Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников, это сложная процедура, которая требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации. Одним из важнейших этапов этого процесса является правильное оформление трудовой книжки сотрудника. Ошибка в формулировке или ссылке на статью может привести к судебным разбирательствам и восстановлению работника на прежнем месте. В этой статье мы подробно разберем, как именно делается запись в трудовой книжке при сокращении штата в 2026 году.
Нормативная база
Основанием для увольнения по сокращению штата выступает пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно на этот нормативный акт необходимо ссылаться при внесении записи в трудовую книжку. Важно понимать, что сокращение штата и сокращение численности — это разные юридические процедуры, однако запись в трудовой книжке для них формулируется одинаково.
Основные правила внесения записи
Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному в 2022 году), запись об увольнении вносится по общим правилам оформления прекращения трудового договора по инициативе работодателя. Ключевые требования:
- Полнота формулировки: каждое слово записывается полностью, без сокращений и аббревиатур (нельзя писать «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» или «ТК РФ» вместо полного названия).
- Точность оснований: формулировка увольнения должна строго соответствовать тексту приказа об увольнении и Трудовому кодексу.
- Наличие ссылок: обязательно указывается статья, пункт и часть кодекса.
Пошаговое заполнение граф
При внесении записи об увольнении в бумажную трудовую книжку необходимо заполнить четыре стандартные графы:
Графа 1
Указывается порядковый номер записи (например, 15). Нумерация должна быть сквозной и продолжать предыдущие записи.
Графа 2
Ставится дата увольнения работника. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ. Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении и уведомлении о сокращении.
Графа 3
Это самая важная графа, в которой делается основная запись. Текст должен звучать следующим образом:
«Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Если сокращение касается именно численности, формулировка сохраняется такой же. Допустимо также использование формулировки «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации…», однако первый вариант является наиболее распространенным и рекомендованным справочными системами (КонсультантПлюс, Система Главбух).
Графа 4
Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись. Например: «Приказ от № 45-к».
Заверение записи
После внесения записи об увольнении, документ необходимо правильно заверить. Под записью в трудовой книжке ставятся:
- Подпись работника, который вносил запись (обычно это глава отдела кадров или специалист по кадрам).
- Подпись самого сотрудника, увольняемого по сокращению штата.
- Печать компании (при ее наличии в организации);
Кроме того, при получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек. Это служит доказательством того, что работодатель выдал все документы вовремя и без задержек.
Дополнительные документы при увольнении
В последний рабочий день сотрудник получает на руки не только трудовую книжку с записью об увольнении, но и комплект других обязательных документов:
- Справка 2-НДФЛ;
- Справка о среднем заработке для службы занятости;
- Выписки из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и др.;
- Записка-расчет при прекращении трудового договора (форма Т-61), которая остается у работодателя, но на ее основе производятся все положенные выплаты.
Электронная трудовая книжка (СТД-Р)
Не стоит забывать, что в 2026 году продолжается переход на электронные трудовые книжки. Если у сотрудника бумажная трудовая, в неё вносят запись с указанием статьи ТК РФ. Если же работник перешел на электронный формат (Сведения о трудовой деятельности), работодатель обязан в день увольнения предоставить ему выписку по форме СТД-Р. В этой форме формулировка увольнения будет аналогичной: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Частые ошибки и как их избежать
- Сокращение слов в статье: Недопустимо писать «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ». Только полная расшифровка: «пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Неверная формулировка причины: Нельзя писать просто «Уволен по сокращению должности/штатов». Формулировка должна отражать основание строго по ТК РФ — «по сокращению штата работников организации».
- Отсутствие подписи работника: Если сотрудник не расписался в трудовой книжке и личной карточке, работодателю будет сложно доказать факт своевременной выдачи документа в случае спора.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при сокращении штата — это гарантия безопасности для работодателя. В условиях кадрового голода, когда число компаний, планирующих сокращение персонала, только растет, безупречное соблюдение процедуры становится критически важным. Несмотря на то, что некоторые исследования (например, SuperJob) показывают снижение влияния формулировки об увольнении на последующее трудоустройство, для самого работника корректная запись — это залог быстрого получения пособия на бирже труда и отсутствия проблем с новым работодателем. Всегда сверяйтесь с актуальными образцами и инструкциями 2026 года, чтобы избежать штрафов и судебных исков.