Оформление трудовых отношений с совместителями имеет ряд особенностей, одной из которых является внесение сведений о такой работе в трудовую книжку. Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2021 года, бумажные бланки продолжают действовать, и кадровикам важно знать актуальные правила их заполнения. В этой статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен делать запись о работе по совместительству.
Обязательно ли вносить запись?
Самое главное правило, о котором нужно помнить: законодательством не предусмотрено обязательное требование о внесении записи в трудовую книжку о совместительстве. Согласно нормативным актам РФ, сведения о работе по совместительству вносятся исключительно по желанию (просьбе) самого сотрудника. Если работник не изъявил такого желания, работодатель не имеет права самостоятельно инициировать внесение этой записи.
Кто делает запись?
Вносить информацию о совместительстве должен основной работодатель. Именно у него хранится бумажная трудовая книжка сотрудника.
Законодательство не предусматривает такой процедуры, как выдача трудовой книжки работнику под расписку для временного предъявления ее работодателю по совместительству. Поэтому запись вносится по основному месту работы на основании подтверждающих документов, которые предоставляет сам сотрудник.
Внутреннее совместительство
Если сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, что и по основному месту работы, ситуация упрощается. Кадровику не нужны дополнительные справки с других мест — все необходимые документы (приказы о приеме и увольнении) уже находятся в организации.
Внешнее совместительство
При внешнем совместительстве (когда сотрудник работает в другой организации) для внесения записи по основному месту работы сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий факт работы по совместительству. Обычно это:
- Справка от работодателя по совместительству;
- Копия приказа о приеме на работу или трудового договора, заверенные надлежащим образом.
Когда вносить запись?
По общему правилу, целесообразно вносить записи в трудовую книжку о работе по совместительству уже после того, как сотрудник уволится с работы по совместительству. Это связано с тем, что для внесения записи нужны точные даты начала и окончания работы, а также причина увольнения.
Однако, если сотрудник просит внести запись в момент приема на работу по совместительству, работодатель не вправе ему отказать. Вносить запись нужно на основании документа о приеме на работу по совместительству.
Особый случай: совместитель уволился с основной работы
Бывают ситуации, когда работник увольняется с основного места работы, но продолжает трудиться у вас по совместительству. Если такое лицо обратилось к вам с просьбой внести запись о работе по совместительству в вашей организации, и при этом нигде больше не работает (то есть вы стали его основным местом работы), вы можете сделать такую запись.
Алгоритм внесения записи
Факт совместительства подлежит отражению в разделе «Сведения о работе». Процесс внесения записи выглядит следующим образом:
- Получение заявления — работник пишет заявление о внесении записи и прикладывает подтверждающие документы.
- Присвоение порядкового номера — в 1-й графе указанного раздела следует проставить порядковый номер вносимой записи.
- Указание даты — во 2-й графе ставится дата приема на работу (или увольнения, если вносится запись о прекращении договора).
- Внесение сведений о работе — в 3-й графе указывается: «Принят(а) в [Наименование организации] в [Наименование отдела] на должность [Наименование должности] по совместительству».
- Указание основания — в 4-й графе указываются реквизиты документа, на основании которого вносится запись (например, реквизиты приказа о приеме на работу от работодателя по совместительству).
Хронологический порядок
Часто возникает вопрос: можно ли записи о работе по совместительству вносить в трудовую книжку не в хронологическом порядке? Да, это возможно. Поскольку запись часто вносится уже после увольнения с работы по совместительству, она может попасть в трудовую книжку позже записей о других местах работы. Главное, соблюдать правильность нумерации и ссылаться на верные даты из предоставленных документов.
Как оформить увольнение совместителя?
Если сотрудник увольняется с работы по совместительству, запись об увольнении также вносится по основному месту работы по его заявлению. Вносить запись нужно на основании документа о прекращении такого трудового договора. В графе 3 формулировка будет стандартной, например: «Уволен(а) с работы по совместительству по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Образец заявления работника
Для того чтобы работодатель по основному месту работы внес запись, сотрудник должен написать заявление. Вот примерный образец:
Директору ООО «Основной работодатель»
Иванову И.И.
от Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Совместительство». Факт работы по совместительству подтверждаю прилагаемыми документами:
Копия приказа о приеме на работу № 15-к от г.
Справка от работодателя по совместительству от г.
Внесение записи о совместительстве, это право, а не обязанность работодателя. Запись делается только по заявлению сотрудника и только по основному месту работы. При этом важно грамотно заполнить все графы раздела «Сведения о работе» и опираться на корректные подтверждающие документы, предоставленные работником. Соблюдение этих простых правил поможет избежать кадровых ошибок и претензий со стороны проверяющих органов.