Ситуация, когда сотрудник самостоятельно приносит в организацию вкладыш (бланк) для внесения записи в трудовую книжку, встречается на практике. Однако такая инициатива может привести к серьёзным правовым коллизиям. Давайте разберем, кто, как и в каком порядке должен выполнять эту процедуру согласно Трудовому кодексу РФ.
Кто обязан вносить запись в трудовую книжку?
Согласно статье 66 ТК РФ, запись об изменении certain данных (например, о новом работодателе при переводе) вносится работодателем — организацией, где сотрудник фактически работает. Это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее трудовые отношения.
Таким образом, сотрудник не имеет права самостоятельно вклеивать вкладыш и делать в нём запись. Это прерогатива и обязанность работодателя.
Правильный порядок действий при смене работодателя
Если сотрудник переходит на новую работу, процесс выглядит так:
- Старый работодатель обязан по заявлению сотрудника (или по своей инициативе) внести запись об увольнении в его трудовую книжку и подписать её.
- Если запись не была внесена, сотрудник может обратиться с заявлением к бывшему работодателю с требованием исполнить эту обязанность.
- Только после этого новый работодатель вносит запись о приёме на работу, используя для этого свой бланк вкладыша (если старая запись была вклеена).
Что делать, если сотрудник принёс вкладыш?
Если сотрудник явился с готовым вкладышем (например, купленным в магазине) и просит работодателя его вклеить и заполнить, кадровику или руководителю следует:
- Отказать в самостоятельном заполнении вкладыша сотрудником. Все графы (дата, наименование организации, запись, подпись, расшифровка подписи, печать) заполняются и подписываются уполномоченным лицом работодателя.
- Объяснить сотруднику процедуру. Работодатель обязан предоставить свой официальный бланк вкладыша (если он используется) и самостоятельно внести запись.
- Не принимать от сотрудника «готовый» вкладыш с заполненными данными. Это может быть расценено как сговор или нарушение порядка ведения документов.
Последствия самостоятельного внесения записи сотрудником
Если запись в трудовой книжке (или вкладыш) была сделана не уполномоченным лицом работодателя, такая запись не имеет юридической силы. Это может привести к:
| Риск | Описание |
|---|---|
| Непризнание стажа | При оформлении пенсии, пособий или в суде запись может быть оспорена, что поставит под сомнение период работы. |
| Проблемы при трудоустройстве | Новый работодатель или государственные органы могут усомниться в подлинности документа. |
| Ответственность работодателя | Если работодатель допустил такое нарушение, на него может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. |
Как исправить ситуацию?
Если запись всё же была внесена некорректно:
- Необходимо обратиться к соответствующему работодателю (той организации, которая должна была внести запись).
- Работодатель обязан выдать новый бланк вкладыша (или исправить запись, если это возможно без нарушения целостности документа) и внести корректную запись со своей подписью и печатью.
- Если работодатель отказывается, следует направлять письменное заявление с требованием исполнить обязанность по ведению трудовой книжки. В случае отказа — обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Краткий итог: ключевые правила
Запомните простые, но важные правила:
- Заполнять вкладыш и подписывать запись может только представитель работодателя (как старого, так и нового).
- Сотрудник может только получить бланк от работодателя (если тот использует вкладыши) и передать его для заполнения, но не заполнять сам.
- Любая запись, сделанная не уполномоченным лицом, недействительна.
- При смене работы старый работодатель вносит запись об увольнении, новый, о приёме.