Внесение записи в трудовую книжку (ТК) генеральному директору — процесс, который часто вызывает вопросы у кадровиков и самих руководителей. Это связано с тем, что генеральный директор, особенно если он является единственным учредителем, формально не является «обычным» наемным работником. Однако трудовой договор с ним заключается в обязательном порядке, и запись в ТК, это не формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее факт трудовых отношений.
В этой статье подробно разберем, на основании каких документов, как и когда нужно вносить записи в трудовую книжку генеральному директору при различных жизненных обстоятельствах организации.
Основание для записи: не приказ, а решение
Ключевое отличие при оформлении генерального директора — основанием для записи является не приказ о приеме на работу, а решение/протокол уполномоченного органа (общего собрания участников, совета директоров, единственного учредителя).
- Для ООО: решение единственного участника или протокол общего собрания участников.
- Для АО: решение совета директоров (наблюдательного совета) или общее собрание акционеров.
- Для вновь создаваемой организации: протокол общего собрания учредителей о создании юрлица и одновременно о назначении гендиректора.
Важно: Дата, которая указывается в записи, — это дата принятия решения об избрании/назначении, а не дата подписания трудового договора или дата государственной регистрации самой организации (если они не совпадают).
Образец записи при первом назначении (приеме на работу)
Запись вносится в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ).
Стандартный вариант (избрание на должность):
Графа 1 (Наименование организации): Полное наименование юридического лица (например, ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»).
Графа 2 (Дата и основание): 16 января 2024 г. (дата протокола/решения)
Графа 3 (Наименование должности): Генеральный директор (или «Директор», если так указано в Уставе).
Графа 4 (Подпись ответственного лица и номер записи в книжке): На основании протокола общего собрания участников № 1 от . (Указывается полное основание: номер, дата, наименование документа).
Пример визуализации записи:
ООО "ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ" Генеральный директор На основании протокола общего собрания участников № 1 от . _________________ / Иванов А.П. /
Особые случаи и нюансы
Генеральный директор — единственный учредитель
Если гендиректор является единственным участником (учредителем), он все равно обязан оформить с собой трудовой договор. Основанием для записи будет его же личное письменное заявление и решение (распоряжение) об избрании себя на должность. Запись в ТК оформляется по тому же принципу, что и в стандартном случае.
Прием на работу по совместительству
Если гендиректор уже работает по основному месту (например, в другой компании) и принимается в вашу организацию по совместительству, запись в его ТК оформляется по общим правилам для совместительства. В графе 4 указывается основание — решение/протокол о назначении на должность по совместительству. Важно: работа по совместительству не должна превышать норму, установленную ТК РФ.
Продление полномочий (переизбрание)
Если срок полномочий гендиректора истекает, и он переизбирается на новую каденцию, необходима новая запись в ТК. Старая запись не аннулируется. Вносится запись аналогично первому назначению, но с указанием нового решения/протокола о переизбрании. Это подтверждает непрерывность трудового стажа.
Увольнение гендиректора
Запись об увольнении вносится на основании протокола/решения уполномоченного органа об отстранении от должности (например, досрочного прекращения полномочий) и приказа (распоряжения) об увольнении, который издает сам гендиректор (если он не утратил полномочия) или иное лицо по решению учредителей. В графе 4 указывается основание увольнения (например, «На основании протокола общего собрания участников № 5 от и приказа № 50-к от «).
Типичные ошибки, которых следует избегать
- Указание в графе 4 даты регистрации компании вместо даты решения об избрании. Это грубая ошибка, искажающая дату фактического начала трудовых отношений.
- Отсутствие указания на конкретный документ-основание. Нельзя писать «по решению учредителя». Нужен точный номер и дата протокола/решения.
- Оформление записи на основании приказа, изданного гендиректором о самом себе. Приказ о приеме на работу издает работодатель (юридическое лицо) в лице уполномоченного органа (учредитель/собрание). Гендиректор может подписать такой приказ только после своего избрания, но основанием для записи остается решение собрания.
- Несоблюдение сроков. Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее дня следующего за днем допущения работника к работе (ст. 91 ТК РФ).
Оформление трудовой книжки генерального директора подчиняется общим правилам, но с критически важным уточнением: основанием для любой записи (прием, увольнение, перевод) является решение уполномоченного органа управления юридическим лицом (собрание участников, совет директоров), а не внутренний приказ. Соблюдение этого принципа и точное цитирование документа-основания в графе 4 ТК гарантируют юридическую чистку кадрового документооборота и защищают как интересы компании, так и самого руководителя при возможных спорах.
Перед оформлением всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ, Уставом вашей организации и внутренними кадровыми правилами.