Ситуация, когда компания меняет название своего внутреннего структурного подразделения (отдела, управления, службы, цеха, участка), встречается довольно часто. Например, «Отдел кадров» может стать «Отделом персонала», а «Теническая служба» — «Отделом по ремонту и обслуживанию». Важно понимать, что переименование отдела — это не то же самое, что переименование всей организации. От этого зависит порядок и содержание записи в трудовой книжке работника.
Ключевое отличие: переименована организация или её часть?
Здесь кроется главная ошибка. Разберем два принципиально разных случая:
- Переименована организация (юридическое лицо). Меняется наименование в ЕГРЮЛ, учредительные документы. В трудовой книжке делается специальная запись с указанием даты и нового наименования организации.
- Переименовано структурное подразделение (отдел). Юридическое лицо остается прежним, меняется только название внутренней единицы. Это изменение отражается в штатном расписании и локальных актах компании. Запись в трудовой книжке имеет другую форму.
Как правильно оформить запись при переименовании ОТДЕЛА
Если меняется только название вашего отдела, а работодатель (организация) остается тем же, запись вносится в графу 3 («Сведения о работе») раздела «Трудовая деятельность». Графы 1 и 2 (наименование организации и дата приема) для такой записи не заполняются.
Образец и структура записи:
Запись делается отдельной строкой и должна содержать:
- Номер и дату приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого произошло переименование. Это обязательное требование.
- Указание на изменение наименования подразделения.
- Дату, с которой действует новое наименование отдела.
Пример корректной записи:
«Приказом от № 123-к отдел маркетинга переименован в отдел цифрового развития с ».
Или более подробный вариант:
«На основании приказа директора от № 45-од отдел логистики и снабжения переименован в управление цепей поставок с ».
Нормативная база
Требования к оформлению установлены «Порядком ведения и хранения трудовых книжек» (утвержден Постановлением Правительства РФ № 4 от ). Пункт 10 данного Порядка прямо указывает, что записи о переименовании должности или структурного подразделения вносятся в графу 3.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Заполняются графы 1 и 2 (наименование организации и дата приема на работу).
Решение: Эти графы остаются пустыми. Запись относится только к изменению внутри уже действующей записи о работе. - Ошибка: Не указан номер и дата локального акта (приказа).
Решение: Всегда ссылайтесь на конкретный документ. Это подтверждает законность изменения. - Ошибка: Указано только новое название отдела без даты вступления в силу.
Решение: Обязательно укажите дату, с которой действует новое наименование. Она может совпадать с датой приказа или быть позже. - Ошибка: Путаница с переименованием организации.
Решение: Проверьте, менялось ли название вашей компании в ЕГРЮЛ. Если нет — вы меняете только отдел.
Что делать, если запись о переименовании отдела в трудовую книжку не была внесена?
Если кадровая служба забыла сделать такую запись, вы имеете полное право требовать её внесения. Алгоритм действий:
- Обратитесь в отдел кадров (отдел персонала) с письменным заявлением (можно на имя руководителя) с просьбой внести пропущенную запись на основании имеющегося приказа о переименовании.
- В заявлении укажите период работы в данном подразделении до и после переименования.
- Если кадровики отказываются, вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.
Важно: Пропуск такой записи не снимает с вас обязанности указывать при приеме на новую работу (например, при переходе в другую компанию) полное и точное наименование того подразделения, в котором вы фактически работали на момент увольнения.
Краткий итог и алгоритм для работника
Чтобы всё было правильно, помните:
- Шаг 1: Определите, что именно переименовалось — организация или ваш отдел.
- Шаг 2: Если переименован отдел, запись вносится только в графу 3 трудовой книжки.
- Шаг 3: В записи обязательно должны быть: номер и дата приказа, старое и новое название отдела, дата вступления переименования в силу.
- Шаг 4: Запись должна быть сделана отдельной строкой и подписана должностным лицом и кадровиком с печатью организации.
- Шаг 5: При смене работы указывайте в анкетах и резюме то наименование отдела, которое было на момент вашего увольнения.
Соблюдение этих правил защитит ваши трудовые права и обеспечит однозначность трактовки вашего стажа и опыта работы в будущем.