Увольнение сотрудника в связи с сокращением численности или штата организации, одна из наиболее распространённых, но при этом юридически сложных процедур в кадровой практике. Особое внимание при этом уделяется правильной формулировке записи в трудовой книжке. Неправильно оформленная запись может стать основанием для восстановления на работе, выплаты компенсаций или даже административного наказания работодателя. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить запись при сокращении в 2026 году, какие ошибки допускают работодатели и как их избежать.

Правовая основа: на что ссылаться при увольнении по сокращению

Основанием для увольнения по сокращению является пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Именно эта норма регулирует прекращение трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации.

Важно! В записи в трудовой книжке обязательно необходимо ссылаться именно на этот пункт закона. Нельзя использовать упрощённые формулировки вроде «сокращение», «уменьшение штата» или «ликвидация должности» — такие формулировки не соответствуют закону и могут быть признаны неправомерными.

Правильная формулировка записи в трудовой книжке

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому Постановлением Правительства РФ от № 225 (в ред. от 2022 года), запись в трудовой книжке при увольнении по сокращению должна содержать:

• Полное наименование причины увольнения;
• Ссылку на пункт статьи ТК РФ;
• Отсутствие сокращений и аббревиатур.

Правильная формулировка записи в графе 3 (причина увольнения):

Уволен в связи с сокращением численности работников, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Или, если сокращается штат:

Уволен в связи с сокращением штата работников, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно! Слова «численность» и «штат» — не синонимы. Если в приказе указано «сокращение численности» — значит, уменьшается количество работников на существующих должностях. Если «сокращение штата» — значит, упраздняются сами должности. Формулировка в трудовой книжке должна точно соответствовать формулировке в приказе.

Как правильно заполнить все графы трудовой книжки

Запись в трудовой книжке состоит из четырёх граф; Рассмотрим их по порядку на примере:

Важные правила:

• Дата в графе 2 — это дата фактического прекращения трудового договора, а не дата уведомления или дата подачи заявления.
• Дата в графе 4 — это дата издания приказа (распоряжения) об увольнении.
• В графе 4 указывается полное наименование документа: «Приказ» или «Распоряжение», а не «Пр.» или «Расп.».
• Слова «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» нельзя сокращать.

Ошибки, которые нельзя допускать

Ниже приведены типичные ошибки, которые приводят к признанию записи неправомерной:

• ❌ «Уволен по сокращению» — недостаточно точно, нет ссылки на закон.
• ❌ «Уволен в связи с сокращением штата, ст. 81 ТК РФ» — не указан пункт и часть.
• ❌ «Уволен по п. 2 ст. 81 ТК» — нельзя сокращать «пункт», «статья», «Трудовой кодекс».
• ❌ «Уволен в связи с уменьшением штата», неправильная формулировка, в ТК РФ используется термин «сокращение».
• ❌ «Уволен по инициативе работодателя», не соответствует причине, это обобщённая формулировка, не подходит для сокращения.

Такие ошибки могут быть расценены как нарушение трудового законодательства и послужить основанием для восстановления работника на работе по решению суда.

Особенности при досрочном увольнении при сокращении

Если работник согласился на досрочное увольнение (до истечения двухмесячного срока уведомления), запись в трудовой книжке не меняется. Причина остаётся той же, сокращение штата/численности.

Однако в графе 4 указывается не только приказ об увольнении, но и заявление работника о согласии на досрочное увольнение. Например:

Приказ № 45-к от и заявление работника от

Это важно для подтверждения добровольности согласия и отсутствия нарушений.

Что делать, если запись уже сделана неправильно?

Если запись в трудовой книжке содержит ошибку, её можно и нужно исправить. Порядок исправления следующий:

1. Издать приказ о признании неправильной записи недействительной (указать номер и дату ошибочной записи).
2. В трудовой книжке сделать новую запись, перечеркнув неправильную (но не стирая её).
3. Над перечёркнутой записью сделать правильную, указав: «Запись № [номер] признана недействительной».
4. В графе 4 указать основание, приказ о исправлении.
5. Заверить исправление печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика).

Важно! Нельзя использовать корректор, стирать, наклеивать или вносить исправления от руки без оформления приказа. Любое неофициальное исправление делает запись недействительной.

Дополнительные рекомендации для работодателей

• Всегда сверяйте формулировку в трудовой книжке с формулировкой в приказе об увольнении.
• Сохраняйте копии приказов, уведомлений и заявлений — они могут понадобиться в суде.
• При увольнении по сокращению обязательно уведомите службу занятости и профсоюз (если есть) за два месяца.
• При увольнении пенсионера, инвалида, многодетного родителя — соблюдайте особые гарантии, предусмотренные законом.
• После внесения записи работник должен расписаться в получении трудовой книжки в личной карточке (форма Т-2).

Правильная формулировка записи в трудовой книжке при сокращении — это не просто формальность, а важнейший элемент соблюдения трудового законодательства. Неправильно оформленная запись может привести к серьёзным последствиям: восстановлению на работе, выплате заработной платы за вынужденный прогул, штрафам от Государственной инспекции труда и репутационным потерям.

Запомните главное:

• Используйте только полные формулировки без сокращений.
• Обязательно ссылайтесь на пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ.
• Совпадение формулировки в приказе, трудовой книжке и уведомлении — залог законности.
• Исправляйте ошибки только по установленной процедуре.

Соблюдение этих правил защитит как работодателя, так и работника от ненужных споров и судебных разбирательств. Помните: в кадровой работе точность — это не просто требование, а профессиональная этика.