Увольнение по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата организации – одна из самых распространённых форм расторжения трудового договора. Правильное оформление такой процедуры имеет важное значение как для сотрудника (получение всех положенных выплат и корректная запись в трудовой книжке)‚ так и для работодателя (избежание штрафов и судебных споров). Ниже представлена подробная пошаговая инструкция‚ включающая нормативную базу‚ порядок действий‚ образец записи в трудовой книжке и рекомендации по избежанию типичных ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 81‚ п. 2 ч. 1: основание для увольнения – сокращение численности или штата работников.
• Федеральный закон № 439-ФЗ от «О трудовых книжках» – порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ внесения записей.
• Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности» – актуальные требования к формулировкам и оформлению записей.
• Постановление Правительства РФ № 1315 от (в ред. от 2024 г.) – о выплатах при сокращении штата (выходное пособие‚ средний заработок за два месяца и т.д.).

Все перечисленные нормативные акты действуют на 2026 год и обязательны для применения.

Пошаговая процедура увольнения по сокращению штата

1. Подготовка внутренних документов
   • Приказ о сокращении численности/штата (форма Т-8 или аналогичная).
   • Уведомление сотрудников под роспись за два месяца до предполагаемого увольнения (ст. 180 ТК РФ).
   • Согласование с профсоюзом или представительным органом работников (если такие есть в организации).
2. Издание приказа об увольнении конкретного сотрудника
   • В приказе указывается: ФИО‚ должность‚ основание – «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» (сокращение численности или штата).
   • Дата увольнения – последний рабочий день.
3. Расчёт с работником
   • Выходное пособие (средний заработок за один месяц).
   • Средний заработок за второй месяц при невозможности трудоустройства (по соглашению сторон).
   • Компенсация за неиспользованный отпуск.
   • Иные выплаты‚ предусмотренные коллективным договором или локальными актами.
4. Внесение записи в трудовую книжку (или СТД‑Р)
   • Заполняется графа 3 «Причина увольнения».
   • Ставится подпись сотрудника и ответственного отдела кадров‚ ставится печать организации.
5. Выдача документов
   • Трудовая книжка (или выписка из СТД‑Р).
   • Справка о среднем заработке (форма 2‑НДФЛ).
   • Пенсионное свидетельство (СЗИ‑М или СЗИ‑Стаж).
   • Иные документы по требованию сотрудника.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 697н)‚ запись об увольнении по сокращению штата делается в графе 3 «Причина увольнения» и должна содержать следующие элементы:

• Полное формулирование основания без сокращений.
• Ссылка на соответствующую статью ТК РФ.
• Дата увольнения (день‚ месяц‚ год).

Пример записи (бумажная трудовая книжка)

Уволен по сокращению численности работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации‚ .


После записи ставятся:

 
Подпись работника.
 
Подпись ответственного лица отдела кадров (обычно руководителя кадровой службы).
 
Печать организации (круглая).


Пример записи в электронной трудовой книжке (СТД‑Р)

В СТД‑Р запись формируется автоматически при загрузке приказа об увольнении. Необходимо убедиться‚ что в поле «Основание прекращения трудового договора» указано:

Сокращение численности работников организации‚ п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
 
Дата увольнения заполняется в поле «Дата прекращения трудового договора». После подтверждения сотрудником в личном кабинете на портале «Работа в России» запись считается заверённой.
 
 
Особенности и типичные ошибки
 
 
Сокращения в формулировке. Недопустимо писать «Уволен по сокращ. штата» или «Уволен п.2 ст.81 ТК РФ». Полное написание обязательно.
 
Отсутствие ссылки на статью ТК РФ. Без указания статьи запись может быть признана неполной‚ что влечёт отказ в приёме на новое место работы.
 
Неправильная дата. Дата должна совпадать с последним рабочим днём‚ указанным в приказе.
 
Отсутствие подписи сотрудника. Если работник отказываеться расписаться‚ необходимо составить акт об отказе и вручить трудовую книжку под расписку в отделе кадров.
 
Печать не поставлена. При отсутствии печати запись считается недействительной.
 
Смешивание оснований. Нельзя указывать одновременно несколько причин (например‚ сокращение и нарушение трудовой дисциплины). Если увольнение производится по нескольким основаниям‚ оформляются отдельные приказы и записи.
 
 
 
Выплаты и компенсации при сокращении штата
 
Согласно ст. 178 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ № 1315‚ при увольнении по сокращению численности или штата работнику полагаются:
 
 
Выходное пособие – средний заработок за один месяц.
 
Средний заработок за второй месяц (если работник не трудоустроился в течение двух недель после увольнения).
 
Компенсация за неиспользованный отпуск – расчёт исходя из среднего дневного заработка и количества неотгулянных дней.
 
Иные выплаты‚ предусмотренные коллективным договором‚ отраслевым соглашением или локальными нормативными актами (например‚ премия за выслугу лет).
 
 
Все выплаты производятся в последний рабочий день вместе с выдачей трудовой книжки (или выписки из СТД‑Р).
 
 
Что делать‚ если записана неверно
 
 
Составить акт о допущенной ошибке (подписывается руководителем отдела кадров и работником).
 
Внести исправление в трудовую книжку: аккуратно зачеркнуть неверную запись‚ написать правильную сверху‚ поставить подписи и печать.
 
Если ошибка обнаружена после выдачи книжки‚ работник имеет право потребовать её замену или выдачу дубликата с правильной записью (ст. 66 ТК РФ).
 
В случае электронной трудовой книжки – исправить запись в личном кабинете на портале «Работа в России» и уведомить сотрудника об изменении.
 
 
 
Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по сокращению численности или штата – это не просто формальность‚ а гарантия соблюдения прав работника и защиты интересов работодателя. Следуя представленной инструкции‚ используя точные формулировки‚ указывая ссылку на ст. 81 ТК РФ и соблюдая все требования по подписям и печати‚ вы избежите возможных споров‚ штрафов и репутационных потерь.
 
Помните: чёткость и полнота записи напрямую влияют на будущую трудовую деятельность сотрудника‚ поэтому уделите этому процессу должное внимание.