Увольнение по сокращению численности или штата — одна из самых сложных процедур в кадровом делопроизводстве․ Ошибка в формулировке записи в трудовой книжке может привести к восстановлению сотрудника на работе через суд и выплате компенсации за вынужденный прогул․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить документы, в чем разница между сокращением штата и численности, и приведем актуальные образцы записей согласно законодательству РФ на май 2026 года․
В чем разница: сокращение штата или численности?
Многие работодатели путают эти понятия, хотя юридически разница существенна, хотя статья Трудового кодекса одна и та же․
- Сокращение штата происходит, когда из штатного расписания полностью исключается определенная должность (например, упраздняется отдел маркетинга или должность «менеджер по рекламе»)․
- Сокращение численности подразумевает, что должность остается, но количество сотрудников на ней уменьшается (например, вместо пяти бухгалтеров оставляют троих)․
В обоих случаях применяется пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ․ Однако в записи трудовой книжки важно точно отразить причину, чтобы она соответствовала приказу об увольнении․
Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
Порядок ведения трудовых книжек строго регламентирован․ Независимо от того, ведется ли книжка в бумажном виде или формируется электронная (ЕФР-ТК/СТД-Р), запись должна быть внесена без сокращений, с точным указанием нормативного акта․
Основные требования:
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․
- Указывается порядковый номер записи․
- Проставляется дата увольнения (последний рабочий день)․
- В графе «Сведения о приеме на работу․․․» пишется причина увольнения со ссылкой на закон․
- В графе «Основание» указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя․
- Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью работника․
Образец записи при сокращении штата
Если должность полностью исключена из штатного расписания, запись должна звучать следующим образом:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме․․․) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․ | Приказ от № 45-к |
Образец записи при сокращении численности
Если должность остается, но сокращается количество единиц, формулировка меняется:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме․;․) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․ | Приказ от № 46-к |
Важно: Фраза «Трудовой договор расторгнут․․․» является обязательной․ Использование формулировок «Уволен» или «Освобожден от должности» в данном контексте может быть расценено как нарушение правил ведения трудовых книжек․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Для сотрудников, перешедших на электронную трудовую книжку, работодатель обязан сформировать отчет СТД-Р․ В него вносится абсолютно идентичная запись, что и в бумажный аналог (если он велся) или что указана в приказе․ Данные передаются в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․
Ответственность за ошибки
Неправильное оформление записи в трудовой книжке влечет за собой административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы составляют:
- Для должностных лиц: от 300 до 500 рублей (при первичном нарушении, но риски повторных нарушений и судов значительно выше)․
- Для юридических лиц: от 3 000 до 5 000 рублей․
Однако главная опасность не в штрафе, а в судебных исках сотрудников․ Если в записи будет ошибка (например, указана неверная статья или перепутано сокращение штата и численности), суд может обязать работодателя исправить запись и выплатить компенсацию морального вреда․
Пошаговый алгоритм действий работодателя
- Издание приказа о проведении мероприятий по сокращению численности или штата․
- Уведомление профсоюза (если есть) и службы занятости (за 2 месяца, при массовом сокращении — за 3 месяца)․
- Персональное письменное уведомление каждого сотрудника не менее чем за 2 месяца до увольнения․
- Предложение вакантных должностей (если они есть) в письменном виде․
- Издание приказа об увольнении (форма Т-8 или собственная форма) в последний рабочий день․
- Внесение записи в трудовую книжку (бумажную) и формирование формы СТД-Р (электронную)․
- Выдача трудовой книжки работнику (или передача сведений СТД-Р) и выплата всех причитающихся сумм, включая выходное пособие․
Соблюдение всех формальностей и точность формулировок в трудовой книжке, залог законности процедуры увольнения и защиты интересов бизнеса․