи и подпись работника о получении.
Оформление при приёме на новую должность
Если новый работник уже имеет запись о переходе на электронный формат в предыдущей организации, а новый работодатель решает перейти на электронный учет, то в новой книжке вносится запись о:
- приёме на работу;
- переходе на электронный формат (если он не был оформлен ранее);
- подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Примеры формулировок записи
Пример 1 (стандартный вариант):
Запись о переходе на электронное ведение трудовых сведений
«__» __________ 2026 г. – В связи с заявлением работника Иванова И.И. от «__» __________ 2026 г. о переходе на электронный формат ведения трудовых сведений, в соответствии с п. 3 ст. 2 Закона РФ № 439‑ФЗ, вносится запись о переходе на электронный формат.
Пример 2 (при приёме на новую должность):
Запись о приёме на работу и переходе на электронный учет
«__» __________ 2026 г. – Работник Петров П.П., получивший в предыдущей организации запись о переходе на электронный формат от «__» __________ 2025 г., продолжает вести трудовые сведения в электронном виде. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подано г.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли делать скан‑копию бумажной трудовой книжки? – По мнению Минтруда, скан‑копию делать не требуется, однако рекомендуется сохранить её в архиве организации для контроля.
- Кто отвечает за ведение бумажной копии после выдачи? – После выдачи работнику работодатель больше не несет ответственности за её хранение и актуализацию.
- Можно ли отменить переход на электронный формат? – Да, работник может в любой момент подать новое заявление о возврате бумажного формата; в книжке тогда вносится соответствующая запись.
- Как оформить запись, если работник отказался от электронного формата? – В книжке вносится запись о отказе от электронного формата и указание, что трудовые сведения будут вести в бумажном виде.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при переходе на электронный формат – ключевой элемент юридически корректного процесса. Соблюдая требования закона № 439‑ФЗ и Приказа Минтруда № 320н, а также используя примеры формулировок, приведённые в статье, вы сможете без проблем пройти проверку контролирующих органов и обеспечить прозрачность отношений с сотрудником.
Если понадобится более детальная консультация или шаблоны заявлений, обратитесь к специалисту по кадровому делу или в юридический отдел вашей организации.