Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника. В 2026 году правила её ведения претерпели изменения: в большинстве организаций ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК), но при этом бумажный экземпляр остаётся обязательным в ряде случаев. Ниже вы найдёте подробный разбор того, как правильно оформить запись о приёме, переводе и увольнении сотрудника в филиале, а также примеры типовых записей.
Ведение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» и рядом нормативных актов. При работе в филиале особое внимание уделяеться правильному указанию названия подразделения, даты и номера записи.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
- Документ, подтверждающий факт трудоустройства и стаж работы.
- Обязателен для всех сотрудников, работающих по трудовому договору.
- Используется при расчёте пенсионных и страховых начислений.
- Необходим для оформления документов в государственных органах (пенсионный фонд, налоговая служба).
Особенности записи о приёме в филиале
Формат записи
В соответствии с § 57 ТК РФ запись о приёме в филиал оформляется следующим образом:
- Номер записи – порядковый номер в трудовой книжке.
- Дата приёма – календарная дата, когда сотрудник начал работу.
- ФИО работника, должность, разряд, квалификация.
- Наименование организации и её филиала (полное и сокращённое, если применимо).
- Сведения о трудовом договоре (срок, форма).
- Печать и подпись руководителя филиала.
Пример заполнения
Ниже приведён типовый образец записи о приёме в филиал:
№ 1 Принят на работу в должность бухгалтера Финансовый отдел Валентиновского филиала ООО «Росфинанс» (сокр. – ВФ ООО «РФ») Трудовой договор на неопределённый срок
В печати указывается название филиала: «Валентиновский филиал ООО «Росфинанс»».
Пошаговый процесс внесения записи
Подготовка документов
- Трудовой договор с указанием филиала.
- Справка о приёме сотрудника (если требуется).
- Печать филиала (круглая печать).
- Подпись руководителя филиала.
Запись в бумажной трудовой книжке
- Откройте страницу, свободную от записей.
- Заполните графу 1 – порядковый номер.
- Заполните графу 2 – дату приёма.
- Заполните графу 3 – сведения о работе (должность, разряд, квалификация).
- Заполните графу 4 – сведения о работодателе (полное и сокращённое наименование, адрес).
- Заполните графу 5 – сведения о трудовом договоре (срок, форма).
- Подпишите и приложите печать филиала.
Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года при приёме в филиал необходимо сразу оформить запись в ЭТК. После этого в бумажной книжке оставляется только отметка «Перевод на ЭТК» с датой и подписью.
№ 1 Перевод на электронную трудовую книжку
Частые ошибки и как их исправить
Ошибка в номере записи
Если номер записи пропущен или повторяется, необходимо внести исправление в виде отдельной записи с указанием «Исправление» и новой нумерацией.
Ошибка в названии филиала
При ошибке в названии филиала следует оформить запись «Исправление» с правильным наименованием. Печать менять не требуется, но подпись руководителя должна быть актуальной.
Ошибка в дате
При неверной дате приёма введите запись «Исправление» с правильной датой. В ЭТК дата корректируется автоматически, но в бумажной книжке фиксируется вручную.
Примеры записей
Пример 1: Приём на работу в филиал
№ 1 Принят на работу в должность инженера Технический отдел Северный филиал ООО «ТехПро» (сокр. – СФ ООО «ТП») Трудовой договор на неопределённый срок
Пример 2: Перевод сотрудника в филиал
№ 5 Перевод в филиал Северный филиал ООО «ТехПро» (сокр. – СФ ООО «ТП») Трудовой договор на неопределённый срок
Пример 3: Увольнение в филиале
№ 8 Уволен по собственному желанию Северный филиал ООО «ТехПро» (сокр. – СФ ООО «ТП»)
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог корректного расчёта стажа и правовых прав сотрудника. В филиалах особое внимание уделяется точности указания названия подразделения, даты приёма и правильной нумерации записей. При переходе на электронную трудовую книжку важно сразу оформить запись в ЭТК, а в бумажной оставить только отметку о переводе. Следуя приведённым образцам и рекомендациям, вы избежите ошибок и сможете быстро исправить любые неточности.
Если возникнут вопросы, обратитесь к специалисту по кадрам вашей организации или к официальным источникам: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц» и инструкции по ведению трудовых книжек, опубликованные в 2026 году.