Запись в трудовой книжке руководителя компании – один из самых важных документов, подтверждающих законность его трудоустройства. Правильное оформление позволяет избежать споров при проверке трудовой инспекции, упрощает оформление пенсионного и налогового учёта, а также служит основанием для последующего оформления отпусков, премиров и иных социальных выплат.

Правовая основа

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 65) и Приказом Минтруда России № 320н от (форма трудовой книжки), в графе 4 заносятся реквизиты документа, на основании которого работник был принят на работу.

Для генерального директора такие документы могут быть:

• Приказ (распоряжение) о приёме на работу;
• Протокол собрания участников (учредителей) об избрании/назначении;
• Решение учредительного органа о назначении;
• Документ, подтверждающий приём по совместительству.

Эксперты отмечают, что в графе 4 допускается указывать сразу несколько реквизитов, если они относятся к одному и тому же основанию.

Как правильно оформить запись

Общие правила

Заполнение трудовой книжки директора происходит по тем же правилам, что и для любого другого сотрудника, но с учётом особенностей его статуса.

1. Графа 1 – номер записи (обычно ставится “1” для первого документа).
2. Графа 2 – дата трудоустройства (арабскими цифрами, например, ).
3. Графа 3 – должность (полное наименование: “Генеральный директор”).
4. Графа 4 – реквизиты основания (дата, номер, тип документа);

Пример заполнения

Ниже представлен типовой образец записи, который можно использовать в качестве шаблона.

Графа 1: 1

Графа 2: 

Графа 3: Генеральный директор ООО «Пример»

Графа 4: Протокол собрания участников от г. № 12

Если используется приказ, то в графе 4 указываются его реквизиты:

Графа 4: Приказ № 56 от г. «О приёме И. Иванова на должность генерального директора»

Запись при приёме по совместительству

В случае, когда директор одновременно занимает другую должность, в графе 4 указываются оба документа:

Графа 4: Приказ № 34 от г. «О приёме И. Иванова на должность генерального директора»

Графа 4 (доп.): Протокол совета директоров от г. № 7 о назначении И. Иванова директором

Образцы записей в трудовой книжке

Приём по приказу

Пример записи:

1. 1
2. Генеральный директор ООО «Пример»
3. Приказ № 56 от г. «О приёме И. Иванова на должность генерального директора»

Приём по решению собрания

Пример записи:

1. 1
2. Генеральный директор ООО «Пример»
3. Протокол собрания участников от г. № 12 «О назначении И. Иванова генеральным директором»

Приём по совместительству

Пример записи:

1. 1
2. Генеральный директор ООО «Пример»
3. Приказ № 34 от г. «О приёме И. Иванова на должность генерального директора»
   Протокол совета директоров от г. № 7 о назначении И. Иванова директором

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно указывать два документа в графе 4? – Да, закон допускает запись нескольких реквизитов, если они относятся к одному и тому же основанию.
• Нужно ли оформлять отдельный приказ о вступлении в должность? – Не обязательно, но документ должен быть подписан руководителем, который назначает директора.
• Как оформить запись, если директор был принят до ввода в силу новых правил ЭТК? – В этом случае в трудовую книжку вносится дубликат старой записи, а в новых формах указываются дата и номер приказа.
• Что делать, если документ потерян? – В таком случае в графе 4 указывается “Потерян, заменён документом …”, а копию приказа/протокола прикладывают к трудовой книжке.

Правильное заполнение трудовой книжки генерального директора – важный элемент корпоративного документооборота. Соблюдая требования Трудового кодекса и Приказа Минтруда № 320н, можно без проблем пройти проверку и обеспечить юридическую защищённость компании.

Для упрощения процесса рекомендуется использовать готовый шаблон записи, который можно адаптировать под конкретные условия вашего предприятия.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по персоналу или юридическому отделу.

Автор статьи: HR‑консультант, 2026‑05‑23