Увольнение по собственному желанию — один из самых распространённых оснований прекращения трудовых отношений в России. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, ошибки при заполнении трудовой книжки могут привести к серьёзным последствиям: отказу в трудоустройстве, проблемам при оформлении пенсии, спорам с новым работодателем. В этой статье мы подробно разберём, как правильно сделать запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию в 2026 году, с учётом актуальных требований законодательства и разъяснений Роструда.

Правовое основание: что говорит закон

Согласно статье 80 Трудового кодекса РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя не позднее чем за две недели. Основанием для увольнения является заявление работника, а не инициатива работодателя.

Порядок внесения записи в трудовую книжку регулируется:

• Статьёй 84.1 ТК РФ — о порядке оформления увольнения;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69, с последними изменениями на 2026 г.);
• Постановлением Правительства РФ № 225 — о форме и содержании трудовой книжки.

Важно: запись в трудовой книжке должна точно соответствовать формулировке в приказе об увольнении и заявлении работника. Любые отклонения могут быть расценены как нарушение.

Какие данные вносятся в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию

Запись в трудовой книжке состоит из трёх обязательных граф:

Графа 1 — Порядковый номер записи

Проставляется последовательно, начиная с первой записи о приёме на работу. Нумерация идёт без пропусков и повторов. Например, если предыдущая запись была № 5, то при увольнении ставится № 6.

Графа 2 — Дата прекращения трудовых отношений

Указывается дата фактического увольнения — последний рабочий день работника. Это может быть:

• День, указанный в заявлении (если он не менее чем через 14 дней от даты подачи);
• День, согласованный с работодателем (например, если работник уходит раньше срока);
• Последний день отработки, если работник вышел на пенсию или ушёл в отпуск перед увольнением.

Важно! Дата в трудовой книжке должна совпадать с датой в приказе и в заявлении. Нельзя ставить дату подачи заявления или дату издания приказа.

Графа 3 — Основание увольнения

Это самая важная и часто ошибочная часть. Формулировка должна быть точной, официальной и соответствовать Трудовому кодексу.

Правильная формулировка:

1. «Уволен по собственному желанию» — наиболее распространённый и корректный вариант.
2. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», альтернативная, но равнозначная формулировка.

Пример корректной записи:

6 — — Уволен по собственному желанию.

Чего НЕЛЬЗЯ писать:

• «Уволен по собственной инициативе» — неправильно, такой формулировки нет в законе;
• «Уволен по заявлению» — недопустимо, это не основание, а процедура;
• «Уволен по соглашению сторон» — ошибка, это другое основание (ст. 78 ТК РФ);
• «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию» — неправильно, если увольнение именно по выходу на пенсию, то формулировка должна быть иной (см. ниже).

Особый случай: увольнение по собственному желанию в связи с выходом на пенсию

Если работник увольняется в связи с выходом на пенсию, то в трудовой книжке должна быть указана специальная формулировка, утверждённая Рострудом:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию»

Это важно, потому что:

• Такая запись даёт право на дополнительные льготы при трудоустройстве (например, при поиске работы после пенсии);
• Позволяет получить компенсацию за неиспользованный отпуск в полном объёме;
• Снижает риски при проверке трудовой книжки Пенсионным фондом.

Важно! Если работник просто увольняется по собственному желанию, а затем выходит на пенсию, запись остаётся «по собственному желанию». Формулировка с выходом на пенсию применяется только в том случае, если выход на пенсию — причина увольнения, а не следствие.

Как оформляется запись в электронной трудовой книжке?

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2025 года всё больше работников выбирают именно её, особенно молодые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу.

При увольнении по собственному желанию:

• Запись в ЭТК формируется автоматически работодателем через систему ФСС;
• Содержание записи идентично бумажной: номер, дата, формулировка;
• Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или в Пенсионном фонде;
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, данные переносятся в ЭТК автоматически.

Важно! Если работник работает по бумажной трудовой книжке — запись вносится в неё. Если по ЭТК — бумажная книжка не заполняется. Нельзя вести оба варианта одновременно.

Ошибки, которые могут стоить вам работы или пенсии

Частые ошибки работодателей и сотрудников:

1. Неправильная формулировка — например, «уволен по собственной инициативе» — может быть отклонена при трудоустройстве в госструктурах.
2. Разные даты в заявлении, приказе и трудовой книжке — повод для проверки трудовой инспекцией.
3. Отсутствие подписи работодателя и печати, запись считается недействительной.
4. Запись карандашом или нечёрными чернилами — недопустимо, только чёрными, несмываемыми чернилами.
5. Исправления — если запись сделана с ошибкой, её нельзя зачёркивать. Нужно внести новую запись с пометкой «Исправлено» и указать причину.

Что делать, если запись сделана неправильно?

Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке:

1. Обратитесь к бывшему работодателю с письменным запросом на исправление.
2. Работодатель обязан внести новую, корректную запись с указанием: «Запись № X от [дата] признана недействительной» и внести правильную запись под следующим номером.
3. Если работодатель отказывается — подайте жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд.

Помните: ошибки в трудовой книжке могут помешать получить пенсию, кредит или новую работу. Не игнорируйте их!

Практический пример

Работник Иванов И.И. подал заявление об увольнении по собственному желанию 1 марта 2026 года. Дата увольнения, 15 марта 2026 года. Работодатель издал приказ № 45 от 10 марта 2026 года.

Запись в трудовой книжке:

Подпись ответственного лица: _______________ /С.И. Петрова/

Печать организации: [штамп]

Чтобы избежать проблем при увольнении по собственному желанию, запомните эти 5 правил:

1. Формулировка — только «Уволен по собственному желанию» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
2. Дата — только дата фактического увольнения, совпадающая с приказом и заявлением.
3. Печать и подпись — обязательны, без них запись недействительна.
4. Чёрные чернила — только они допускаются, никаких карандашей и цветных ручек.
5. Исправления — только через новую запись, никаких зачёркиваний!

Если вы увольняетесь — проверьте запись в трудовой книжке до подписания приказа. Если вы работодатель — обязательно сверьте все три документа: заявление, приказ, трудовая книжка. Только так вы избежите юридических рисков и сохраните репутацию как надёжного работодателя или ответственного работника.

Помните: трудовая книжка — это ваша профессиональная история. Записывайте её правильно — она будет служить вам годами.