Одним из частых кадровых вопросов при смене работодателя в рамках реорганизации (слияние, присоединение, преобразование и т.д.) является вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке. Особенно часто возникает путаница с заполнением порядкового номера (графа 1) и даты записи (графа 2). Давайте разберем этот вопрос детально, основываясь на официальных разъяснениях Роструда и действующем порядке ведения трудовых книжек.
Ключевой принцип: запись о реорганизации vs. запись о приеме на работу
Важно сразу разделить два разных юридических события:
- Реорганизация юридического лица (изменение наименования, формы собственности, слияние и пр.). Это изменение в статусе одного и того же работодателя (или правопреемника).
- Прием на работу у нового работодателя. Это происходит, если в результате реорганизации создается новое юридическое лицо, и трудовые отношения с прежним работодателем прекращаются (например, при выделении).
От этого принципа напрямую зависит, нужно ли проставлять порядковый номер.
Как правильно вносится запись о реорганизации (без нового приема на работу)
Если после реорганизации работник продолжает работать в той же организации (но под новым наименованием) и его трудовой договор не прекращается, то в трудовую книжку вносится одна отдельная запись в разделе «Сведения о работе».
Правила заполнения:
- Графа 1 (Порядковый номер записи): НЕ ЗАПОЛНЯЕТСЯ. Порядковый номер проставляется только для записей о приеме на работу, увольнении, переводе.
- Графа 2 (Дата): НЕ ЗАПОЛНЯЕТСЯ. Указывается только дата события (приема, увольнения), а не дата внесения записи.
- Графа 3 (Сведения о работе): Заполняется по установленной формуле. Примеры:
- При переименовании:
«ООО «Весна» (с ) переименовано в ООО «Лето».» - При слиянии (присоединении):
«ООО «Радуга» с реорганизовано путем присоединения к ООО «Ромашка».»
- При переименовании:
- Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты документа-основания: вид документа (приказ, решение, протокол), его номер и дата.
Формальная цитата из официальных источников:
«Обратите внимание: в записи о реорганизации в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся;» (Консультации экспертов Роструда, 2023-2026 гг.)
Когда порядковый номер ВСЕ ЖЕ проставляется?
Порядковый номер в графе 1 ставится только в одном случае: если в результате реорганизации трудовые отношения с прежним работодателем прекращаются и работник принимается на работу в новую организацию (правопреемника или созданное лицо).
В этой ситуации в трудовую книжку вносятся две записи подряд:
- Первая запись (о прекращении трудовых отношений у прежнего работодателя):
- Графа 1: ставится следующий порядковый номер.
- Графа 2: дата фактического прекращения трудового договора (дата реорганизации, если она является основанием для увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- Графа 3: формулировка увольнения, например: «Уволен в связи с реорганизацией организации (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)». Или, если работник переходит по соглашению сторон: «Расторгнут трудовой договор по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) в связи с реорганизацией».
- Графа 4: номер и дата приказа об увольнении.
- Вторая запись (о приеме на работу у нового работодателя):
- Графа 1: ставится следующий порядковый номер (после номера записи об увольнении).
- Графа 2: дата фактического начала работы у нового работодателя (может совпадать с датой увольнения с предыдущего места).
- Графа 3: «Принят на работу в должность…».
- Графа 4: номер и дата приказа о приеме на работу.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Проставление порядкового номера и даты в записи о реорганизации, когда трудовой договор не прекращался.
Решение: Помнить, что это не событие, меняющее трудовые отношения (прием/увольнение), а лишь констатация изменения условий (наименования работодателя). - Ошибка: Внесение записи о реорганизации в графу 1 или 2.
Решение: Вносить информацию только в графу 3, оставляя графы 1 и 2 пустыми. - Ошибка: Неправильная формулировка. Например: «ООО «А» переименовано в ООО «Б»».
Решение: Использовать точную формулировку с указанием даты реорганизации: «ООО «А» (с ) переименовано в ООО «Б».» - Ошибка: Отсутствие ссылки на основание в графе 4.
Решение: Всегда указывать номер и дату решения/приказа о реорганизации.
Краткая памятка (алгоритм действий)
- Определите характер реорганизации:
- Просто сменилось название/форма? → Запись без номера (только графа 3).
- Прежняя организация прекратила существование, работник перешел в новую? → Две записи: об увольнении (с номером) и о приеме (с номером).
- Для записи «без номера»:
- Графа 1: —
- Графа 2: —
- Графа 3: «[Старое наименование] (с [дата]) реорганизовано в [новое наименование] путем [вид: слияния/присоединения/преобразования/выделения]».
- Графа 4: «На основании [вид документа] №[номер] от [дата]».
- Для записи «с номером» (прием/увольнение):
- Заполняйте все 4 графы по общим правилам, как для любого иного приема или увольнения.
Таким образом, на вопрос о порядке номера при реорганизации ответ однозначен: в самой записи о факте реорганизации порядковый номер (графа 1) и дата (графа 2) не проставляются. Эта запись носит справочно-информационный характер. Порядковый номер появляется только тогда, когда реорганизация влечет за собой юридическое прекращение трудовых отношений с одной организацией и начало отношений с другой. Всегда сверяйтесь с документами-основаниями (приказом о реорганизации) и помните о единообразии формулировок.