Прием на работу водителя имеет ряд специфических особенностей, которые необходимо учитывать при оформлении кадровых документов. Одной из таких важных деталей является указание типа транспортного средства, так как от этого может зависеть право сотрудника на льготную пенсию (например, для водителей лесовозов, спецтехники и т.д.).

В данной статье мы подробно разберем правила внесения записей в бумажную и электронную трудовую книжку при приеме на работу водителя в 2026 году.

Общие правила внесения записей

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), работодатель обязан внести запись в трудовую книжку о приеме на работу каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, если эта работа является для работника основной.

• Если трудовая книжка сотрудника была заведена до и в разделе «Сведения о работе» еще есть свободные строки, записи вносятся именно в нее. Оформлять новую трудовую книжку действующей формы не нужно.
• Если свободное место в бумажной трудовой книжке закончилось, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку.
• Основанием для внесения записи всегда является изданный приказ о приеме на работу;

Специфика записи для водителя

При оформлении приема на работу водителя очень важно в приказе и, соответственно, в трудовой книжке указать, на какую именно автомашину он принят. Это критически важно, так как работа на некоторых видах машин дает право на досрочную (льготную) пенсию. Неверная или неточная формулировка в будущем может лишить сотрудника этой привилегии.

Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под этим заголовком вносятся данные:

1. Графа 1 — ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
2. Графа 2 — указывается дата приема на работу (число, месяц, год).
3. Графа 3 — вносится сама запись о приеме на работу. Обязательно укажите должность, структурное подразделение и марку/тип транспортного средства. Например: «Принят в гараж водителем легкового автомобиля (ВАЗ-2114)» или «Принят на автопарк водителем автобуса (ПАЗ-3205)», или «Принят водителем лесовоза (КамАЗ-43118)».
4. Графа 4 — указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись.

Пример заполнения записи:

1 | 15 | 05 | 2026 | Принят в транспортный цех водителем грузового автомобиля (ГАЗель NEXT) | Приказ от № 12-к

Электронная трудовая книжка (ЭТК) при приеме водителя

С учетом развития электронного кадрового документооборота, при приеме на работу водителя в 2026 году необходимо также подать информацию в Социальный фонд.

Отправить информацию в СФР нужно не позже рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу. С этого момента данные будут отражены в электронной трудовой книжке сотрудника (форма СТД-Р или выписка из ЕФС-1). Правила заполнения данных для ЭТК регламентируются Приказом Минтруда № 320н.

Документы для приема на работу водителя

Перед тем как внести запись в трудовую книжку, работодатель должен корректно оформить прием. Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ, кандидат на водительскую должность обязан предъявить следующий пакет документов:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• Трудовую книжку (бумажную) или сведения о выборе электронной трудовой книжки (форма СТД-Р);
• Водительское удостоверение с соответствующей категорией (А, В, С, D, Е и т.д.);
• Документ о прохождении обязательного медицинского осмотра (медицинская справка);
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании / квалификации (если работа требует специальных знаний);

Важные нюансы оформления

При работе с кадровыми документами обратите внимание на следующие моменты:

1. Отсутствие печати у работодателя. Если вы работаете на индивидуального предпринимателя (ИП/ЧП), у которого нет печати, трудовой договор заполняется просто ручкой. В трудовой книжке в таком случае печать также не ставится. Главное, наличие подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписи самого работника.
2. Заполнение вкладыша. Если вы вносите запись во вкладыш, не забудьте на ьном листе основной трудовой книжки проставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер этого вкладыша.
3. Соблюдение сроков. Помните про правило 5 дней. Если водитель принят на работу временно (на 3-4 дня), запись в трудовую книжку не вноситься;

Грамотное и точное заполнение трудовой книжки водителя — залог того, что у сотрудника не возникнет проблем при оформлении пенсии (особенно льготной), а работодатель избежит штрафов со стороны трудовой инспекции.