Приём на работу на время декретного отпуска регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно рассматривается‚ какую запись необходимо сделать в трудовой книжке работника‚ который берёт на себя обязанности замещения сотрудника‚ находящегося в декретном отпуске.

Правовая основа

Согласно ст. 81 ТК РФ‚ при приёме на работу по срочному трудовому договору для замещения работника‚ находящегося в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком‚ работодатель обязан:

• внести соответствующую запись в трудовую книжку (или в Сведения о трудовой деятельности‚ если книжка не ведётся);
• ссылку на основание – приказ о приёме на работу;
• указать‚ что договор заключён на период декретного отпуска.

Эти требования подтверждены разъяснениями Роструда и консультантов Плюс‚ которые отмечают‚ что запись обязательна независимо от того‚ ведётся ли бумажная трудовая книжка или используется электронный вариант.

Что именно фиксируется в записи

В запись в трудовую книжку обычно включают следующие элементы:

1. Номер и дата приказа о приёме на работу.
2. ФИО работника и его должность.
3. Указание‚ что договор заключён на время декретного отпуска (или срочный договор временного работника).
4. Сведения о периоде отпуска (например‚ «с по »).
5. При необходимости – номер и дата договора**‚ если он отличается от общего приказа.

Пример оформления записи:

Приказ № 156 от 
Приём на работу в должность «Старший бухгалтер» на период декретного отпуска
(с по ) в связи с уходом И.И. Петрова в отпуск по беременности и родам.

Нужно ли указывать «временный характер» работы?

Согласно практике и разъяснениям специалистов‚ в записи не требуется явно указывать‚ что договор срочный. Достаточно сформулировать‚ что сотрудник занят на период декретного отпуска. Это соответствует требованиям ТК РФ и не вводит в заблуждение при проверке стажа.

Как правильно оформить запись в разных формах ведения трудовой деятельности

Если ведётся бумажная трудовая книжка‚ запись делается в соответствующее поле «Сведения о работе». Если книжка уже заполнена‚ используют вкладыш в той же книжке. При переходе на электронный формат записи оформляются в системе кадрового учёта‚ но сведения сохраняются в той же структуре.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты приказа – без даты документ считается недействительным.
• Указание «временный характер» – не требуется‚ но иногда добавляют для ясности.
• Несоответствие дат – период в записи должен точно совпадать с датами отпуска.
• Отсутствие ссылки на основание – без указания приказа запись может быть оспорена.

Что делать‚ если запись уже внесена неверно

В случае выявления ошибки в записи‚ работодатель обязан:

1. Сразу же исправить ошибку‚ оформив новое подтверждение (приказ‚ согласование с работником).
2. В случае невозможности исправления – признать запись недействительной и внести корректную.
3. Сохранить подтверждающие документы (протоколы‚ приказы) для возможного обращения в суд или в Пенсионный фонд.

Краткое резюме

Итак‚ какая запись в трудовой книжке при декрете должна быть сделана?

• Запись делается по приказу о приёме на работу.
• В ней указывается‚ что договор заключён на период декретного отпуска.
• Указываются ФИО‚ должность и период отпуска.
• Не требуется отдельное указание «временный характер» работы.
• Запись вносится в трудовую книжку или в Сведения о трудовой деятельности.

Соблюдение этих требований гарантирует правильный расчёт пенсионного стажа и защищает работодателя от возможных споров с сотрудником или контролирующими органами.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению записи в трудовой книжке‚ рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или в отдел юридической поддержки вашей организации.