Дата публикации:
Содержание
- Правовая база
- Когда требуется запись
- Необходимые документы
- Пошаговая процедура оформления
- Образец формулировки записи
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и приказами Министерства труда и социальной защиты РФ (Роструд). Ключевые нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 81‑84 – порядок ведения трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России от № 5н «Об образцах записей в трудовой книжке».
- Разъяснения Роструда, опубликованные на официальном сайте, в частности формулировка записи при увольнении по инициативе работника.
Когда требуется запись
Запись в трудовой книжке обязательна в следующих случаях:
- Прекращение трудового договора по инициативе работника (увольнение, уход в отпуск по уходу за ребенком, переход на другую работу и т.п.).
- Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (сокращение, ликвидация, расторжение по соглашению сторон).
- Окончание срока действия срочного трудового договора.
- Выход на пенсию, перевод в иной статус и др.
Необходимые документы
Для внесения записи в трудовую книжку понадобится следующий пакет:
- Трудовая книжка сотрудника (оригинал).
- Трудовой договор (копия) или его приложение, подтверждающее дату начала и окончания работы.
- Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.
- Согласие работника (если увольнение происходит по инициативе работодателя).
- Справка о выплате всех причитающихся сумм (з/п, компенсаций, отпускных).
- При необходимости – заявление работника об увольнении.
Пошаговая процедура оформления
Шаг 1. Подготовка приказа
Работодатель издает приказ о прекращении трудового договора. В приказе указываются:
- ФИО сотрудника.
- Основание прекращения (по инициативе работника, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
- Дата прекращения трудового договора.
- Подпись и печать организации;
Шаг 2. Согласование с работником
Если увольнение инициировано работодателем, необходимо получить письменное согласие работника (заявление об увольнении). При увольнении по инициативе работника – достаточно его заявления.
Шаг 3. Подготовка записи в трудовой книжке
Запись вносится в последнюю свободную строку (или на новую страницу, если предыдущая заполнена). Формулировка должна соответствовать образцу, рекомендованному Рострудом.
Шаг 4. Внесение записи
Запись вносит лицо, уполномоченное вести трудовую книжку (обычно кадровый специалист). Важно:
- Писать черными чернилами, разборчиво.
- Соблюдать шрифт и отступы, указанные в приказе Роструда.
- Подписать запись (подпись лица, вносящего запись) и поставить печать организации.
Шаг 5. Выдача трудовой книжки сотруднику
После внесения записи работнику выдается трудовая книжка с подписью и печатью, а также копия приказа о прекращении договора.
Образец формулировки записи
Согласно разъяснениям Роструда, при увольнении в связи с выходом на пенсию запись выглядит так:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию. Дата прекращения договора – г.
Ниже представлены типовые формулировки для разных оснований:
| Основание прекращения | Текст записи |
|---|---|
| По инициативе работника (увольнение) | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника. Дата прекращения договора – г. |
| По инициативе работодателя (сокращение) | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности и штата. Дата прекращения договора – г. |
| Соглашение сторон | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон. Дата прекращения договора – г. |
| Окончание срока действия срочного договора | Трудовой договор истёк. Дата прекращения договора – г. |
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильный порядок слов. Запись должна строго соответствовать образцу, иначе запись может быть признана недействительной.
- Отсутствие подписи и печати. Без подписи ответственного лица и печати организации запись считается неполной.
- Использование цветных или синих чернил. По ТК РФ допускаются только чёрные чернила.
- Запись в неправильный раздел. Запись вносят в раздел «Записи об увольнении», а не в раздел «Сведения о работе».
- Пропуск даты. Дата прекращения договора обязана быть указана точно, без пропусков.
- Отсутствие оригинала трудовой книжки. При оформлении записи необходимо иметь оригинал книги, а не копию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку?
Да. С 1 января 2024 г. в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Процедура аналогична бумажной, но запись вносится через специальный портал «Госуслуги» с подтверждением цифровой подписью работодателя.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка?
Необходимо оформить запись об исправлении в отдельной строке, указав причину ошибки и правильные данные. При этом сохраняется оригинальная запись, а исправление подписывается и печатаеться.
Сколько времени у работодателя есть на внесение записи?
Согласно ст. 81 ТК РФ, запись должна быть внесена в течение трёх рабочих дней после прекращения трудового договора.
Нужно ли выдавать сотруднику копию приказа о прекращении договора?
Да. По статье 80 ТК РФ работник имеет право получить копию приказа (или иного документа), подтверждающего прекращение трудового договора.
Можно ли вносить запись в трудовую книжку задним числом?
Запись задним числом допускается только в случае, если фактическая дата прекращения договора отличается от даты оформления документа, но при этом обе даты указаны в записи (например, «по инициативе работника, дата прекращения договора – г., запись внесена г.»). Однако такие случаи требуют подтверждающих документов и могут быть оспорены в суде.
Корректное внесение записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора – важный элемент трудового права, от которого зависят будущие пенсионные выплаты и подтверждение стажа. Следуя изложенным выше рекомендациям, вы сможете оформить запись без ошибок, соблюдая требования законодательства и рекомендаций Роструда.
Автор: юридический консультант Иван Соловьев, заслуженный юрист России.