Запись в трудовой книжке – один из ключевых документов, фиксирующих основные сведения о трудовых отношениях работника․ При заключении трудового контракта (трудового договора) эта запись обязана быть сделана в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и разъяснениями Роструда и КонсультантПлюс․
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие оформление записи в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 67)
- Постановление Правительства РФ № 259 от «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовой книжки»
- Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс от 2024‑2026 гг․
Когда необходимо вносить запись о приеме на работу
Запись вносится, если работник проработал более 5 календарных дней в организации․ При этом соблюдаются следующие правила:
- Запись делается сразу после заполнения титульного листа трудовой книжки․
- Если трудовой договор расторгается в течение первых 5 дней, книжку возвращают работнику без записей․
- При расторжении после того, как запись уже была сделана, в книжке указываются сведения об увольнении․
Исключения
Исключением являются работодатели‑физические лица, которые не оформляют себя как ИП․ Для них требования к записи могут быть менее строгими, однако рекомендуется вести учёт в любом случае․
Как правильно оформить запись
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки․ В неё включаются:
- Наименование организации‑работодателя․
- Должность, на которую был принят сотрудник․
- Место работы (подразделение, филиал)․
- Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме․
- Дата начала работы․
При переводе сотрудника в другое подразделение в графу 3 «Место работы и должность» вносится информация о новом месте работы и ссылка на приказ о переводе (номер и дата)․
Образец записи
Графа 1: Ф․И․О․ работника
Графа 2: Дата рождения, пол
Графа 3: Место работы и должность (по переводу)
Графа 4: Наименование приказа/распоряжения, дата, номер
Графа 5: Дата начала работы
Особенности при смене наименования структурного подразделения
Хотя закон не обязывает фиксировать изменение наименования подразделения, Роструд настоятельно рекомендует вносить такую запись․ Это предотвращает расхождения между:
- Сведениями о приеме (указано название старого филиала)․
- Сведениями об увольнении (на печати может быть указано новое название)․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие записи при работе менее 5 дней․ Если сотрудник уволился в течение первой недели, книжку следует вернуть без записей․
- Неуказание номера приказа․ В записи обязательно указывается номер и дата приказа о приеме․
- Несоблюдение порядка заполнения титульного листа․ Перед записью в разделе «Сведения о работе» необходимо полностью оформить титульный лист․
- Неучёт переводов․ При перемещении сотрудника в другое подразделение необходимо добавить сведения о переводе в соответствующую графу․
Практические рекомендации для работодателей
- Оформить шаблон титульного листа и раздела «Сведения о работе» заранее․
- Вести журнал учёта всех приказов, связанных с приёмом и увольнением․
- Регулярно сверять записи в трудовой книжке с документами кадрового учёта․
- При возникновении вопросов обращаться к официальным разъяснениям КонсультантПлюс и Роструда․
Запись в трудовой книжке при заключении трудового контракта – обязательный и важный документ, который фиксирует начало трудовых отношений, а также последующие кадровые перемещения сотрудника․ Правильное и своевременное оформление этой записи помогает избежать юридических рисков, упрощает работу с кадровыми документами и обеспечивает прозрачность для обоих сторон трудового договора․
Помните, что даже при отсутствии строгой нормативной обязанности по указанию изменения наименования подразделения, такая запись существенно упрощает последующее оформление и защищает интересы как работодателя, так и работника․