Запись в трудовой книжке – один из ключевых документов, фиксирующих окончание трудовых отношений. Правильное оформление позволяет избежать споров с сотрудником и контролировать соблюдение трудовых правовых норм.
Нормативная база
С 1 сентября 2021 г. (и уточнено в 2022 г.) действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек № 320н, утверждённый Приказом Минтруда России от . В нём указано, что при прекращении трудового договора записи в книжке заверяются подписью работодателя или ответственного лица и, при наличии, печатью организации.
Основания для записи
- Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ);
- Расторжение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ);
- Иные причины, предусмотренные законом (например, сокращение штата, нарушение условий и т.д.).
Формулировка записи при увольнении по собственному желанию
В соответствии с Пояснительной запиской к Приказу 320н, формулировка должна полностью соответствовать wording Трудового кодекса. Примеры:
- Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Если основанием является переход в другое место работы, указывается соответствующее основание, но всё равно ссылаются на статью ТК.
Важно: запись должна быть сделана в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона. Любые отклонения могут привести к оспариванию документа.
Как оформить запись в книге
- Подпись и печать – подпись ответственного лица (кадровый специалист) и, при наличии, печать организации. Постановление не делает печать обязательной, однако она часто используется как подтверждение подлинности.
- Отметка о вкладыше – если в книге закончились свободные страницы, в неё вставляют вкладыш. На ьной странице вкладыша указывается: «Издан вкладыш: серия/номер».
- Электронные формы – с 2025 г. записи могут вноситься в электронный вариант через форму ЕФС‑1, которая отправляется в Социальный фонд.
Частые варианты формулировок
Ниже перечислены типичные записи, которые кадровики используют в разных ситуациях:
- Увольнение по собственному желанию – «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ».
- Увольнение по инициативе работодателя – «Уволен по инициативе работодателя, ст. 81 ТК РФ».
- Увольнение в связи с поступлением в ВУЗ – «Звольнено за собственное желание в связи с вступлением в высшее учебное заведение».
- Увольнение по достижению пенсионного возраста – «Звольнено по достижению пенсионного возраста».
Требования к оформлению
Точность формулировки – использовать только официальные формулировки из ТК РФ.
Подпись ответственного лица – обязательна, иначе запись может быть признана недействительной.
Печать – не обязательна федеральным законом, но часто требуется в рамках внутренних регламентов организации.
Сроки внесения – запись должна быть сделана в тот же день, когда подписан приказ об увольнении, либо в течение установленного внутренними нормами срока.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Проверьте, что в приказе об увольнении указаны все необходимые реквизиты (дата, основание, подпись).
- Сформулируйте запись в соответствии с пунктом 3 ст. 77 или ст. 81 ТК, не добавляя лишних деталей.
- Убедитесь, что запись проставлена в том месте, где находятся свободные страницы, либо в вкладыше.
- Подпишите запись и, при необходимости, поставьте печать.
- При переходе на электронный трудовой книжный журнал подготовьте форму ЕФС‑1 и отправьте её в Соцфонд.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли печать в трудовой книжке при увольнении? – По закону нет обязательства ставить печать, но многие организации делают это для подтверждения подлинности.
- Можно ли менять формулировку записи? – Нет. Запись должна строго соответствовать формулировкам ТК РФ.
- Что делать, если в книге нет свободных страниц? – Делается вкладыш, оформленный в том же порядке, что и основная книга.
- Как оформить увольнение в электронной форме? – С помощью формы ЕФС‑1, которая передаётся в Социальный фонд.
Запись в трудовой книжке при увольнении – это юридически значимый документ, требующий точного соблюдения нормативных формулировок и оформления. При правильном заполнении (указание основания, ссылки на статьи ТК, подпись и, при необходимости, печать) работодатель минимизирует риск юридических споров и подтверждает законность прекращения трудовых отношений.
Соблюдение требований Порядка № 320н и использование официальных формулировок гарантирует, что запись будет признана правильной как со стороны сотрудника, так и контролирующих органов.