Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина. При переводе сотрудника на другую должность, в другое подразделение или в другую организацию необходимо правильно оформить запись в разделе «Сведения о работе». Ошибки в этом пункте могут привести к потере стажа, проблемам с пенсией и трудовыми спорами.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 77, п. 1‑8) – определяет порядок перевода и обязательность внесения записи в трудовую книжку.
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 426н) – фиксирует сроки внесения записей (не позднее 5 рабочих дней с момента приказа).
• Приказ Минтруда РФ № 426н – уточняет форму записи в графах 1‑4 раздела «Сведения о работе».

Виды перевода

Кто отвечает за внесение записи?

1. Работодатель, сделавший перевод (прежний или текущий) – оформляет приказ о переводе и передаёт его в кадровую службу.
2. Кадровая служба (или бухгалтерия) – вносит запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента подписания приказа.
3. Если перевод происходит между двумя разными организациями, прежний работодатель вносит запись об увольнении (по переводу), а новый работодатель – запись о приёме на работу.

Пошаговая инструкция по внесению записи о постоянном переводе

Шаг 1. Подготовка приказа о переводе

• Наименование организации.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа (например, № 12/2026).
• ФИО работника, его текущая должность и подразделение.
• Новая должность/подразделение, дата начала исполнения обязанностей.
• Основание перевода (производственная необходимость, реорганизация, личные обстоятельства и т.д.).
• Подписи руководителя и работника (при согласии).

Шаг 2. Уведомление работника

Работнику предоставляется копия приказа, подписывается согласие (если перевод не односторонний) и фиксируется в личном деле.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑3). Заполняются четыре графы:

Шаг 4. Подписание записи

Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и работником. Подпись работника подтверждает согласие с записью.

Шаг 5. Архивирование документов

• Копия приказа и согласие работника помещаются в личное дело.
• Отметка о внесении записи фиксируется в журнале учёта трудовых книжек (если такой журнал ведётся).

Примеры оформления записи

Пример 1. Перевод внутри одной организации

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Технопарк», инженер‑конструктор, отдел разработки А
Графа 4: № 12/2026 от 
Подписи: ___________/И. Иванов (рук.) ___________/П. Петров (раб.)

Пример 2. Перевод в другое юридическое лицо (перевод по согласованию)

Сначала прежний работодатель вносит запись об увольнении «по переводу», затем новый работодатель вносит запись о приёме.

--- Прежний работодатель (ООО «Старт») ---
Графа 1: 8
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Старт», менеджер проекта, отдел продаж
Графа 4: Увольнение по переводу в ООО «Инновации», № 45/2026 от 

--- Новый работодатель (ООО «Инновации») ---
Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Инновации», менеджер проекта, отдел разработки
Графа 4: Приём на работу в порядке перевода, № 45/2026 от 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли вносить запись, если перевод временный?

Нет. Временный перевод (с указанием срока) не фиксируется в трудовой книжке. При признании временного перевода постоянным – запись вносится.

Вопрос 2. Какой срок внесения записи?

Согласно Положению о порядке ведения трудовых книжек, запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента подписания приказа.

Вопрос 3. Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 9 Положения: делается зачеркивание ошибочного текста (через две линии), рядом ставится подпись работника и руководителя, а рядом – правильные данные.

Вопрос 4. Нужно ли указывать прежнее место работы в записи о переводе?

В графе 3 указывается только текущий работодатель, должность и подразделение. Информация о прежнем месте работы фиксируется в предыдущей записи (или в записи об увольнении, если перевод происходит между разными организациями).

Вопрос 5. Как оформить перевод, если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Для ЭТК запись вносится в электронную форму через портал Госуслуги. Порядок заполнения графов такой же, как в бумажной версии, но процесс автоматизирован, и срок внесения – 5 рабочих дней.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера приказа в графе 4. Указывайте полностью: № … от …
• Неправильный порядок заполнения графы 3. Сначала название работодателя, затем должность, затем подразделение.
• Запись делается позже установленного срока. Планируйте процесс: приказ → подписи → запись в течение 5 дней.
• Отсутствие подписи работника. Подпись обязательна, иначе запись может быть признана недействительной.
• Смешивание временного и постоянного перевода. Уточняйте статус в приказе; если перевод временный, запись в книжку не делается.

Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. Следуйте законным требованиям, используйте образцы приказов и записей, контролируйте сроки и подписи. Это гарантирует сохранность трудового стажа, корректный расчёт пенсии и отсутствие трудовых споров.

Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников (КонсультантПлюс, Порядок ведения трудовых книжек 2022, сайты HR‑консалтинговых компаний).