Дата публикации: 01:39:02
В процессе работы с персоналом часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись в трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность? Ответ зависит от ряда нюансов, регулируемых Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты.
Нормативная база
Согласно части 4 статьи 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о постоянном кадровом переводе, то есть о перемещении сотрудника на другую должность без установления временных рамок. Такие сведения фиксируются только в случае, когда новое место работы является постоянным.
Перевод, оформляемый дополнительным соглашением к трудовому договору, также требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку, если он носит постоянный характер.
Для подтверждения правильности оформления кадровых изменений необходимо опираться на:
- Ч. 4 ст. 66 ТК РФ;
- Постановления Порядка ведения кадровой документации;
- Рекомендации Роструда по ведению трудовых книжек.
Электронный формат сведений о трудовой деятельности
В 2026 году многие организации переходят на электронный формат ведения кадровой документации (форма ЕФС‑1). При этом важно проверить, что ранее внесенные записи в бумажных трудовой книжках согласованы с новыми требованиями.
Когда запись в трудовую книжку обязана быть сделана?
Запись вносится в следующие случаи:
- Перевод сотрудника на постоянную должность в том же или в другом подразделении организации;
- Изменение трудового функционала без установления сроков;
- Перевод, оформленный дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если перевод носит временный характер (например, временное замещение), запись в трудовую книжку не требуется. Однако в таком случае необходимо оформить соответствующее временное распоряжение и зафиксировать его в служебных документах.
Перевод между подразделениями без изменения обязанностей
Эксперты Роструда уточняют, что не требуется вносить запись, если сотрудник меняет только подразделение, но его должность и обязанности остаются прежними. В этом случае достаточно оформить приказ о перемещении и обновить внутренние кадровые реестры.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Для корректного оформления следуйте этим шагам:
- Шаг 1. Подготовьте приказ о переводе, подписанный руководителем.
- Шаг 2. Убедитесь, что перевод является постоянным (без указания конечного срока).
- Шаг 3. Внесите в трудовую книжку запись согласно шаблону:
- ФИО сотрудника;
- Дата перевода;
- Новая должность и подразделение;
- Номер и дата приказа (или дополнительного соглашения).
- Шаг 4. Сохраните копию приказа в личном деле сотрудника;
- Шаг 5. При переходе на электронный формат (ЕФС‑1) внесите сведения в соответствующее поле системы.
Важно, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа и не содержала расхождений с трудовым договором.
Последствия отсутствия записи
Если работодатель не вносит запись о постоянном переводе в трудовую книжку, это может привести к следующим последствиям:
- Неправильное отражение трудового стажа в расчетах пенсионных выплат;
- Сложности при проверке со стороны контролирующих органов (Роструд, инспекция труда);
- Потенциальные споры с сотрудником о праве на изменение условий труда.
Поэтому своевременное оформление кадровых изменений – обязательный элемент корректного ведения кадровой документации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить запись, если перевод временный? – Нет, временный перевод оформляется и фиксируется иным способом (приказ о временном замещении).
- Можно ли отложить запись до конца года? – По закону запись должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней с даты перевода.
- Как оформить перевод, если сотрудник меняет должность, но остается в том же подразделении? – Внести запись в трудовую книжку необходимо, так как меняется трудовая функция.
- Что делать, если запись уже была внесена ошибочно? – Скорректировать данные в соответствии с действующим приказом и оформить корректирующее решение;
Запись о постоянном переводе на другую должность в трудовую книжку обязательна, если:
- Перевод носит постоянный характер;
- Он оформлен дополнительным соглашением к трудовому договору;
- Изменяются трудовой функционал или подразделение.
Соблюдение сроков (не позднее 5 рабочих дней) и точность данных позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное отражение трудовой деятельности сотрудника как в бумажных, так и в электронных форматах.
Для более детального разбора конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться разъяснениями Роструда и МТСЗН Казахстана.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.