Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина и формирующий его будущие пенсионные права․ Ошибки, допущенные при ее заполнении, могут привести к уменьшению размера пенсии, отсрочке ее назначения или проблемам при трудоустройстве․ Поэтому индивидуальным предпринимателям, выступающим в роли работодателей, крайне важно соблюдать все правила внесения записей․
Рассмотрение вопроса о записях в трудовой книжке в отношении индивидуального предпринимателя имеет два основных аспекта:
- Как ИП производит запись самому себе․
- Как ИП производит записи в трудовые книжки своих наемных работников․
Запись в трудовую книжку ИП самому себе
Среди начинающих предпринимателей часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись в трудовую книжку о том, что гражданин стал индивидуальным предпринимателем?
Ответ однозначный: ИП запись в трудовой книжке самому себе не вносит․ Несмотря на то, что индивидуальный предприниматель по факту является работодателем и платит за себя страховые взносы, оформить себя на работу по трудовому договору он не может․ Трудовой кодекс РФ не предусматривает трудовых отношений с самим собой․ Стаж в качестве ИП подтверждается свидетельством о регистрации и выписками из налоговых органов об уплате взносов, а не записями в трудовой книжке․
Прием на работу сотрудника к ИП
Совершенно иная ситуация складывается, когда индивидуальный предприниматель нанимает работников по трудовому договору․ В этом случае ИП обязан вести кадровую документацию в полном объеме․
Упрощенная система оформления приема на работу включает следующие шаги:
- Составить штатное расписание (при необходимости)․
- Составить трудовой договор с нанимаемым сотрудником․
- Оформить приказ о приеме на работу․
- Внести запись в трудовую книжку работника․
Кто должен вносить записи?
ИП часто занимаются ведением кадровой документации лично, поэтому записи в трудовую о приеме на работу предприниматели нередко делают сами и заверяют своей подписью․ Чтобы не возникало путаницы и для соблюдения законодательства, назначьте ответственного за работу с трудовыми книжками приказом․ Сделать это может кадровый работник или сам индивидуальный предприниматель․
Важно помнить: ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях․
Правила внесения записи о приеме к ИП
При заполнении трудовой книжки следует руководствоваться Правилами, установленными Постановлением Правительства РФ от г․ № 225․ В трудовую книжку следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника․
Сроки внесения записи
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели со дня начала его работы․ По закону, при первичном трудоустройстве ИП обязан внести отметку в бланк ТК нового работника в течение 5 дней после приема на работу․
Чернила и общие требования
Для внесения записей в трудовую книжку нужно использовать световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета․ Сведения в трудовую книжку вносите построчно, на полях никакие записи делать нельзя․ Если запись не поместилась на одной строке, переносите ее на следующую․
Если трудовая книжка работника была заведена до , необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе»․ Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку․
Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»
Действующая редакция Инструкции устанавливает порядок внесения записей применительно к работодателю, юридическому лицу․ Однако для ИП логика заполнения граф аналогична, с единственным важным нюансом в графе 3․
Шаг 1․ (наименование работодателя)
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название работодателя․ Для индивидуального предпринимателя это означает, что необходимо внести его ФИО и статус․ Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И․И․)․ Под этим заголовком будут вноситься все последующие записи о приеме, переводе и увольнении данного работника․
Шаг 2․ Графа 1 (Номер записи)
Под заголовком с наименованием ИП в графе 1 ставится порядковый номер записи․ Это должен быть следующий по порядку номер, следующий за последней записью из предыдущего места работы․
Шаг 3․ Графа 2 (Дата приема)
Во второй графе указывается дата приема на работу нанятого работника․ Формат: число, месяц, год (арабскими цифрами)․ Например: 15 05 2026․
Шаг 4․ Графа 3 (Сведения о приеме)
В третьей графе нужно сделать непосредственно запись о приеме․ Вносится информация о том, в какое структурное подразделение принят работник (если оно есть), и на какую должность/профессию․ Например: Принят в отдел продаж на должность менеджера․
Шаг 5․ Графа 4 (Основание приема)
В четвертой графе указывается документ, на основании которого внесена запись — это приказ (распоряжение) работодателя․ Указывается его дата и номер․ Например: Приказ от № 5-к․
Ответственность за ошибки
Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженными пенсионными выплатами для сотрудников в будущем․ Если работник не согласен с увольнением или основанием увольнения, он может обратиться в суд с просьбой изменить запись в трудовой книжке․ При удовлетворении иска работодателю придется не только внести исправления, но и оплатить судебные издержки и компенсировать моральный вред․
Именно поэтому индивидуальному предпринимателю следует крайне внимательно относиться к оформлению кадровых документов и внесению записей в трудовые книжки своих сотрудников, строго соблюдая требования законодательства․