Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и профессиональную деятельность работника. Для должности секретаря, которая может варьироваться от помощника руководителя до руководителя канцелярии, правильность внесения записей имеет критическое значение. Ошибки в формулировках или кодах профессий могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить запись о приеме на работу секретарем, какие нормативные акты необходимо учитывать и на что обратить особое внимание.
Нормативная база и актуальность
При заполнении трудовых книжек в Российской Федерации необходимо руководствоваться следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 66 регулирует ведение трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) или Профессиональные стандарты, для определения точного наименования должности.
Важно: С 1 января 2023 года бумажные трудовые книжки не выдаются новым работникам. Однако для тех, кто вел бумажную книжку до 2020 года и не отказался от нее, записи вносятся в прежнем порядке. Также бумажный формат сохраняеться при утере электронной книжки или по желанию работника в переходный период (если заявление было подано вовремя).
Как правильно назвать должность: «Секретарь» или «Специалист»?
Один из самых частых вопросов, как именно должна звучать запись. Согласно законодательству, наименование должности должно соответствовать штатному расписанию организации.
Однако существуют нюансы:
- Если работа предполагает наличие льготного стажа (например, ранний выход на пенсию), название должности должно строго соответствовать Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС) или Профессиональным стандартам.
- Для обычных офисных позиций работодатель вправе самостоятельно определять название должности (например, «Секретарь», «Личный секретарь», «Секретарь-референт»), если это не противоречит внутренним документам.
В классификаторе ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) и ЕТКС часто встречается формулировка «Секретарь» (код 4120) или более специфические, например, «Секретарь руководителя».
Пошаговая инструкция по внесению записи
Запись вносится чернилами черного, фиолетового или синего цвета. Записи должны быть аккуратными, без сокращений (кроме общепринятых).
Шаг 1: Графа 1 (Номер записи)
Указывается порядковый номер вносимой записи в разделе «Сведения о работе». Нумерация сквозная.
Шаг 2: Графа 2 (Дата)
Дата приема на работу указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Эта дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме на работу.
Шаг 3: Графа 3 (Сведения о приеме)
Здесь вносится основная информация. Формулировка должна быть следующей:
«Принят в отдел административного обеспечения на должность секретаря.»
Или, если есть подразделение:
«Принят в канцелярию на должность секретаря-референта.»
Внимание: Если должность дает право на льготы, формулировка должна дословно соответствовать ЕТКС.
Шаг 4: Графа 4 (Основание)
Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Название документа («приказ») писать не обязательно, но рекомендуется для ясности.
Пример: «Приказ от № 45-к».
Образец заполнения записи
Ниже приведен пример того, как визуально должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 12 | Принят в отдел делопроизводства на должность секретаря. | Приказ от № 18-к |
Частые ошибки и как их избежать
- Использование сокращений: Нельзя писать «прин.» вместо «принят», «секр.» вместо «секретарь». Все слова должны быть написаны полностью.
- Несоответствие приказу: Должность в трудовой книжке должна дословно (или по смыслу, если нет льгот) совпадать с должностью в приказе о приеме.
- Записи карандашом: Категорически запрещены. Такие записи не имеют юридической силы.
- Отсутствие печати: При приеме на работу печать организации в графе 3 не ставится (она ставится только при увольнении или выдаче дубликата), но данные должны быть заверены подписью ответственного лица (кадровика) и подписью работника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что параллельно с бумажным документом (если он ведется), сведения о приеме на должность секретаря передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Работодатель обязан подать форму СЗВ-ТД (или аналогичную в рамках нового единого отчета ЕФС-1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
Информация в ЭТК дублирует данные бумажной книжки. В случае расхождения приоритет имеют данные электронного реестра СФР, но бумажная книжка сохраняет свою силу для периодов до 2020 года и для тех, кто продолжает ее вести.
Правильное оформление записи о приеме на должность секретаря, это гарантия юридической чистоты кадрового делопроизводства. Внимательное отношение к деталям: от полного написания названия должности до соответствия дат в приказе и трудовой книжке, поможет избежать проблем как для работодателя, так и для самого сотрудника в будущем. Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, требующий аккуратности и знания актуальных нормативных актов.