Вопрос, который часто возникает у работодателей и сотрудников, – как правильно оформить и выдать трудовую книжку при увольнении. В статье мы подробно разберём нормативную базу, последовательность действий, типовые формулировки записей и особенности оформления в случае электронного варианта трудовой книжки.

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Последовательность действий работодателя
3. Как правильно оформить запись в трудовой книжке
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
5. Права и обязанности работника
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84, 84‑1, 84‑2, 84‑3, 84‑4, 84‑5).
• Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении формы и порядка ведения трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы и порядка заполнения записей в трудовой книжке».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «Об электронных документах» (для ЭТК).

Эти документы определяют, какие сведения обязаны быть отражены в трудовой книжке, в какой последовательности и какие подписи требуются.

Последовательность действий работодателя

При увольнении сотрудника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя) необходимо выполнить следующий алгоритм:

1. Получить заявление работника. Формат заявления регламентирован ст. 80 ТК РФ. В заявлении указываются дата, ФИО, должность, причина увольнения.
2. Подготовить приказ об увольнении. Приказ оформляется в двух экземплярах (для руководителя и для работника). В приказе указываются:
   • Дата и номер приказа;
   • Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.);
   • Дата увольнения (последний рабочий день);
   • Ссылка на заявление работника (если увольнение по собственному желанию);
   • Подпись руководителя и печать организации.
3. Согласовать расчётные документы. Выплатить заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено). Сформировать расчётный лист.
4. Оформить запись в трудовой книжке. См. раздел «Как правильно оформить запись».
5. Выдать трудовую книжку работнику. Работник получает книжку в присутствии представителя работодателя, подписывает акт приёма‑передачи.
6. Сформировать и выдать справку о доходах (2‑НДФЛ) и справку о заработной плате за последний месяц.
7. Сдать в ПФР сведения о прекращении трудовых отношений. Делается в электронном виде через личный кабинет работодателя.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в последней странице трудовой книжки (или в отдельном листе, если книжка уже заполнена). Формат записи установлен приказом Минтруда № 322н.

Стандартный образец записи при увольнении по собственному желанию

Дата 
Организация ООО «Пример», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность инженер‑технолог
Основание увольнения по собственному желанию (заявление от )
Дата увольнения 

Элементы записи должны быть разделены пробелом и расположены в одной строке без переноса на новую строку (исключение – при необходимости добавить пояснительные сведения).

Запись при увольнении по соглашению сторон

Дата 
Организация ООО «Пример», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность инженер‑технолог
Основание увольнения по соглашению сторон (приказ № 123 от )
Дата увольнения 

Запись при увольнении по инициативе работодателя

Дата 
Организация ООО «Пример», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность инженер‑технолог
Основание увольнения по инициативе работодателя (приказ № 124 от )
Дата увольнения 

Особенности записи при совмещённой работе (штатный сотрудник + внутренний совместитель)

• Если обе должности указаны в одной трудовой книжке, в записи указывается высшая должность (по уровню квалификации) и все основания увольнения (например, «по собственному желанию»).
• Если у сотрудника две отдельные книжки (что не рекомендуется), запись делается в каждой книжке в соответствии с должностью, с указанием даты увольнения от каждой позиции.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2019 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Основные отличия от бумажного документа:

• Записи вносятся автоматически через Госуслуги или Личный кабинет работодателя в ПФР.
• Работник получает доступ к своей ЭТК через мобильное приложение «Госуслуги».
• Подпись работодателя заменяется ЭЦП (электронной цифровой подписью).

Порядок выдачи ЭТК при увольнении

1. После оформления приказа и расчётных документов работодатель вносит запись в ЭТК через личный кабинет.
2. Система автоматически отправляет уведомление работнику о завершении записи.
3. Работник подтверждает получение записи, вводя Код подтверждения (SMS‑код, полученный в приложении).
4. Работодатель формирует акт выдачи (в электронном виде) и отправляет его работнику по электронной почте.

Что делать, если у работника нет доступа к «Госуслуги»?

Работодатель обязан помочь сотруднику в регистрации. При невозможности регистрации в течение 5 рабочих дней работодатель может выдать бумажную трудовую книжку в качестве временной меры.

Права и обязанности работника

• Получить трудовую книжку (или её электронный эквивалент) в срок не более 3 рабочих дней после увольнения (ст. 84 ТК РФ).
• Иметь право проверить правильность записей и потребовать их исправления в случае ошибок.
• Сохранить трудовую книжку в надёжном месте; в случае утери – подать заявление в ПФР о выдаче дубликата.
• При наличии нескольких трудовых книжек (например, при работе в разных организациях) каждая запись делается в соответствующей книжке.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать работнику только электронную трудовую книжку?

Да, если работник согласен и имеет доступ к сервису «Госуслуги». При этом работодатель обязан обеспечить корректную запись в ЭТК и предоставить подтверждающий документ.

Что делать, если в трудовой книжке указана неверная должность?

Работник имеет право потребовать исправления. Работодатель вносит исправление в виде записи о исправлении (стр. 2‑й части книжки) с указанием причины и подписи ответственного лица.

Сколько времени даётся работнику на получение трудовой книжки?

Согласно ст. 84 ТК РФ – не более трёх рабочих дней после увольнения.

Нужно ли выдавать трудовую книжку, если работник уходит в «отпуск без сохранения заработной платы»?

Нет, в этом случае трудовые отношения не прекращаются, и книжка остаётся у работника.

Как оформить запись, если у сотрудника несколько должностей в одной организации?

Указываются все должности через запятую, а в основании увольнения – причина, соответствующая последней (например, «по собственному желанию»). Пример:

Должность инженер‑технолог, ведущий специалист

Выдача трудовой книжки при увольнении – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований. Правильное оформление записей, своевременная выдача документа и информирование работника о его правах позволяют избежать конфликтов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Помните: каждый пункт – от подписи заявления до записи в ЭТК – имеет юридическую силу. При малейших сомнениях лучше проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров.

Статья подготовлена и актуальна на момент публикации. Для получения обновлений следите за изменениями в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах Минтруда.