Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Изменение наименования организации, распространённое явление в бизнесе․ Оно может быть связано с переформатированием бренда, сменой организационно-правовой формы (например, ЗАО → АО), слиянием, выделением или просто стратегическим решением руководства․ Однако для работников и кадровых служб такое изменение требует обязательного оформления в трудовых книжках․ Неверное или отсутствующее внесение записи может повлиять на подтверждение стажа, оформление пенсии, а также вызвать споры при проверках трудовой инспекцией․

Когда необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку об изменении наименования организации обязательна в следующих случаях:

Организация изменила своё наименование (например, «ООО «Весна» → «ООО «Весна-Плюс»»);
Изменилась организационно-правовая форма (например, ЗАО → АО, ИП → ООО);
Произошла реорганизация, не сопровождающаяся прекращением деятельности (слияние, присоединение, разделение)․

Важно: Запись вносится только при изменении наименования или ОПФ самого работодателя․ Если изменяется название подразделения, филиала или отдела — запись в трудовую книжку не требуется․

Как правильно оформить запись?

Запись вносится в третью графу трудовой книжки — «Сведения о работе»․ Порядковый номер не присваивается, так как это не приём на работу и не увольнение, а лишь уточнение данных работодателя․

Формулировка записи

Стандартная формулировка, утверждённая практикой и рекомендациями Минтруда, выглядит так:

Организация [полное прежнее наименование] с [дата] переименована в [полное новое наименование]․

Примеры:

ООО «Весна» с 15 марта 2025 г․ переименовано в АО «Весна-Плюс»․
ЗАО «Северный Торг» с переименовано в ООО «Северный Торг»․
ИП Иванов И․И․ с зарегистрирован как ООО «Иванов и Кo»․

Важно: Нельзя использовать сокращения вроде «ЗАО» или «ООО» без полного наименования․ Все реквизиты должны соответствовать документам, подтверждающим изменение (выписка из ЕГРЮЛ, приказ о реорганизации)․

Четвёртая графа

В четвёртой графе («Основание») указывается реквизит документа, на основании которого внесена запись:

Номер и дата приказа руководителя об изменении наименования;
Номер и дата выписки из ЕГРЮЛ (например: «Выписка из ЕГРЮЛ от № 123456»)․

Пример: «На основании приказа № 45 от » или «На основании выписки из ЕГРЮЛ от »․

Кто и когда вносит запись?

Запись вносится кадровой службой организации в течение одной недели с момента, когда документы, подтверждающие изменение наименования, получены (обычно — после получения выписки из ЕГРЮЛ)․

Запись вносится во все трудовые книжки работников, с которыми на дату изменения наименования действуют трудовые договоры․ Это касается как действующих сотрудников, так и тех, кто работает по срочным договорам․

Особенности при большом количестве сотрудников

Если в организации более 50–100 человек, внесение записей вручную может быть трудоёмким․ В этом случае допускается использование штампа с текстом изменения наименования․ Однако:

Штамп должен быть изготовлен строго по утверждённой формулировке;
Текст штампа должен полностью умещаться в третьей графе и не перекрывать границы ячеек;
Штамп не заменяет указание основания в четвёртой графе — его нужно вносить отдельно вручную;
Штамп должен быть заверен печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․

Что делать, если запись внесена с ошибкой?

Если при внесении записи допущена ошибка (например, неверная дата, опечатка в названии, неправильная ОПФ), её необходимо исправить по правилам, установленным для исправления ошибок в трудовых книжках․

Порядок исправления:

Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она была читаема)․
Над зачёркнутым написать правильную формулировку․
В четвёртой графе указать: «Запись исправлена» и указать основание (например, «На основании приказа № 50 от »)․
Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации․

Запрещено: использовать корректор, стирать, наклеивать или вносить исправления карандашом․

Документы, необходимые для внесения записи

Для легитимности записи кадровая служба должна иметь следующие документы:

Выписка из ЕГРЮЛ (о смене наименования/ОПФ) — обязательный документ;
Приказ руководителя об изменении наименования организации;
Решение участников (учредителей) или протокол собрания (если требуется по уставу)․

Копии этих документов хранятся в личном деле работника и в архиве организации․

Что не требует записи в трудовой книжке?

Следующие изменения не требуют внесения записи в трудовую книжку:

Смена адреса организации;
Смена руководителя;
Смена собственника (если организация не ликвидируется и не реорганизуется);
Изменение профиля деятельности (например, с торговли на производство);
Смена наименования филиала или структурного подразделения․

Последствия несвоевременного или неправильного внесения записи

Нарушение требований к внесению записей в трудовые книжки может повлечь за собой:

Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица — по ст․ 5․27 КоАП РФ);
Сложности при оформлении пенсии работниками — если в трудовой книжке не отражено, что «ООО «Весна» и «АО «Весна-Плюс» — это одна и та же организация»;
Споры при проверках ФСС, ПФР, налоговой инспекцией․

Запись в трудовую книжку об изменении наименования организации