Важность правильного оформления записи в трудовой книжке нельзя переоценить: от этого зависит сохранность трудового стажа, начисление пенсии, а также возможность подтверждения квалификации перед новыми работодателями. В статье рассмотрены все нюансы, связанные с переводом работника из одной организации в другую, а также даны практические рекомендации и образцы записей.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения записей о переводе в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67, пункт 5, а также пункты 6‑9, где говорится о переводе работника на другую работу, в т.ч. в другую организацию.
• Постановление Правительства РФ от № 331 «Об утверждении формы трудовой книжки» – определяет структуру записей.
• Разъяснения Роструда (2023‑2025 гг.) о необходимости указывать подразделения и о том, что перевод в другую организацию фиксируется отдельным приказом.
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (2022‑2025) – образцы приказов и заполнения записей.

Когда запись обязательна?

1. Перевод в другую организацию (другой юридический работодатель) – запись обязательна, поскольку меняется место работы.
2. Перевод в другое структурное подразделение того же работодателя – запись также требуется, если в договоре указано конкретное подразделение.
3. Временный перевод (внутренний командировочный или проектный перевод) – запись в трудовую книжку не делается, но фиксируется в личной карточке и приказе.
4. Перевод без изменения должности и обязанностей – запись в книжку обязательна, если меняется название подразделения.

Кто оформляет запись?

Запись в трудовую книжку вносит работодатель, в котором работник находится в момент перевода. При переводе в другую организацию:

• Исходный работодатель издаёт приказ «Об увольнении по переводe» и вносит запись о прекращении трудовых отношений.
• Новый работодатель в течение 3‑х рабочих дней вносит запись «Принят на работу в порядке перевода» и выдает приказ о приёме.

Пошаговая процедура оформления перевода в другую организацию

Шаг 1. Согласование условий перевода

Стороны (старый и новый работодатели) заключают соглашение о переводе (может быть оформлено как отдельный договор или приложение к трудовому договору). В документе указываются:

• Дата начала перевода;
• Новая должность и структурное подразделение;
• Условия оплаты труда и соц.пакета;
• Права и обязанности сторон.

Шаг 2. Издание приказов

1. Исходный работодатель: Приказ «Об увольнении по переводу». В приказе указываются:
   • Дата увольнения (обычно последний день работы в организации);
   • Ссылка на соглашение о переводе;
   • Основание – перевод в другую организацию.
2. Новый работодатель: Приказ «О приёме на работу в порядке перевода». В приказе фиксируются:
   • Дата приёма;
   • Новая должность и подразделение;
   • Ссылка на соглашение о переводе;
   • Условия оплаты и соц. гарантии.

Шаг 3. Внесение записей в трудовые книжки

Записи делаются в строку N 1 (для бумажной книги) или в электронный реестр. Пример оформления:

Шаг 4. Оформление личных карточек

В обеих организациях в личных карточках сотрудника фиксируют:

• Дата начала и окончания перевода;
• Новый штатный номер (если меняется);
• Сведения о прежних и новых должностях.

Образцы записей в трудовую книжку

Перевод в другую организацию (постоянный)

Запись в прежней организации:

Уволен по переводу в ОАО «ГлобалТех» (перевод из ОАО «СеверСтрой») 
Основание: Приказ № 78 от 

Запись в новой организации:

Принят на должность главного инженера в ОАО «ГлобалТех» (перевод из ОАО «СеверСтрой») 
Основание: Приказ № 34 от 

Перевод в другое подразделение того же работодателя

Переведен в отдел маркетинга ОАО «РосТелеком» на должность менеджера по рекламе 
Основание: Приказ № 112 от 

Временный перевод (не фиксируется в книжке)

Для временного перевода (например, на проект в другой филиал) оформляется приказ, но запись в трудовую книжку не делается. Информация фиксируется в личной карточке и в приказе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли указывать название отдела при переводе в той же организации?

Да. Если в трудовом договоре указано конкретное подразделение, а при переводе оно меняется, то в запись необходимо добавить название нового отдела (разъяснение Роструда, 2023).

Вопрос 2. Можно ли оформить перевод без издания приказа?

Нет. Трудовой кодекс требует документального оформления в виде приказа (или распоряжения) обеих сторон. Отсутствие приказа может стать основанием для штрафов со стороны инспекции труда.

Вопрос 3. Как оформить перевод, если работник находится в отпуске?

Перевод может быть осуществлен в любой момент, но дата начала работы в новой организации указывается с учётом периода отпуска. Приказ должен содержать фразу «с учётом отпуска, начиная с …».

Вопрос 4. Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем переводе?

Запись делается в следующую свободную строку. При необходимости можно добавить пояснительную записку к приказу, чтобы избежать путаницы.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания основания перевода – в записи обязательно указывается номер и дату приказа.
• Неправильный порядок дат – дата увольнения в старой организации должна предшествовать дате приёма в новой.
• Пропуск названия подразделения – если в договоре указано подразделение, его нельзя опускать.
• Запись в неправильный раздел книги – все записи о переводах делаются в строку N 1 (для бумажной книги) или в соответствующий раздел электронного реестра.
• Отсутствие подписи ответственного лица – запись должна быть подписана руководителем (или уполномоченным лицом) и заверена печатью организации.

Оформление записи о переводе к другому работодателю – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильный порядок действий (согласование, издание приказов, внесение записей) гарантирует сохранность трудового стажа и защищает интересы как работника, так и работодателя. При соблюдении рекомендаций, изложенных в данной статье, риск ошибок, которые могут привести к проверкам со стороны инспекции труда, минимален.

Дата подготовки статьи: . Информация актуальна на момент публикации и основана на данных Трудового кодекса РФ, разъяснений Роструда, а также материалов КонсультантПлюс (2022‑2025).