Прием сотрудника на работу в обособленное структурное подразделение (филиал, представительство, отделение) требует особого внимания при оформлении записи в трудовой книжке. Неправильное заполнение может привести к юридическим рискам как для работника, так и для работодателя. Данная статья подробно разбирает, как правильно сделать такую запись в соответствии с действующим законодательством.

Ключевое правило: обязательность указания филиала

Самое главное помнить: Трудовой кодекс РФ (ст. 57) и разъяснения контролирующих органов (включая КонсультантПлюс) прямо указывают: если работник принимается на работу в конкретное обособленное структурное подразделение, указание его точного наименования в графе 3 раздела «Сведения о работе» является обязательным.

Это не просто формальность. Указание филиала определяет:

• Место фактической работы сотрудника.
• Кто является его непосредственным работодателем (филиал действует от имени головной организации, но может иметь отдельный баланс, ЕГРПО и т.д.).
• Куда он должен выходить на работу и кому подчиняется.
• При каких условиях может происходить перевод между подразделениями.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие этот вопрос:

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 57 – определяет обязательное содержание трудовой книжки.
2. Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ). В ней прямо указано, что в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием его конкретного названия, если это условие включено в трудовой договор.
3. Письма и разъяснения контролирующих органов (например, от КонсультантПлюс), которые неоднократно подтверждали эту позицию.

Правила заполнения: пошаговая инструкция

Шаг 1: Проверка трудового договора

В трудовом договоре с сотрудником должно быть четко указано место работы. Если работник принимается в филиал, в договоре прописывается:

«Работник принимается на работу в качестве [должность] в обособленное структурное подразделение [Полное наименование филиала], расположенное по адресу: [адрес филиала].»

Если в договоре указано только наименование головной организации без упоминания филиала, запись в книжке будет иной (см. раздел «Важные нюансы» ниже).

Шаг 2: Правильное составление записи

Запись о приеме вносится в раздел «Сведения о работе» на основании изданного приказа (распоряжения) о приеме на работу. Формулировка должна быть точной и однозначной.

Образец записи (прием в филиал):

Принят(а) на работу в обособленное структурное подразделение «Филиал «Волга-Сервис» Общества с ограниченной ответственностью «ГлавСтрой»
в должности: Инженер-проектировщик

Разберем по графам (условно):

• Графа 1 (Дата): – дата фактического допуска к работе или дата издания приказа (если они совпадают).
• Графа 2 (Номер записи): Проставляется последовательно, начиная с 1.
• Графа 3 (Сведения о работе): Обязательно указывается полное наименование филиала. Формулировка «в обособленное структурное подразделение» или «в филиал» является желательной, но главное – точное название. Далее – должность, специальность или профессия.

Шаг 3: Подпись и печать

Запись завершается:

• Подписью уполномоченного лица (обычно руководителя кадровой службы или директора филиала, если он уполномочен).
• Расшифровкой подписи (ФИО).
• Печатью организации (чаще всего – печатью филиала, если она есть, или головной организации).

Важные нюансы и частые ошибки

«Дублирование» записи о подразделении при переводе

Если сотрудник, уже работавший в одном филиале, переводится в другой филиал той же организации, это считается переводом на работу в другое обособленное структурное подразделение. В этом случае в графе 3 делается новая запись, где также указывается наименование нового филиала. Старая запись о работе в первом филиале остается без изменений. Это не «дублирование», а корректное отражение нового места работы.

Прием на работу в филиал, но запись без указания филиала

Ошибка: В книжку вносится запись: «Принят(а) на работу в ООО «ГлавСтрой» на должность инженера». При этом в договоре и приказе указан филиал.
Последствие: С точки зрения формального содержания трудовой книжки, такая запись не соответствует условиям договора и может быть оспорена. У работника не будет документального подтверждения факта работы именно в этом филиале.

Прием на работу в головную организацию, но фактическая работа в филиале

Если в трудовом договоре работник принят в головную организацию (без указания филиала), но фактически работает в филиале, в записи в трудовой книжке наименование филиала указывать не нужно. Запись будет содержать только наименование головной организации. Факт работы в филиале может быть отражен в приказе о направлении/командировании, но не в трудовой книжке.

Запись о совместительстве в филиале

Если сотрудник работает по совместительству в филиале (при этом основное место работы – в другой организации или в другом филиале той же организации), запись в его трудовую книжку (которую ведет основная организация) не содержит указания на филиал, так как он не состоит в трудовых отношениях с этим филиалом как с отдельным работодателем. Запись будет содержать только наименование организации-совместителя.

Примеры правильного оформления

Пример 1: Прием на работу в филиал (полная запись)

Дата приказа и допуска к работе:

Принят(а) на работу в филиал «Северный» Акционерного общества «Промышленные технологии»
на должность: старший бухгалтер

Подпись: _____________ / Иванова А.П. /
Печать филиала «Северный»

Пример 2: Перевод из одного филиала в другой

Предыдущая запись (в Филиале «Южный»): – Принят(а) на работу в филиал «Южный»…

Переведен(а) на работу в филиал «Центральный» Акционерного общества «Промышленные технологии»
на должность: бухгалтер (с сохранением прежней оплаты труда)

Подпись: _____________ / Петров С.И. /
Печать головного офиса АО «Промтех»

Запись о приеме на работу в филиал – это не просто техническое действие. Это юридически значимый факт, определяющий права и обязанности работника. Всегда сверяйте формулировку в трудовом договоре, приказе о приеме и, как следствие, в записи трудовой книжке. Наличие конкретного наименования филиала в графе 3 – обязательное требование, невыполнение которого создает риски для обеих сторон. При возникновении сложных ситуаций (например, при реорганизации филиалов) рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и разъяснений на 21 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить актуальность законодательства.