Когда основной сотрудник уходит в отпуск‚ декрет‚ больничный или иным образом временно отсутствует‚ работодатель часто принимает временного замещающего работника. Важно правильно оформить его трудовую книжку‚ чтобы избежать споров с инспекцией труда и обеспечить корректный учёт стажа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1‚ 66.2) – порядок ведения трудовых книжек;
• Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях»;
• Письмо Роструда от № 937‑6‑1 «О записи в трудовой книжке при срочном трудовом договоре»;
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (для учёта стажа).

Когда требуется запись в трудовую книжку замещающего работника?

Запись делается на общих основаниях‚ независимо от того‚ заключён срочный или бессрочный трудовой договор. Ключевое условие – работа у данного работника является основной (не совместительством). Если работа выполняется по совместительству‚ запись делается в отдельный раздел трудовой книжки (раздел «Совместительство»).

Образец записи в трудовой книжке

Запись состоит из четырёх колонок:

1. Дата записи – день‚ месяц‚ год (формат ДД.ММ.ГГГГ);
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке;
3. Сведения о работе – наименование организации‚ структурное подразделение‚ должность ( profession )‚ вид трудовой деятельности;
4. Основание записи – номер и дата приказа о приёме на работу (или о переводе)‚ а также ссылка на трудовой договор.

Пример записи для замещения декретницы

Дата записи: 
Номер записи: 27
Сведения о работе: ООО «ТехноСервис»‚ отдел продаж‚ менеджер по работе с клиентами (основная работа)
Основание записи: Приказ № 45 от о приёме на работу по срочному трудовому договору на время отсутствия основного работника Ивановой Е.С. (декретный отпуск). Трудовой договор № 12‑С/2026 от .

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте документы:
   • Трудовой договор (срочный или бессрочный) с указанием срока действия‚ если он срочный;
   • Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или аналогичная);
   • Трудовая книжка сотрудника.
2. Определите номер записи – посмотрите последнюю запись в трудовой книжке и добавьте единицу.
3. Заполните дату записи – текущий день (день‚ когда сотрудник фактически приступил к работе).
4. Внесите сведения о работе:
   • Полное наименование работодателя (как в учредительных документах);
   • Наименование структурного подразделения (если есть);
   • Должность‚ соответствующая штатному расписанию;
   • Укажите‚ что работа является основной (если не совместительство).
5. Укажите основание записи:
   • Номер и дата приказа о приёме;
   • Номер и дата трудового договора;
   • При необходимости – примечание о том‚ что договор заключён на время отсутствия основного работника (например‚ «на время декретного отпуска Ивановой Е.С.»).
6. Подпись и печать:
   • Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор);
   • Печать организации (если используется).
7. Ознакомьте сотрудника под подпись с сделанной записью (ст. 66 ТК РФ).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания на срочность договора – не требуется в трудовой книжке‚ но полезно сделать пометку в личном деле сотрудника.
• Неправильная дата записи – запись делается в день фактического выхода на работу‚ а не дата подписания договора.
• Смешивание основной работы и совместительства – если работа совместительством‚ запись помещается в раздел «Совместительство» и должна содержать пометку «Совместительство».
• Отсутствие ссылки на приказ – основание записи должно содержать номер и дату приказа; иначе запись может быть признана недействительной.
• Неподписанная запись – без подписи уполномоченного лица запись не считается оформленной.

Правильное заполнение трудовой книжки замещающего работника на время отсутствия основного сотрудника – это не только формальность‚ но и гарантия соблюдения трудового законодательства и защиты прав обеих сторон. Следуя представленному образцу и пошаговой инструкции‚ вы избежите типичных ошибок и обеспечите корректный учёт трудового стажа ваших сотрудников.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву.