Запись в трудовой книжке – это официальный документ, фиксирующий основания и дату прекращения трудового договора. Правильное оформление позволяет избежать споров с работником и контролировать соблюдение Трудового кодекса РФ.

Юридический basis

Согласно пункту 3 статьи 77 ТК РФ, увольнение по собственному желанию оформляется записью в трудовой книжке, в которой указываются:

• основа увольнения;
• дата увольнения;
• подпись работодателя (или уполномоченного лица).

В случае увольнения по соглашению сторон или по инициативе работодателя в записи также указываются соответствующие ссылки на статьи ТК РФ (например, пункт 2 ч. 1 ст. 278 – сокращение, пункт 3 ст. 81 – ликвидация).

Общие требования к оформлению

Постановлению Минтруда от № 320н установлен новый порядок ведения бумажных трудовых книжек. Основные требования:

1. Записи вносятся в графе 2 – «Дата увольнения».
2. В графе 3 указывается основание увольнения (например, «по собственному желанию»).
3. В графе 4 – подпись и расшифровка подписи руководителя.

Примеры записей

Увольнение по собственному желанию

Запись в трудовой книжке:

Графа 1: ______________________ (ФИО работника)
Графа 2: – увольнение
Графа 3: По собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)
Графа 4: ______________________ (подпись руководителя, ФИО)

Увольнение по соглашению сторон

В этом случае в графе 3 указывается: «Соглашение сторон (п. 1 ст. 78 ТК РФ)». Пример:

Графа 2: 
Графа 3: Соглашение сторон (п. 1 ст. 78 ТК РФ)
Графа 4: ______________________ (подпись)

Увольнение в связи с ликвидацией организации

Основание: «Ликвидация (п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ)». Пример записи:

Графа 2: 
Графа 3: Ликвидация организации (п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ)
Графа 4: ______________________ (подпись)

Увольнение за нарушение трудовой дисциплины (прогул)

Пример записи после суда, когда основание изменилось на «соглашение сторон»:

Графа 2: 
Графа 3: Соглашение сторон (п. 1 ст. 78 ТК РФ) – изменение основания с «за прогул» на соглашение сторон
Графа 4: ______________________ (подпись)

Формы и шаблоны

Для удобства работодателей подготовлены готовые шаблоны, которые можно скачать в форматах Word и PDF. Ниже – типовой вариант формы записи:

Часто задаваемые вопросы

• Кто может подписать запись? – только руководитель организации или уполномоченное им лицо (например, главный бухгалтер).
• Можно ли оформить увольнение в электронной форме? – с 2019 г. допускается электронная трудовая книжка, но записи должны соответствовать тем же требованиям, что и в бумажном виде.
• Как зафиксировать дату увольнения, если она приходится на выходной? – дату указывают фактическую, а в приказе работодателя указывают дату начала работы (или дату окончания трудового договора).
• Что делать, если запись была допущена ошибочно? – в соответствии с Постановлением Минтруда от № 320н допускается внесение исправлений с подписью и датой исправления.

Правильная и своевременная запись об увольнении в трудовой книжке – обязательный элемент юридической защиты работодателя. Используйте официальные формы, следуйте требованиям Постановления Минтруда № 320н и фиксируйте в записи точные дату и основание увольнения. Это позволит избежать споров и подтвердить соблюдение всех норм Трудового кодекса РФ.