Увольнение сотрудника в связи с сокращением численности или штата организации — одно из наиболее регламентированных оснований расторжения трудового договора в Российской Федерации․ Правильное оформление записи в трудовой книжке при сокращении штата является не просто формальностью, а обязательным требованием Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда․ Неправильная формулировка может привести к оспариванию увольнения в суде, штрафам со стороны Государственной инспекции труда и нарушению прав работника на получение пособия по безработице․
Правовые основания для записи в трудовой книжке
Запись об увольнении по сокращению штата должна соответствовать следующим нормативным актам:
- Трудовой кодекс РФ — статья 81, часть 1, пункт 2: увольнение по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников;
- Постановление Правительства РФ от № 225 — «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Минтрудом РФ № 69 — определяет порядок и формулировки записей;
- Приказ Минтруда РФ от № 806н — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (в редакции 2024–2026 гг․), актуализирует требования к оформлению как на бумажных, так и на электронных носителях․
Обязательные условия при увольнении по сокращению штата
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, работодатель обязан соблюсти следующие процедуры:
- Принять решение о сокращении штата (издать приказ по форме Т-11 или Т-11а);
- Уведомить работника персонально под роспись не позднее чем за два месяца до увольнения (ст․ 180 ТК РФ);
- Предложить все подходящие вакансии в организации (включая нижестоящие должности);
- Уведомить службу занятости не позднее чем за два месяца до начала сокращений;
- Оформить приказ об увольнении по форме Т-8 или Т-8а;
- Выплатить все положенные суммы: заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст․ 178 ТК РФ)․
Правильная формулировка записи в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке при сокращении штата должна быть точной, без сокращений и искажений․ Неправильная формулировка, например, «уволен по инициативе работодателя» или «сокращение должности» — может быть расценена как нарушение․
Образец корректной записи (бумажная трудовая книжка):
Основание: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
Номер приказа: № 45-к от
Подпись ответственного лица: ___________________ /И․О․ Фамилия/
Печать организации: (штамп)
Образец записи для электронной трудовой книжки (в соответствии с Приказом № 806н):
- Дата увольнения:
- Основание расторжения: Сокращение численности или штата работников организации
- Нормативный акт: пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
- Номер приказа: № 45-к от
- Наименование организации: ООО «Пример»
Важно! Не допускаются формулировки вроде:
- «Уволен по сокращению должности» — это неправильно, так как сокращается штат, а не должность;
- «Уволен по инициативе работодателя» — слишком расплывчато, не указывает конкретное основание;
- «Сокращение штата» — без ссылки на статью ТК РФ, недостаточно․
Что делать, если работник отказывается забрать трудовую книжку?
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан:
- Направить ему письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой;
- Со дня направления уведомления работодатель не несет ответственности за задержку выдачи;
- Хранить трудовую книжку в течение 75 лет (в соответствии с архивными нормами)․
Ошибки, которые могут привести к штрафам
Частые нарушения при заполнении трудовой книжки при сокращении штата:
- Отсутствие ссылки на статью 81 ТК РФ, нарушение Инструкции № 69․
- Использование сокращений: «сокр․ шт․» вместо «сокращению штата» — недопустимо․
- Запись без подписи и печати — недействительна․
- Использование корректирующих надписей (зачеркиваний, исправлений) — запрещено․ При ошибке оформляется новая запись с указанием «Запись аннулирована» и выдается новая трудовая книжка․
- Отсутствие номера приказа, нарушение Правил № 225․
Дополнительные рекомендации для кадровых служб
- Всегда сверяйте формулировку в приказе об увольнении и в трудовой книжке — они должны быть идентичны․
- Сохраняйте копии приказов, уведомлений и актов о вручении трудовых книжек не менее 5 лет․
- При работе с иностранными гражданами — запись делается на русском языке, даже если работник не владеет им․
- Для совместителей — запись делается в трудовую книжку по основному месту работы, если иное не предусмотрено договором․
- При переходе на электронные трудовые книжки — все записи в бумажных ТК сохраняются и не подлежат уничтожению․
Запись в трудовой книжке при сокращении штата — это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий законность увольнения․ Правильно оформленная запись защищает как работника (в праве на пособие по безработице, трудоустройство), так и работодателя (от претензий и штрафов)․ В 2026 году требования к оформлению остались неизменными, но контроль со стороны трудовой инспекции стал более жестким․
Ключевое правило: «Всё, что не записано — не было»․ Поэтому каждая запись должна быть точной, полной и соответствовать закону․
Для удобства кадровых работников рекомендуем скачать и использовать образец заполнения трудовой книжки по сокращению штата (в формате PDF и Word), соответствующий актуальным требованиям 2026 года․
Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно проверять изменения в законодательстве на официальных сайтах: КонсультантПлюс, Гарант, Труд․ком․