Вопрос о том, делается ли запись в трудовой книжке по договору, часто возникает как у работников, так и у работодателей. Ответ на него зависит от типа договора, который заключён между сторонами. Важно чётко разделять трудовые и гражданско-правовые отношения, поскольку последствия для ведения трудовой книжки кардинально различны.

Запись в трудовой книжке при трудовом договоре

Если между работником и работодателем заключён трудовой договор, независимо от того, является ли он бессрочным или срочным, — запись в трудовую книжку обязательна.

Приём на работу

При приёме на работу по трудовому договору (в т.ч. по срочному) в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата приёма на работу;
• Графа 3, указание на принятие на работу: «Принят на работу в [наименование структурного подразделения] на должность [название должности] в соответствии с трудовым договором № ___ от ___»;
• Графа 4, номер и дата приказа (распоряжения) работодателя о приёме на работу.

Важно: Срок действия срочного трудового договора в трудовую книжку не вносится. Это подтверждается Письмом Роструда от № 937-6-1. В записи указывается только факт приёма, а не его продолжительность.

Увольнение по трудовому договору

При прекращении трудового договора запись в трудовую книжку вносится с обязательной ссылкой на пункт статьи 77 Трудового кодекса РФ:

• При истечении срока договора: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• По инициативе работника: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• По инициативе работодателя: «Уволен по инициативе работодателя, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» и т.д.

В графе 4 указывается номер и дата приказа об увольнении.

Запись в трудовой книжке при гражданско-правовом договоре (ГПХ)

Запись в трудовую книжку по гражданско-правовому договору (ГПД) НЕ делается!

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность. Гражданско-правовые отношения (например, договоры подряда, оказания услуг, авторского заказа) не являются трудовыми отношениями, даже если человек работает регулярно и на постоянной основе.

Роструд и КонсультантПлюс однозначно указывают: внесение в трудовую книжку сведений о работе по ГПХ — неправомерно. Такая запись нарушает правила ведения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225.

Если работник требует внести такую запись, работодатель обязан отказать, объяснив, что:

• ГПХ, это не трудовой договор;
• Трудовая книжка фиксирует только трудовые отношения;
• Внесение ложной записи влечёт административную ответственность работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Особые случаи: мобилизованные работники

В период мобилизации трудовой договор приостанавливается. Вопрос о внесении записи в трудовую книжку о приостановлении и возобновлении договора остаётся спорным.

Согласно официальному позиционированию ГАРАНТ.РУ и Роструда:

• Внесение записи о приостановлении действия трудового договора не предусмотрено законодательством.
• Некоторые специалисты считают, что запись не нужна, поскольку трудовые отношения не прекращаются, а лишь приостанавливаются.
• Другие рекомендуют вносить запись для полноты документации, но это не является обязательным.

Рекомендация: На данный момент (2026 год) не вносите записи о приостановлении или возобновлении трудового договора в связи с мобилизацией, если иное не будет официально закреплено в нормативных актах. Достаточно сохранить приказ о приостановлении и документы, подтверждающие возвращение работника.

Повторное трудоустройство по срочному договору

Если работник был уволен, а затем снова принят на работу — даже по тому же срочному договору — новая запись в трудовую книжку обязательна.

Каждый новый приём на работу оформляется как отдельная запись, независимо от того, был ли предыдущий трудовой договор срочным или бессрочным. Это подтверждается разъяснениями КонсультантПлюс от 2024 года.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Закон обязывает работодателя вести трудовую книжку только для работников, с которыми заключён трудовой договор.

Если работник:

• работает по трудовому договору — трудовая книжка ведётся;
• работает по ГПХ, трудовая книжка не ведётся;
• не имеет основного места работы — трудовая книжка всё равно ведётся, если заключён трудовой договор (даже если это его первая работа).

Ошибки, которых следует избегать

• Неверно указывать срок договора в графе 3 при приёме — это запрещено.
• Вносить записи о ГПХ, это нарушение закона.
• Не вносить запись при увольнении — нарушение прав работника на документальное подтверждение стажа.
• Использовать печать неуполномоченного подразделения — печать должна быть организации или кадровой службы (Роструд разрешает печать кадровой службы).

Запись в трудовую книжку делается только при заключении трудового договора — будь то бессрочный, срочный, временный или на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. При этом:

• Срок договора в запись не вносится;
• При увольнении обязательно указывается пункт статьи 77 ТК РФ;
• При ГПХ, запись не делается и не может быть сделана по требованию работника;
• При мобилизации — запись о приостановлении не обязательна, но рекомендуется сохранять внутренние документы.

Важно помнить: Трудовая книжка, это не просто формальность. Это основной документ, подтверждающий трудовой стаж, который влияет на размер будущей пенсии. Неправильное или неполное ведение трудовой книжки может привести к судебным спорам, штрафам и компенсациям работникам.

Работодателю следует строго соблюдать Правила ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225) и Инструкцию по их заполнению (утв. Минтрудом РФ). При сомнениях — всегда обращайтесь к официальным разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс.

Помните: правильное ведение трудовой книжки, это не только закон, но и уважение к правам работника.